PAGE法院檔案保密管理制度一、總則（一）目的為加強法院檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本院實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本院各部門及全體工作人員在檔案管理、利用過程中涉及的保密工作。（三）基本原則1.嚴格保密原則：對涉及國家秘密、審判機密、當事人隱私等檔案信息，采取嚴格的保密措施，防止信息泄露。2.合法合規(guī)原則：檔案保密管理工作必須符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，確保各項保密措施合法有效。3.最小化原則：在檔案管理和利用過程中，遵循最小化原則，僅向必要的人員提供必要的檔案信息，嚴格限制知悉范圍。4.全程管理原則：對檔案從形成、整理、歸檔、保管到利用的全過程實施保密管理，確保各個環(huán)節(jié)的保密措施落實到位。二、檔案保密管理職責(zé)（一）院保密委員會職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)保密工作的方針、政策和法律法規(guī)，制定本院檔案保密工作規(guī)劃和制度。2.組織協(xié)調(diào)本院檔案保密管理工作中的重大事項，研究解決檔案保密工作中的重要問題。3.監(jiān)督檢查本院各部門檔案保密制度的執(zhí)行情況，對違反保密制度的行為進行查處。4.組織開展檔案保密宣傳教育和培訓(xùn)工作，提高全體工作人員的保密意識和技能。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案保密管理制度和操作規(guī)程，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的保密要求。2.對檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作進行全程保密監(jiān)督和管理，確保檔案信息安全。3.負責(zé)檔案庫房的安全管理，配備必要的保密設(shè)施設(shè)備，如防盜、防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施，確保檔案實體安全。4.對檔案管理人員進行保密培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平，督促其嚴格遵守保密制度。5.定期對檔案保密管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)和整改存在的問題，對重大問題及時向院保密委員會報告。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴格遵守檔案保密制度，認真履行崗位職責(zé)，保守檔案機密。2.負責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、編目、裝訂、上架等，確保檔案整理規(guī)范、信息準確。3.按照規(guī)定的程序和要求提供檔案利用服務(wù)，對利用檔案的人員進行登記和監(jiān)督，嚴格控制檔案的查閱范圍和方式。4.妥善保管檔案庫房鑰匙、密碼等，不得擅自委托他人代管檔案或進入檔案庫房。5.定期對所管理的檔案進行清查核對，確保檔案數(shù)量準確、實體安全。發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄密等情況，及時報告并采取相應(yīng)措施。（四）其他部門及工作人員職責(zé)1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，并確保檔案在移交過程中的安全保密。2.全體工作人員應(yīng)嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自查閱、復(fù)制、傳播、銷毀檔案信息。在工作中因業(yè)務(wù)需要接觸檔案時，應(yīng)嚴格按照規(guī)定的程序和要求進行操作，妥善保管檔案資料，不得私自留存或轉(zhuǎn)借他人。3.對涉及檔案保密的工作事項，工作人員應(yīng)相互配合，密切協(xié)作，共同做好保密工作。如發(fā)現(xiàn)其他人員有違反檔案保密制度的行為，應(yīng)及時制止并報告。三、檔案的保密范圍（一）國家秘密檔案1.涉及國家政治、經(jīng)濟、軍事、外交等方面的機密信息，如國家安全情報、重大國防建設(shè)項目資料等。2.依照國家保密法律法規(guī)確定為國家秘密的其他檔案信息。（二）審判機密檔案1.正在審理的案件卷宗材料，包括起訴書、證據(jù)材料、庭審記錄、合議庭評議記錄等，在案件未審結(jié)前，這些信息屬于審判機密，不得泄露。2.合議庭、審判委員會對案件的討論意見和決定，未經(jīng)批準不得對外公布。3.涉及當事人隱私的案件檔案，如涉及個人隱私、商業(yè)秘密、未成年人犯罪等案件的相關(guān)信息，應(yīng)嚴格保密。（三）其他需要保密的檔案1.本院內(nèi)部工作中形成的不宜公開的文件、資料，如人事檔案、財務(wù)檔案、內(nèi)部管理規(guī)定等。2.與外單位簽訂的含有保密條款的合作協(xié)議、合同等檔案資料，在保密期限內(nèi)，應(yīng)嚴格按照協(xié)議約定進行管理。3.本院在處理信訪、申訴等工作中形成的涉及當事人敏感信息的檔案，應(yīng)妥善保管，防止泄露。四、檔案的收集與整理保密（一）收集環(huán)節(jié)保密1.在檔案收集過程中，檔案管理人員應(yīng)主動提醒各部門工作人員注意檔案信息的保密，要求其對涉及保密范圍的檔案進行妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。2.對于從外部接收的檔案，如上級機關(guān)下發(fā)的文件、其他單位移交的檔案等，應(yīng)嚴格按照交接程序進行登記和簽收，確保檔案數(shù)量準確、信息完整。在接收過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有破損、缺失或可能涉及保密問題的情況，應(yīng)及時與移交單位溝通核實，并采取相應(yīng)的保密措施。（二）整理環(huán)節(jié)保密1.檔案管理人員在整理檔案時，應(yīng)在符合檔案整理規(guī)范的前提下，盡量減少對檔案內(nèi)容的暴露。對于涉及保密信息的檔案，應(yīng)在專門的整理區(qū)域進行操作，避免無關(guān)人員在場。2.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案中有需要保密的特殊標記或說明，應(yīng)嚴格按照相關(guān)規(guī)定進行處理，不得擅自更改或刪除。對整理過程中產(chǎn)生的廢紙、廢頁等，應(yīng)及時清理并妥善銷毀，防止其中的保密信息泄露。五、檔案的歸檔與保管保密（一）歸檔環(huán)節(jié)保密1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類方案和編號規(guī)則，對整理好的檔案進行準確歸檔。在歸檔過程中，要確保檔案的排列有序，便于查找和管理。2.對于涉及保密檔案的歸檔，應(yīng)在檔案盒、文件夾等載體上標注明顯的保密標識，注明檔案的密級和保密期限。同時，要建立專門的保密檔案目錄，對保密檔案的存放位置進行詳細記錄，以便于查詢和管理。（二）保管環(huán)節(jié)保密1.檔案庫房應(yīng)具備完善的安全保密設(shè)施，如安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備、報警裝置等，確保檔案庫房的安全。庫房應(yīng)保持適宜的溫度、濕度，配備防火、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)備，防止檔案因自然因素或人為破壞而受損。2.檔案庫房應(yīng)實行專人專管制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房時，應(yīng)嚴格遵守庫房管理制度，不得攜帶無關(guān)物品進入庫房。3.對保密檔案應(yīng)實行專柜存放，與其他檔案分開保管。專柜應(yīng)具備良好的密封性和防盜性能，鑰匙由專人保管，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。4.定期對檔案進行清查核對和安全檢查，發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或泄密跡象時，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。同時，要做好清查核對和安全檢查記錄，以備查閱。六、檔案的利用保密（一）利用審批程序1.本院工作人員因工作需要查閱、復(fù)制、借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案利用申請表》，詳細說明利用目的、內(nèi)容范圍和利用方式等，并經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對利用申請進行嚴格審查，根據(jù)檔案的保密級別和利用范圍，決定是否批準申請。對于涉及國家秘密、審判機密等重要檔案的利用申請，需經(jīng)院保密委員會負責(zé)人審批。3.經(jīng)批準的檔案利用申請，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序和要求提供檔案利用服務(wù)，并在《檔案利用登記表》上詳細記錄利用情況。（二）利用方式與范圍1.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理部門指定的查閱場所進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出查閱場所。如需摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的格式和要求進行操作。摘抄、復(fù)制的檔案資料應(yīng)注明出處和用途，不得擅自傳播或用于其他目的。2.借閱檔案時，借閱人員應(yīng)出具本人有效身份證件，并按照規(guī)定的借閱期限及時歸還檔案。借閱期限一般不得超過[具體期限]，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)對所借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注或污損。3.對于涉及國家秘密、審判機密等重要檔案的利用，應(yīng)嚴格限制知悉范圍，只允許經(jīng)過授權(quán)的人員在規(guī)定的條件下進行查閱、復(fù)制或借閱。利用過程中，要采取必要的保密措施，確保檔案信息安全。（三）利用監(jiān)督與歸還1.在檔案利用過程中，檔案管理人員應(yīng)加強對利用人員的監(jiān)督，確保其按照規(guī)定的程序和要求進行操作。如發(fā)現(xiàn)利用人員有違反保密制度的行為，應(yīng)及時制止并收回檔案，同時報告相關(guān)部門進行處理。2.利用人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，檢查檔案是否有損壞、涂改等情況。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并要求利用人員作出說明。經(jīng)核對無誤后，在《檔案利用登記表》上注明歸還日期，并辦理檔案歸還手續(xù)。七、檔案的數(shù)字化與信息化保密（一）數(shù)字化過程保密1.在檔案數(shù)字化過程中，應(yīng)選擇具有保密資質(zhì)和良好信譽的數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)進行合作，并與其簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保數(shù)字化過程中的檔案信息安全。2.數(shù)字化工作場所應(yīng)具備必要的保密條件，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等，防止無關(guān)人員進入。數(shù)字化操作人員應(yīng)經(jīng)過嚴格的保密培訓(xùn)，熟悉保密制度和操作規(guī)程，簽訂保密承諾書，確保在數(shù)字化過程中不泄露檔案信息。3.對數(shù)字化過程中產(chǎn)生的電子數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密存儲、備份等措施，確保數(shù)據(jù)的安全。在數(shù)據(jù)傳輸過程中，應(yīng)采用加密傳輸方式，防止數(shù)據(jù)被竊取或篡改。（二）信息化系統(tǒng)保密1.建立健全檔案信息化系統(tǒng)的安全保密管理制度，對系統(tǒng)的用戶管理、權(quán)限設(shè)置、數(shù)據(jù)訪問、數(shù)據(jù)備份等進行嚴格規(guī)范。系統(tǒng)管理員應(yīng)定期對系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和排除安全隱患。2.對檔案信息化系統(tǒng)的用戶賬號進行嚴格管理，根據(jù)工作人員的崗位職責(zé)和工作需要，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，嚴禁越權(quán)操作。用戶應(yīng)妥善保管自己的賬號和密碼，不得泄露給他人。如發(fā)現(xiàn)賬號被盜用或密碼泄露，應(yīng)及時報告并采取相應(yīng)措施。3.在檔案信息化系統(tǒng)中，對涉及保密的檔案信息應(yīng)進行加密處理，設(shè)置不同的訪問級別和權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應(yīng)級別的檔案信息。同時，要建立系統(tǒng)操作日志，對所有的系統(tǒng)操作進行記錄，以便于審計和追蹤。八、檔案的銷毀保密（一）銷毀審批程序1.根據(jù)檔案保管期限和實際利用情況，對已失去保存價值的檔案，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀申請表》，詳細說明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等，并附上檔案清單。2.《檔案銷毀申請表》經(jīng)所在部門負責(zé)人審核簽字后，報檔案管理部門負責(zé)人審批。對于涉及國家秘密、審判機密等重要檔案的銷毀申請，需經(jīng)院保密委員會負責(zé)人審批。3.經(jīng)批準的檔案銷毀申請，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定的程序組織實施銷毀工作，并在《檔案銷毀登記表》上詳細記錄銷毀情況。（二）銷毀方式與監(jiān)督1.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。對于電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進行多次擦除，確保數(shù)據(jù)徹底銷毀。2.在檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作按照規(guī)定的程序和要求進行。監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀登記表》上簽字確認，證明檔案已被銷毀。3.銷毀后的檔案清單、銷毀申請表、銷毀登記表等相關(guān)資料應(yīng)妥善保管，保存期限不少于[具體期限]，以備查閱。九、保密教育與培訓(xùn)（一）教育內(nèi)容1.開展國家保密法律法規(guī)和本院檔案保密制度的宣傳教育，使全體工作人員了解保密工作的重要性和相關(guān)法律法規(guī)要求，增強保密意識。2.進行檔案保密知識培訓(xùn)，包括檔案的分類、保管、利用、銷毀等環(huán)節(jié)的保密要求和操作規(guī)程，提高工作人員的保密業(yè)務(wù)水平。3.加強保密案例警示教育，通過分析典型的檔案保密違法案例，使工作人員深刻認識到違反保密制度的危害后果，引以為戒。（二）培訓(xùn)方式1.定期組織保密專題講座，邀請保密專家或法律專業(yè)人士進行授課，系統(tǒng)講解保密法律法規(guī)和檔案保密管理知識。2.開展內(nèi)部培訓(xùn)，由檔案管理部門負責(zé)人或業(yè)務(wù)骨干對本院工作人員進行檔案保密制度和操作規(guī)程的培訓(xùn)，結(jié)合實際工作案例進行分析講解，提高培訓(xùn)的針對性和實效性。3.利用網(wǎng)絡(luò)平臺、內(nèi)部刊物等多種形式，發(fā)布保密知識和信息，供工作人員自主學(xué)習(xí)。同時，鼓勵工作人員參加保密知識競賽、征文等活動，營造良好的保密文化氛圍。（三）培訓(xùn)計劃與考核1.制定年度檔案保密教育與培訓(xùn)計劃，明確培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方式、培訓(xùn)時間和培訓(xùn)對象等，確保培訓(xùn)工作有計劃、有組織地開展。2.對參加培訓(xùn)的人員進行考核，考核方式可以采用考試、撰寫心得體會、實際操作等多種形式，檢驗培訓(xùn)效果。對考核合格的人員頒發(fā)培訓(xùn)證書，對考核不合格的人員進行補考或重新培訓(xùn)。3.將檔案保密教育與培訓(xùn)情況納入工作人員的績效考核體系，對積極參加培訓(xùn)、保密意識強、工作中嚴格遵守保密制度的人員給予表彰和獎勵；對違反保密制度、不參加培訓(xùn)或培訓(xùn)考核不合格的人員，按照相關(guān)規(guī)定進行批評教育或紀律處分。十、保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機制1.建立健全檔案保密監(jiān)督檢查機制，定期對本院各部門檔案保密制度的執(zhí)行情況進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題。2.院保密委員會負責(zé)組織開展檔案保密工作的全面檢查，每年至少進行[具體次數(shù)]次；檔案管理部門負責(zé)對檔案日常管理中的保密工作進行定期檢查，每月至少進行[具體次數(shù)]次；各部門負責(zé)人負責(zé)對本部門檔案保密工作進行自查，每周至少進行[具體次數(shù)]次。3.在監(jiān)督檢查過程中，要注重采取多種檢查方式，如查閱檔案、查看現(xiàn)場、詢問工作人員、檢查相關(guān)記錄等，確保檢查工作全面、深入、細致。（二）問題整改與責(zé)任追究1.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時下達整改通知書，明確整改要求和整改期限，督促相關(guān)部門和人員進行整改。整改完成后，要進行跟蹤復(fù)查，確保問題得到徹底解決。2.對于違反檔案保密制度的行為，