PAGE推進(jìn)檔案基礎(chǔ)管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與管理工作。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段、各個(gè)方面形成的檔案，確保檔案的齊全完整。4.系統(tǒng)性原則：按照檔案的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案的系統(tǒng)性。5.安全性原則：采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）檔案定義本制度所稱檔案，是指公司/組織在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的、具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)公司/組織檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查，對(duì)各部門檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。3.集中管理公司/組織各類檔案，負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等工作。4.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和科學(xué)化。5.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳教育活動(dòng)，提高員工的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.定期向公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案工作情況，為公司/組織決策提供檔案信息支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和移交工作。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將本部門形成的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和系統(tǒng)。3.嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好本部門檔案的保管和安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。4.積極配合檔案管理部門開展檔案利用工作，為公司/組織各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案工作，具備檔案管理專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉公司/組織各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、編研和利用等。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，保守檔案機(jī)密，確保檔案的安全。4.積極開展檔案業(yè)務(wù)研究，不斷提高檔案管理水平和服務(wù)質(zhì)量。5.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案的形成與收集（一）檔案形成要求1.公司/組織各部門及員工在工作活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成各種文件材料，確保檔案的原始性和真實(shí)性。2.文件材料的形成應(yīng)符合國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)定，內(nèi)容完整、格式規(guī)范、字跡清晰。3.涉及多個(gè)部門的工作項(xiàng)目，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同做好文件材料的形成和收集工作。（二）檔案收集范圍1.行政管理類檔案：包括公司/組織的各類規(guī)章制度、會(huì)議文件、工作計(jì)劃與總結(jié)、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、審計(jì)檔案、法務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案：涵蓋公司/組織各業(yè)務(wù)部門在經(jīng)營管理、生產(chǎn)技術(shù)、市場(chǎng)營銷、質(zhì)量管理、客戶服務(wù)等方面形成的文件材料。3.項(xiàng)目建設(shè)類檔案：包括工程項(xiàng)目的可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、竣工驗(yàn)收文件等。4.科研開發(fā)類檔案：涉及公司/組織的科研項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研究方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、研究成果、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。5.設(shè)備儀器類檔案：包括設(shè)備儀器的購置合同、安裝調(diào)試記錄、操作規(guī)程、維護(hù)保養(yǎng)記錄、報(bào)廢處理文件等。6.聲像電子類檔案：如照片、錄音、錄像、光盤、電子文檔等，記錄公司/組織重要活動(dòng)、工作場(chǎng)景、產(chǎn)品形象等方面的資料。（三）檔案收集時(shí)間1.各部門應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將形成的檔案資料整理完畢并移交檔案管理部門。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成驗(yàn)收驗(yàn)收后[X]天內(nèi)完成收集和移交工作。3.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定定期進(jìn)行收集和整理。（四）檔案收集程序1.各部門檔案管理人員對(duì)本部門形成的檔案資料進(jìn)行初步整理，按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類、編號(hào)，并填寫檔案移交清單。2.將整理好的檔案資料連同檔案移交清單一并移交檔案管理部門。檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。3.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行登記，并將其納入公司/組織檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理。四、檔案的整理（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時(shí)間、內(nèi)容和形式等特征，將檔案劃分為不同的類別，如行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、項(xiàng)目建設(shè)類等。每個(gè)類別下再根據(jù)具體情況進(jìn)一步細(xì)分二級(jí)類目、三級(jí)類目等。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案或一組檔案賦予唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案的查找和管理。編號(hào)方法可采用數(shù)字編號(hào)、字母編號(hào)或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。案卷目錄應(yīng)反映檔案的類別、編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息；卷內(nèi)文件目錄應(yīng)詳細(xì)記錄每份文件的題名、編號(hào)、日期、頁號(hào)等內(nèi)容。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式，確保檔案的整齊牢固。對(duì)于不宜裝訂的檔案，如幅面過大的圖紙、照片等，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，并裝入檔案盒妥善保管。（三）整理要求1.檔案整理應(yīng)做到分類科學(xué)、編號(hào)規(guī)范、編目準(zhǔn)確、裝訂整齊，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.整理過程中應(yīng)保持檔案的原貌，不得擅自涂改、抽取或銷毀檔案內(nèi)容。3.對(duì)于破損、褪色的檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。五、檔案的鑒定與保管期限（一）鑒定原則檔案鑒定應(yīng)遵循全面的歷史觀點(diǎn)和辯證唯物主義的方法，從公司/組織的實(shí)際情況出發(fā)，準(zhǔn)確判定檔案的價(jià)值。(二)鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、各業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)公司/組織檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案的內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌。2.檔案的保存價(jià)值，包括對(duì)公司/組織工作的查考利用價(jià)值、歷史研究價(jià)值、憑證價(jià)值等。3.檔案的現(xiàn)實(shí)利用需求，根據(jù)公司/組織當(dāng)前及未來發(fā)展的需要，判斷檔案的利用頻率和重要程度。（四）保管期限劃分檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌，對(duì)公司/組織發(fā)展具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.長期保管：對(duì)公司/組織在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年。如一般性的業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目資料、人事檔案等。3.短期保管：對(duì)公司/組織在較短時(shí)間內(nèi)具有參考價(jià)值的檔案，保管期限為[X]年以下。如臨時(shí)性的通知文件、一般性的會(huì)議記錄等。（五）鑒定程序1.檔案管理部門定期對(duì)庫存檔案進(jìn)行清理，提出需要鑒定的檔案清單。2.鑒定小組對(duì)清單中的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)鑒定原則和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，確定檔案的保管期限。3.對(duì)鑒定結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案鑒定報(bào)告。報(bào)告應(yīng)包括鑒定的依據(jù)、方法、結(jié)果及處理意見等內(nèi)容。4.根據(jù)鑒定報(bào)告，對(duì)檔案進(jìn)行相應(yīng)的處理。對(duì)保管期限已滿且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀；對(duì)保管期限需要調(diào)整的檔案，及時(shí)進(jìn)行調(diào)整并重新編號(hào)、編目。六、檔案的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案存放1.按照檔案的類別、保管期限、年度等進(jìn)行分類存放，同一類別的檔案應(yīng)集中存放于同一檔案密集架或檔案柜中。2.檔案應(yīng)排列有序，編號(hào)清晰，便于查找和利用。對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的存放地點(diǎn)、類別、編號(hào)等信息，方便檔案管理人員和利用人員查找檔案。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、實(shí)體安全。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)定期進(jìn)行除塵、消毒等維護(hù)工作，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀。對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和病毒查殺，確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。3.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)允許不得進(jìn)入檔案庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時(shí)應(yīng)做好登記，離開庫房時(shí)應(yīng)檢查門窗、電源等是否關(guān)閉。4.對(duì)檔案的借閱、歸還等情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期對(duì)檔案的利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循依法依規(guī)、方便快捷、安全保密的原則，在確保檔案安全的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為公司/組織各項(xiàng)工作提供服務(wù)。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱、借閱檔案。2.公司/組織員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、工作等原因查閱與本人相關(guān)的檔案。3.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案，須經(jīng)公司/組織相關(guān)部門批準(zhǔn)，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱：檔案利用人員可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，須填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。檔案管理部門批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。3.復(fù)制：根據(jù)利用人員的需求，檔案管理部門可為其提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人等信息。（四）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交檔案管理部門。2.外單位查閱公司/組織檔案，須出具單位介紹信，注明查閱目的、范圍等內(nèi)容，并經(jīng)公司/組織相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.檔案管理部門對(duì)利用申請(qǐng)進(jìn)行審核，批準(zhǔn)后辦理查閱、借閱或復(fù)制手續(xù)。查閱、借閱人員應(yīng)在檔案利用登記簿上簽字登記，注明利用時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等信息。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和安全性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。（五）利用限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)，不得對(duì)外提供利用。2.檔案利用人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案內(nèi)容，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.檔案利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得將檔案轉(zhuǎn)借他人或用于非工作目的。八、檔案的統(tǒng)計(jì)與移交（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案的收進(jìn)、移出數(shù)量及變化情況。2.檔案的整理、鑒定、保管、利用等工作情況。3.檔案庫房的設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況。（二）統(tǒng)計(jì)方法檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)按時(shí)報(bào)送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)主管部門。（三）移交1.公司/組織撤銷、合并或分立時(shí)，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定，將檔案移交給有關(guān)部門或單位。2.檔案管理人員因工作調(diào)動(dòng)等原因離職時(shí)，應(yīng)辦理檔案移交手續(xù)，確保檔案管理工作的連續(xù)性。移交時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。九、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)化傳輸、自動(dòng)化管理和智能化利用，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（?）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對(duì)公司/組織現(xiàn)存的紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案信息轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在檔案管理信息系統(tǒng)中。2.系統(tǒng)功能模塊：檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、分類、編號(hào)、編目、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)、鑒定、保管期限調(diào)整等功能模塊，實(shí)現(xiàn)檔案管理的全過程信息化。3.數(shù)據(jù)安全管理：建立健全檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲(chǔ)、用戶權(quán)限管理、防火墻等安全措施，確保檔案數(shù)據(jù)的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，嚴(yán)格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進(jìn)行檔案管理工作。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和功能的不斷完善。3.加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)字化成果的管理，建立數(shù)字化檔案備份制度，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。十、檔案的保密與安全（一）保密制度1.加強(qiáng)檔案保密教育，提高員工的保密意識(shí)，明確檔案管理人員和利用人員的保密職責(zé)。2.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍，采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，防止檔案信息泄露。3.檔案管理人員不得擅自將檔案信息提供給無關(guān)人員，不得在私人通