PAGE財(cái)務(wù)檔案制度管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司財(cái)務(wù)檔案管理，確保財(cái)務(wù)檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和保密性，充分發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案在公司經(jīng)營(yíng)管理中的作用，根據(jù)《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》以及國(guó)家有關(guān)財(cái)務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司的財(cái)務(wù)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財(cái)務(wù)檔案，是指公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等各種形式的會(huì)計(jì)資料，以及與財(cái)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的其他資料，如財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)報(bào)告等。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理原則。公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)統(tǒng)一管理全公司的財(cái)務(wù)檔案，各分支機(jī)構(gòu)、子公司應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位的財(cái)務(wù)檔案管理工作，并接受公司財(cái)務(wù)部門的指導(dǎo)和監(jiān)督。2.真實(shí)完整原則。財(cái)務(wù)檔案應(yīng)如實(shí)反映公司的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性。3.安全保密原則。加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全保護(hù)措施，防止檔案丟失、損壞和泄密。對(duì)涉及公司商業(yè)秘密的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。4.便于利用原則。建立健全財(cái)務(wù)檔案管理制度，提高檔案管理水平，便于檔案的查閱、使用和保管。二、財(cái)務(wù)檔案的分類與編號(hào)（一）分類1.會(huì)計(jì)憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會(huì)計(jì)賬簿類：包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：包括月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告，以及會(huì)計(jì)報(bào)表附注、財(cái)務(wù)情況說(shuō)明書等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、稅務(wù)申報(bào)表、發(fā)票存根聯(lián)、收據(jù)存根聯(lián)、財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)報(bào)告等。（二）編號(hào)1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.會(huì)計(jì)憑證的編號(hào)方法：按照記賬憑證的順序，每月從1號(hào)開(kāi)始連續(xù)編號(hào)。3.會(huì)計(jì)賬簿的編號(hào)方法：總賬編號(hào)為1，明細(xì)賬編號(hào)為2，日記賬編號(hào)為3，固定資產(chǎn)卡片編號(hào)為4，輔助賬簿編號(hào)為5等。每個(gè)賬簿應(yīng)按照頁(yè)碼順序進(jìn)行編號(hào)。4.財(cái)務(wù)報(bào)告的編號(hào)方法：按照?qǐng)?bào)告的年度和月份進(jìn)行編號(hào)，如20XX年X月財(cái)務(wù)報(bào)告編號(hào)為20XX0X。5.其他類財(cái)務(wù)檔案的編號(hào)方法：根據(jù)檔案的類別和時(shí)間順序進(jìn)行編號(hào)，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號(hào)為YHCKYD01，銀行對(duì)賬單編號(hào)為YHDB01等。三、財(cái)務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集本部門及所屬各分支機(jī)構(gòu)、子公司在財(cái)務(wù)活動(dòng)中形成的各種財(cái)務(wù)檔案，并進(jìn)行整理、裝訂和歸檔。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)在每月終了后15日內(nèi)收集齊全，并按照編號(hào)順序進(jìn)行整理、裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)在年度終了后30日內(nèi)收集齊全，并進(jìn)行整理、裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、賬簿名稱、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)在年度終了后45日內(nèi)收集齊全，并進(jìn)行整理、裝訂。裝訂時(shí)應(yīng)加具封面、封底，注明單位名稱、年度、報(bào)告種類、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。5.其他類財(cái)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)檔案的形成時(shí)間和重要程度，及時(shí)收集整理，并進(jìn)行歸檔。（二）整理1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類進(jìn)行整理，同一類檔案應(yīng)按照時(shí)間順序排列。2.會(huì)計(jì)憑證應(yīng)按照記賬憑證的編號(hào)順序進(jìn)行整理，每本憑證應(yīng)加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號(hào)碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容。3.會(huì)計(jì)賬簿應(yīng)按照總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等類別進(jìn)行整理，每個(gè)賬簿應(yīng)加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、年度、賬簿名稱、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。4.財(cái)務(wù)報(bào)告應(yīng)按照月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)告的順序進(jìn)行整理，每份報(bào)告應(yīng)加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、年度、報(bào)告種類、頁(yè)數(shù)等內(nèi)容。5.其他類財(cái)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)檔案的類別和時(shí)間順序進(jìn)行整理，每份檔案應(yīng)加具封面、封底，并在封面上注明單位名稱、檔案名稱、日期等內(nèi)容。四、財(cái)務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證類：保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年，固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.財(cái)務(wù)報(bào)告類：月度、季度財(cái)務(wù)報(bào)告保管期限為10年，年度財(cái)務(wù)報(bào)告永久保管。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單保管期限為10年，稅務(wù)申報(bào)表、發(fā)票存根聯(lián)、收據(jù)存根聯(lián)等保管期限為5年，財(cái)務(wù)預(yù)算、財(cái)務(wù)分析報(bào)告、經(jīng)濟(jì)合同、審計(jì)報(bào)告等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限。（二）保管地點(diǎn)1.公司應(yīng)設(shè)立專門的財(cái)務(wù)檔案室，用于存放財(cái)務(wù)檔案。財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器等。3.財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)控制在45%60%之間。（三）保管要求1.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行存放，便于查閱和管理。2.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)定期進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。3.財(cái)務(wù)檔案的保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自出借、銷毀檔案。如需查閱、復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.財(cái)務(wù)檔案的保管期限屆滿后，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門共同進(jìn)行，經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案銷毀清冊(cè)》，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。五、財(cái)務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案室進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室以外的地方。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋財(cái)務(wù)部門印章。3.查閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還財(cái)務(wù)檔案室，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱1.公司外部單位或個(gè)人查閱、借閱財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財(cái)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)表》，注明查閱或借閱目的、查閱或借閱內(nèi)容、查閱或借閱時(shí)間等，并提交相關(guān)證明材料，經(jīng)公司財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱財(cái)務(wù)檔案時(shí)，應(yīng)在財(cái)務(wù)檔案室進(jìn)行，不得將檔案帶出檔案室以外的地方。如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋財(cái)務(wù)部門印章。3.借閱財(cái)務(wù)檔案的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱手續(xù)。借閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還財(cái)務(wù)檔案室，并辦理歸還手續(xù)。4.借閱財(cái)務(wù)檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的法律責(zé)任。六、財(cái)務(wù)檔案的保密與安全（一）保密1.財(cái)務(wù)檔案涉及公司的商業(yè)秘密和財(cái)務(wù)信息，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。財(cái)務(wù)檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.財(cái)務(wù)檔案的查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定辦理手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱和借閱。查閱和借閱財(cái)務(wù)檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得將檔案內(nèi)容泄露給無(wú)關(guān)人員。3.財(cái)務(wù)檔案的保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的安全保管。如發(fā)現(xiàn)檔案有泄密情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。（二）安全1.公司應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案的安全保護(hù)措施，確保檔案的安全保管。財(cái)務(wù)檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)備。2.財(cái)務(wù)檔案的保管人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和核對(duì)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并報(bào)告公司領(lǐng)導(dǎo)。3.財(cái)務(wù)檔案的保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自出借、銷毀檔案。如需查閱、復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.財(cái)務(wù)檔案的保管期限屆滿后，應(yīng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。鑒定工作應(yīng)由公司財(cái)務(wù)部門會(huì)同檔案管理部門共同進(jìn)行，經(jīng)鑒定確無(wú)保