PAGE檔案事前信用承諾制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案形成過程中的信用行為，確保檔案的真實(shí)性、完整性和安全性，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機(jī)構(gòu)在檔案形成、收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)涉及的所有人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.誠(chéng)實(shí)守信原則：強(qiáng)調(diào)檔案形成過程中的信用意識(shí)，要求相關(guān)人員如實(shí)提供檔案信息，信守承諾。3.責(zé)任明確原則：明確各部門、各崗位在檔案管理中的職責(zé)，確保檔案管理工作有序開展。二、檔案事前信用承諾的內(nèi)容與要求（一）檔案形成人員的信用承諾內(nèi)容1.保證所形成的檔案內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，無虛假記錄、誤導(dǎo)性信息或重大遺漏。2.確保檔案資料來源合法，所引用的數(shù)據(jù)、資料等均有可靠出處，并保留相關(guān)證明材料。3.按照公司規(guī)定的檔案格式、內(nèi)容要求及時(shí)間節(jié)點(diǎn)及時(shí)形成檔案，并保證檔案的完整性。4.對(duì)檔案中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息嚴(yán)格保密，不泄露給無關(guān)人員。（二）檔案收集人員的信用承諾內(nèi)容1.認(rèn)真履行檔案收集職責(zé)，及時(shí)、全面地收集應(yīng)歸檔的各類文件資料，不得遺漏重要檔案。2.在收集過程中，對(duì)檔案的真實(shí)性、完整性進(jìn)行初步審核，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與檔案形成人員溝通并督促整改。3.確保收集的檔案符合公司檔案管理要求，對(duì)不符合要求的檔案不予接收，并做好記錄。（三）檔案整理人員的信用承諾內(nèi)容1.按照公司制定的檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和整理規(guī)范，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范、排列有序。2.在整理過程中，保持檔案的原始風(fēng)貌，不得擅自篡改、涂改檔案內(nèi)容，保證檔案的真實(shí)性。3.對(duì)整理后的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案資料齊全、完整，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)反饋并協(xié)助解決。（四）檔案歸檔人員的信用承諾內(nèi)容1.將整理好的檔案及時(shí)、準(zhǔn)確地歸檔到指定的檔案存儲(chǔ)地點(diǎn)，并做好歸檔記錄。2.確保歸檔的檔案與檔案整理清單一致，檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全可靠，防止檔案損壞、丟失。3.按照公司規(guī)定的檔案保管期限和查閱權(quán)限，對(duì)歸檔檔案進(jìn)行妥善保管，嚴(yán)格執(zhí)行檔案查閱、借閱制度。（五）信用承諾的要求1.信用承諾應(yīng)采用書面形式，由相關(guān)人員簽字確認(rèn)，并注明承諾日期。2.承諾內(nèi)容應(yīng)明確、具體，具有可操作性，能夠切實(shí)約束相關(guān)人員的行為。3.各部門應(yīng)定期組織檔案形成、收集、整理、歸檔等人員學(xué)習(xí)信用承諾內(nèi)容，確保相關(guān)人員熟悉承諾要求。三、檔案事前信用承諾的簽訂與管理（一）簽訂流程1.公司檔案管理部門負(fù)責(zé)制定檔案事前信用承諾書模板，明確承諾內(nèi)容、格式及簽訂要求。2.在檔案形成、收集、整理、歸檔等工作開展前一周內(nèi)，由檔案管理部門將信用承諾書發(fā)放給相關(guān)人員。3.相關(guān)人員認(rèn)真閱讀信用承諾書內(nèi)容，確認(rèn)無誤后簽字，并將簽字后的承諾書交回檔案管理部門存檔。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案事前信用承諾制度的制定、修訂和解釋工作。2.組織實(shí)施信用承諾的簽訂、收集、存檔等管理工作，建立信用承諾檔案。3.定期對(duì)信用承諾的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，并將檢查結(jié)果納入公司績(jī)效考核體系。4.對(duì)違反信用承諾的行為進(jìn)行調(diào)查處理，根據(jù)情節(jié)輕重采取相應(yīng)的懲戒措施。（三）監(jiān)督與考核1.公司建立檔案事前信用承諾監(jiān)督機(jī)制，由檔案管理部門牽頭，相關(guān)部門配合，定期對(duì)信用承諾的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.檢查內(nèi)容包括檔案的真實(shí)性、完整性、歸檔及時(shí)性、保密措施落實(shí)情況等。3.對(duì)信用承諾執(zhí)行良好的部門和個(gè)人，給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)違反信用承諾的部門和個(gè)人，視情節(jié)輕重給予批評(píng)教育、警告、罰款等懲戒措施，并責(zé)令限期整改。4.將檔案事前信用承諾執(zhí)行情況納入公司績(jī)效考核體系，與員工的薪酬、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等掛鉤，確保信用承諾制度的有效執(zhí)行。四、檔案事前信用承諾的違約責(zé)任與處理（一）違約責(zé)任認(rèn)定1.若發(fā)現(xiàn)檔案存在虛假記錄、誤導(dǎo)性信息、重大遺漏等情況，經(jīng)調(diào)查核實(shí)，認(rèn)定相關(guān)人員違反檔案事前信用承諾。2.對(duì)于未按照規(guī)定時(shí)間完成檔案形成、收集、整理、歸檔工作，影響公司檔案管理秩序的，視為違反信用承諾。3.泄露檔案中涉及的商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的，認(rèn)定為違反信用承諾。（二）處理措施1.對(duì)于初次違反信用承諾且情節(jié)較輕的人員，給予批評(píng)教育，責(zé)令其作出書面檢討，并限期整改。2.對(duì)于多次違反信用承諾或情節(jié)嚴(yán)重的人員，除給予批評(píng)教育、責(zé)令整改外，視情節(jié)給予警告、罰款等處罰。罰款金額根據(jù)造成的損失和影響程度確定，一般為[X]元至[X]元。3.因違反信用承諾給公司造成經(jīng)濟(jì)損失的，相關(guān)人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。賠償金額根據(jù)實(shí)際損失情況確定，包括但不限于檔案修復(fù)費(fèi)用、因檔案問題導(dǎo)致的業(yè)務(wù)損失等。4.對(duì)于違反信用承諾且構(gòu)成嚴(yán)重違紀(jì)或違法行為的人員，公司將依法依規(guī)追究其法律責(zé)任，并解除勞動(dòng)合同。（三）爭(zhēng)議解決1.若相關(guān)人員對(duì)違約責(zé)任認(rèn)定或處理措施有異議，可在接到通知后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向公司檔案管理部門提出申訴。2.檔案管理部門應(yīng)在接到申訴后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，組織相關(guān)人員進(jìn)行調(diào)查核實(shí)，并將調(diào)查結(jié)果和處理意見反饋給申訴人。3.若申訴人對(duì)檔案管理部門的反饋意見仍不滿意，可在接到反饋意見后的[X]個(gè)工作日內(nèi)，向公司勞動(dòng)爭(zhēng)議調(diào)解委員會(huì)申請(qǐng)調(diào)解；調(diào)解不成的，可依法向勞動(dòng)爭(zhēng)議仲裁機(jī)構(gòu)申請(qǐng)仲裁或向人民法院提起訴訟。五、檔案事前信用承諾的信息公開與共享（一）信息公開1.公司檔案管理部門定期對(duì)檔案事前信用承諾的執(zhí)行情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，形成信用報(bào)告。2.信用報(bào)告主要包括信用承諾簽訂情況、執(zhí)行情況、違約處理情況等內(nèi)容。3.信用報(bào)告經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，在公司內(nèi)部進(jìn)行適當(dāng)范圍的公開，以提高員工的信用意識(shí)，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范開展。（二）信息共享1.公司檔案管理部門與人力資源部門建立信息共享機(jī)制，將檔案事前信用承諾執(zhí)行情況納入員工個(gè)人信用檔案。2.在員工績(jī)效考核、晉升、獎(jiǎng)勵(lì)等環(huán)節(jié)，人力資源部門可參考檔案管理部門提供的信用信息，作為綜合評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。3.公司檔案管理部門與其他相關(guān)部門（如法務(wù)部門、審計(jì)部門等）根據(jù)工作需要，適時(shí)共享檔案事前信用承諾相關(guān)信息，協(xié)同推進(jìn)公司各項(xiàng)工作的順利開展。六、附則