PAGE體制內(nèi)檔案室歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)體制內(nèi)檔案室的管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本歸檔制度。（二）適用范圍本制度適用于體制內(nèi)各部門及所屬單位在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種門類和載體的檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則體制內(nèi)檔案室對(duì)各類檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則歸檔的檔案必須是真實(shí)反映工作活動(dòng)實(shí)際情況的原始材料，不得偽造、篡改。3.完整性原則應(yīng)將工作活動(dòng)中形成的各種門類和載體的檔案材料收集齊全，保證檔案的完整性。4.準(zhǔn)確性原則檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，整理規(guī)范有序。5.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、歸檔范圍（一）文書檔案1.上級(jí)機(jī)關(guān)文件包括上級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)來的決定、命令、指示、通知、通報(bào)、報(bào)告、批復(fù)等。2.本機(jī)關(guān)文件本機(jī)關(guān)形成的各種文件材料，如黨組文件、行政文件、會(huì)議文件、工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。（二）業(yè)務(wù)檔案1.各類業(yè)務(wù)工作中形成的文件、報(bào)表、合同、協(xié)議、技術(shù)資料等。2.重大業(yè)務(wù)活動(dòng)的專項(xiàng)檔案，如項(xiàng)目申報(bào)、實(shí)施、驗(yàn)收等過程中形成的文件材料。（三）人事檔案1.干部職工的履歷表、登記表、任免文件、考核材料、獎(jiǎng)懲材料、工資變動(dòng)材料等。2.人事檔案的轉(zhuǎn)遞、查閱、借閱等記錄。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.財(cái)務(wù)預(yù)算、決算文件，以及各類財(cái)務(wù)專項(xiàng)檢查材料。（五）聲像檔案1.反映本單位重要活動(dòng)、會(huì)議、事件的照片、錄音、錄像等。2.具有保存價(jià)值的其他聲像資料。（六）電子檔案1.以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等。2.電子檔案的元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)資料。三、歸檔要求（一）文件材料的收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時(shí)、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史聯(lián)系，按照形成規(guī)律和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理。（二）文件材料的整理1.文書檔案應(yīng)按照年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問題）等進(jìn)行分類整理，編制歸檔文件目錄。2.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和檔案管理要求，進(jìn)行科學(xué)分類，建立檔案分類體系。3.人事檔案應(yīng)按照干部人事檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理，做到材料齊全、分類準(zhǔn)確、編排有序。4.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)檔案管理辦法進(jìn)行整理，裝訂成冊(cè)，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。5.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容、時(shí)間等進(jìn)行分類整理，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由等信息。6.電子檔案應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，確保元數(shù)據(jù)完整、準(zhǔn)確，存儲(chǔ)格式規(guī)范。（三）文件材料的裝訂1.歸檔文件應(yīng)使用符合檔案保管要求的裝訂材料進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固。2.裝訂時(shí)應(yīng)去除文件材料上的金屬物，對(duì)破損的文件材料進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。（四）文件材料的編目1.歸檔文件應(yīng)編制歸檔文件目錄，目錄應(yīng)包括序號(hào)、檔號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。2.業(yè)務(wù)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等應(yīng)根據(jù)需要編制卷內(nèi)目錄、備考表等。3.聲像檔案應(yīng)編制聲像檔案目錄，注明編號(hào)、題名、拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容簡介等信息。4.電子檔案應(yīng)建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索。四、歸檔時(shí)間（一）文書檔案1.當(dāng)年形成的文書檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.跨年度的文件材料，應(yīng)在文件辦結(jié)后及時(shí)歸檔。（二）業(yè)務(wù)檔案1.各類業(yè)務(wù)檔案應(yīng)在業(yè)務(wù)活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔，一般不得超過三個(gè)月。2.重大業(yè)務(wù)活動(dòng)的專項(xiàng)檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。（三）人事檔案1.干部職工檔案材料應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔，確保檔案的時(shí)效性。2.人事檔案的整理和歸檔工作應(yīng)在每年的規(guī)定時(shí)間內(nèi)集中進(jìn)行。（四）財(cái)務(wù)檔案1.會(huì)計(jì)年度終了后，會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在次年上半年整理歸檔。2.需要永久保存的財(cái)務(wù)檔案，應(yīng)在會(huì)計(jì)檔案保管期滿后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行移交。（五）聲像檔案1.聲像檔案應(yīng)在拍攝或錄制完成后及時(shí)整理歸檔，注明相關(guān)信息。2.重大活動(dòng)的聲像檔案應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后半個(gè)月內(nèi)完成歸檔工作。（六）電子檔案1.電子文件應(yīng)在辦理完畢后及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案同步歸檔。2.根據(jù)實(shí)際情況，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、歸檔程序（一）整理分類各部門將收集到的文件材料按照本制度的要求進(jìn)行整理分類，初步確定檔案的類別和保管期限。（二）裝訂編目對(duì)整理好的文件材料進(jìn)行裝訂，并編制相應(yīng)的目錄，包括歸檔文件目錄、卷內(nèi)目錄、備考表等。（三）移交審核各部門將整理好的檔案移交至檔案室，檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性等。對(duì)不符合要求的檔案，退回原部門進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（四）上架存儲(chǔ)審核通過的檔案按照檔案分類體系進(jìn)行上架存儲(chǔ)，建立檔案存放位置索引，便于查找和利用。六、檔案保管（一）保管條件1.檔案室應(yīng)具備適宜的溫度、濕度條件，溫度一般控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在４５％６０％之間。2.檔案室應(yīng)保持清潔、通風(fēng)良好，配備防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。3.檔案存儲(chǔ)應(yīng)使用符合檔案保管要求的裝具，如檔案柜、檔案盒等。（二）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案是指反映本單位主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本單位、國家和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。3.長期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動(dòng)，在較長時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。4.短期保管的檔案是指反映本單位一般工作活動(dòng)，在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本單位工作有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。（三）檔案清查1.檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、質(zhì)量、保管狀況等，對(duì)清查中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理。3.建立檔案清查記錄，對(duì)清查情況進(jìn)行詳細(xì)記載。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員共同參加。3.鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行客觀、公正的鑒定，提出存毀意見。4.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊(cè)，報(bào)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在銷毀清冊(cè)上簽字。七、檔案利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案利用的法律法規(guī)和保密規(guī)定，確保檔案信息安全。2.檔案利用應(yīng)遵循方便、快捷、高效的原則，為單位各項(xiàng)工作提供有力支持。（二）利用范圍1.本單位工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用手續(xù)1.本單位工作人員查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案室辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位查閱、借閱檔案，應(yīng)提前向本單位檔案室提出申請(qǐng)，說明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)本單位主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。3.查閱、借閱檔案人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔