PAGE防雷裝置檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司防雷裝置檔案管理，確保防雷裝置安全可靠運(yùn)行，有效預(yù)防雷擊事故，保障公司人員生命財(cái)產(chǎn)安全和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的正常進(jìn)行，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有防雷裝置檔案的管理，包括但不限于建筑物、構(gòu)筑物、電氣設(shè)備、信息系統(tǒng)等防雷裝置的檔案資料收集、整理、保管、查閱、更新等環(huán)節(jié)。（三）基本原則1.合法性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)防雷安全的法律法規(guī)、規(guī)章和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.完整性原則：全面收集防雷裝置相關(guān)資料，保證檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確反映防雷裝置的實(shí)際情況。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、流程和要求進(jìn)行檔案管理，確保檔案的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的防雷裝置檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）管理部門及職責(zé)1.安全管理部門負(fù)責(zé)制定和完善防雷裝置檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。組織協(xié)調(diào)防雷裝置檔案的收集、整理、歸檔工作。定期對(duì)防雷裝置檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。負(fù)責(zé)與外部防雷檢測(cè)機(jī)構(gòu)、監(jiān)管部門等進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，提供相關(guān)檔案資料。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門防雷裝置檔案的日常管理，指定專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理和保管。按照規(guī)定及時(shí)向安全管理部門報(bào)送防雷裝置的變更信息和檢測(cè)報(bào)告等資料。在使用防雷裝置過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)記錄，并向安全管理部門報(bào)告。（二）人員職責(zé)1.檔案管理人員熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，掌握防雷裝置相關(guān)知識(shí)，負(fù)責(zé)檔案的具體整理、分類、編號(hào)、裝訂、上架等工作。嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。按照規(guī)定及時(shí)更新檔案信息，保證檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。為檔案查閱人員提供必要的服務(wù)，做好查閱登記工作。2.防雷裝置維護(hù)人員負(fù)責(zé)防雷裝置的日常維護(hù)和檢查工作，并做好記錄。將維護(hù)檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及處理情況及時(shí)反饋給檔案管理人員，以便更新檔案信息。協(xié)助檔案管理人員做好防雷裝置檔案資料的收集工作。三、檔案內(nèi)容（一）防雷裝置基本信息1.建筑物、構(gòu)筑物信息建筑物、構(gòu)筑物的名稱、地址、用途、建筑面積、層數(shù)等基本情況。設(shè)計(jì)圖紙，包括建筑平面圖、立面圖、剖面圖等，標(biāo)注防雷裝置的設(shè)置位置和方式。2.電氣設(shè)備信息電氣設(shè)備的名稱、型號(hào)、規(guī)格、數(shù)量、安裝位置等。電氣系統(tǒng)圖，顯示防雷裝置與電氣設(shè)備的連接方式。3.信息系統(tǒng)信息信息系統(tǒng)的類型、規(guī)模、網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)等。防雷裝置在信息系統(tǒng)中的配置情況，如防雷器的型號(hào)、參數(shù)等。（二）防雷裝置設(shè)計(jì)文件1.設(shè)計(jì)依據(jù)：國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、地方規(guī)范等。2.設(shè)計(jì)方案：防雷裝置的設(shè)計(jì)原理圖、施工圖，包括接閃器、引下線、接地裝置等的設(shè)計(jì)要求和布置方式。3.設(shè)計(jì)變更記錄：設(shè)計(jì)過(guò)程中發(fā)生的變更事項(xiàng)及相關(guān)審批文件。（三）防雷裝置施工資料1.施工單位資質(zhì)證明：施工單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、資質(zhì)證書等。2.施工方案：詳細(xì)的施工組織設(shè)計(jì)、施工工藝流程、質(zhì)量保證措施等。3.施工記錄：施工過(guò)程中的各項(xiàng)記錄，如材料進(jìn)場(chǎng)檢驗(yàn)記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、分項(xiàng)分部工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄等。4.竣工報(bào)告：防雷裝置施工完成后的竣工總結(jié)報(bào)告，包括工程概況、施工依據(jù)、施工質(zhì)量情況、驗(yàn)收結(jié)論等。（四）防雷裝置檢測(cè)報(bào)告1.定期檢測(cè)報(bào)告：按照規(guī)定周期進(jìn)行防雷裝置檢測(cè)的報(bào)告，包括檢測(cè)項(xiàng)目、檢測(cè)結(jié)果、檢測(cè)結(jié)論等。2.專項(xiàng)檢測(cè)報(bào)告：針對(duì)防雷裝置出現(xiàn)的問(wèn)題或進(jìn)行改造后的專項(xiàng)檢測(cè)報(bào)告。3.檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明：檢測(cè)機(jī)構(gòu)的資質(zhì)證書、計(jì)量認(rèn)證證書等。（五）防雷裝置維護(hù)記錄1.日常維護(hù)記錄：每日或定期對(duì)防雷裝置進(jìn)行巡查、維護(hù)的記錄，包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查內(nèi)容、發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及處理情況等。2.故障維修記錄：防雷裝置發(fā)生故障時(shí)的維修記錄，包括故障現(xiàn)象、維修時(shí)間、維修人員、維修措施及更換的零部件等。3.維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃：年度或季度的防雷裝置維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃，明確維護(hù)保養(yǎng)的內(nèi)容、時(shí)間、責(zé)任人等。（六）防雷裝置整改資料1.整改方案：針對(duì)防雷裝置存在的問(wèn)題制定的整改措施和方案，包括整改目標(biāo)、整改內(nèi)容、整改時(shí)間、整改責(zé)任人等。2.整改記錄：整改過(guò)程中的各項(xiàng)記錄，如整改工作的實(shí)施情況、整改效果驗(yàn)證等。3.整改驗(yàn)收?qǐng)?bào)告：整改完成后進(jìn)行驗(yàn)收的報(bào)告，包括驗(yàn)收依據(jù)、驗(yàn)收內(nèi)容、驗(yàn)收結(jié)論等。（七）其他相關(guān)資料1.防雷安全管理制度：公司制定的防雷安全管理制度、操作規(guī)程等文件。2.防雷安全教育培訓(xùn)記錄：公司組織的防雷安全教育培訓(xùn)活動(dòng)的記錄，包括培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)人員等。3.防雷應(yīng)急預(yù)案：公司制定的防雷應(yīng)急預(yù)案，包括應(yīng)急組織機(jī)構(gòu)、應(yīng)急響應(yīng)程序、應(yīng)急處置措施等。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)按照本制度的規(guī)定，及時(shí)收集本部門防雷裝置相關(guān)資料，并移交至安全管理部門。2.對(duì)于新建設(shè)、改建、擴(kuò)建的防雷裝置項(xiàng)目，建設(shè)單位或施工單位應(yīng)在項(xiàng)目竣工后及時(shí)將相關(guān)檔案資料移交公司安全管理部門。3.外部防雷檢測(cè)機(jī)構(gòu)出具的檢測(cè)報(bào)告、整改通知等文件，應(yīng)及時(shí)收集并歸檔。（二）整理方法1.分類：按照檔案內(nèi)容的類別進(jìn)行分類，如基本信息類、設(shè)計(jì)文件類、施工資料類、檢測(cè)報(bào)告類、維護(hù)記錄類、整改資料類、其他相關(guān)資料類等。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。例如，基本信息類檔案編號(hào)為“A01”，設(shè)計(jì)文件類檔案編號(hào)為“A02”，以此類推。3.裝訂：將每份檔案資料按照一定順序進(jìn)行裝訂，確保資料的完整性和整齊性。裝訂時(shí)應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的檔案裝訂工具，如訂書機(jī)、線繩等，避免使用金屬裝訂夾，以免影響檔案的長(zhǎng)期保存。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，便于快速查閱檔案。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管：將紙質(zhì)檔案存放在檔案柜中，按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和取用。2.電子檔案保管：對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可選用光盤、硬盤等。電子檔案應(yīng)分類存儲(chǔ)在不同的文件夾中，并建立相應(yīng)的索引目錄，方便檢索。3.標(biāo)識(shí)管理：在檔案柜、文件夾等存放位置應(yīng)設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)，標(biāo)明檔案類別、編號(hào)、名稱等信息，便于快速定位和查找檔案。（三）保管期限1.防雷裝置設(shè)計(jì)文件、施工資料、竣工報(bào)告等檔案：保管期限為該防雷裝置使用期限屆滿后5年。2.防雷裝置檢測(cè)報(bào)告、維護(hù)記錄、整改資料等檔案：保管期限為10年。3.防雷安全管理制度、應(yīng)急預(yù)案等檔案：長(zhǎng)期保管。（四）檔案清查1.定期對(duì)防雷裝置檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或信息有誤，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括清查時(shí)間、清查范圍、清查結(jié)果、存在問(wèn)題及整改措施等。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱防雷裝置檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請(qǐng)表，提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人員姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱目的等。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案資料，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱防雷裝置檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和安全管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)借閱申請(qǐng)表，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人員發(fā)放檔案，并收取相應(yīng)的押金（如有需要）。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱日期、借閱人員姓名、部門、檔案名稱、借閱期限、押金金額等信息。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限屆滿后，應(yīng)按時(shí)歸還檔案資料。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。七、檔案更新與銷毀（一）更新要求1.當(dāng)防雷裝置發(fā)生變更時(shí)，如建筑物改造、電氣設(shè)備更換、信息系統(tǒng)升級(jí)等，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)將變更信息告知檔案管理部門。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)變更信息，及時(shí)更新防雷裝置檔案，包括修改基本信息、設(shè)計(jì)文件、施工資料、檢測(cè)報(bào)告、維護(hù)記錄等相關(guān)內(nèi)容。3.更新后的檔案應(yīng)按照本制度的規(guī)定進(jìn)行整理、保管和查閱，確保檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（二）銷毀程序1.對(duì)于保管期限屆滿或已失去保存價(jià)值的防雷裝置檔案，由檔案管理部門提出銷毀申請(qǐng)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)安全管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀