PAGE煤礦安全監(jiān)察制度檔案一、總則（一）目的為加強煤礦安全監(jiān)察制度檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在煤礦安全監(jiān)察工作中的作用，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定本辦法。（二）適用范圍本辦法適用于本公司煤礦安全監(jiān)察制度檔案的收集、整理、保管、利用等工作。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：煤礦安全監(jiān)察制度檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映煤礦安全監(jiān)察工作的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱和利用。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善煤礦安全監(jiān)察制度檔案管理的各項規(guī)章制度。2.組織開展檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。3.建立檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全保管。4.負責檔案的借閱、查閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。5.定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和有效性。6.對檔案管理工作進行監(jiān)督檢查，指導(dǎo)各部門做好檔案管理工作。（二）檔案形成部門職責1.負責本部門煤礦安全監(jiān)察制度文件材料的收集、整理、歸檔工作，確保文件材料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，及時將整理好的檔案移交檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、利用等工作，提供必要的協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.認真履行檔案管理崗位職責，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.熟練掌握檔案管理業(yè)務(wù)知識和技能，做好檔案的日常管理工作。3.負責檔案的數(shù)字化處理工作，提高檔案管理的信息化水平。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.完成檔案管理部門交辦的其他工作任務(wù)。三、檔案收集（一）收集范圍1.國家和地方有關(guān)煤礦安全監(jiān)察的法律法規(guī)、規(guī)章、標準等文件。2.煤礦安全監(jiān)察機構(gòu)制定的各項規(guī)章制度、工作規(guī)范、操作規(guī)程等。3.煤礦安全監(jiān)察執(zhí)法文書，包括現(xiàn)場檢查記錄、責令整改指令書、行政處罰決定書等。4.煤礦安全事故調(diào)查處理文件，包括事故報告、調(diào)查報告、處理決定等。5.煤礦安全培訓、教育、宣傳等方面的文件材料。6.與煤礦安全監(jiān)察工作相關(guān)的其他文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準確地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造。3.對于重要文件材料，應(yīng)進行備份，防止丟失。（三）收集時間1.日常工作中形成的文件材料，應(yīng)在形成后及時收集歸檔。2.對于階段性工作形成的文件材料，應(yīng)在工作結(jié)束后一個月內(nèi)收集歸檔。3.對于上級部門下發(fā)的文件材料，應(yīng)在收到后一周內(nèi)收集歸檔。四、檔案整理（一）分類標準1.根據(jù)煤礦安全監(jiān)察制度檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為法律法規(guī)類、規(guī)章制度類、執(zhí)法文書類、事故處理類、培訓教育類等類別。2.每一類別下再根據(jù)具體內(nèi)容進行細分，如法律法規(guī)類可分為國家法律法規(guī)、地方法律法規(guī)等。（二）整理方法1.按照分類標準對收集到的文件材料進行分類。2.對每一份文件材料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制文件材料目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文件名稱、日期、來源等信息。4.對文件材料進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于查閱和保管。（三）整理時間檔案整理工作應(yīng)定期進行，每年至少進行一次全面整理。對于新收集的文件材料，應(yīng)及時進行整理歸檔。五、檔案保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、通風良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。（二）保管設(shè)施1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、防蟲藥品、滅火器等。2.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和安全性。（三）保管期限1.煤礦安全監(jiān)察制度檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.法律法規(guī)類、事故處理類等重要檔案應(yīng)永久保管；規(guī)章制度類、執(zhí)法文書類等檔案應(yīng)長期保管，保管期限一般為10年；培訓教育類等檔案應(yīng)短期保管，保管期限一般為5年。（四）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.對到期的檔案應(yīng)及時進行鑒定，按照規(guī)定進行銷毀。3.嚴格遵守檔案查閱、借閱制度，防止檔案丟失和損壞。六、檔案利用（一）利用范圍1.本公司內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級主管部門、相關(guān)單位因工作需要查閱、借閱檔案。3.司法機關(guān)因辦案需要查閱、借閱檔案。（二）利用程序1.查閱、借閱檔案應(yīng)填寫申請表，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、期限等。2.申請表經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，報檔案管理部門審批。3.檔案管理部門根據(jù)審批意見，為查閱、借閱人員提供檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱、借閱人員應(yīng)在規(guī)定的期限內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改檔案內(nèi)容。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得將檔案帶出檔案庫房。2.查閱、借閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進行登記。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管價值。2.全面審查原則：鑒定工作應(yīng)全面審查檔案的內(nèi)容、來源、形成時間等因素，綜合判斷檔案的保管價值。3.依法依規(guī)原則：鑒定工作應(yīng)嚴格按照法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求進行。（二）鑒定方法1.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員等組成。2.鑒定小組對檔案進行逐卷審查，根據(jù)檔案的保管期限和保管價值，提出鑒定意見。3.對鑒定意見進行審核，確定需要銷毀的檔案清單。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，清冊應(yīng)包括檔案編號名稱、日期、來源、保管期限、銷毀原因等信息。2.檔案銷毀清冊經(jīng)檔案管理部門負責人審核簽字后，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。3.按照審批意見，對需要銷毀的檔案