PAGE集團(tuán)公司檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)集團(tuán)公司檔案管理，規(guī)范檔案借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于集團(tuán)公司總部及所屬各子公司、分公司的檔案借閱管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。2.確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。3.提高檔案利用效率，滿足公司各項工作對檔案信息的需求。二、檔案借閱范圍（一）可供借閱的檔案類型1.已歸檔的各類文件、資料、報表、合同、協(xié)議等紙質(zhì)檔案。2.存儲在電子介質(zhì)上的檔案數(shù)據(jù)，如電子文檔、數(shù)據(jù)庫記錄等。（二）限制借閱的檔案類型1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)機(jī)密等敏感信息的檔案。借閱此類檔案需經(jīng)公司保密管理部門審批，并嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。2.正在形成過程中的檔案，如未完成的項目文件、未審核通過的報表等，原則上不予借閱。如有特殊情況需要借閱，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。三、借閱申請與審批（一）借閱申請流程1.借閱人需填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、預(yù)計歸還日期等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對申請進(jìn)行審批，并簽署意見。3.申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。（二）審批權(quán)限1.一般性檔案借閱，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批。2.涉及重要文件、機(jī)密檔案或大量檔案的借閱，需經(jīng)集團(tuán)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.特殊情況下，如需借閱集團(tuán)公司核心機(jī)密檔案，需經(jīng)集團(tuán)公司總經(jīng)理審批。（三）審批時間檔案管理部門應(yīng)在收到借閱申請表后的[X]個工作日內(nèi)完成審批，并將審批結(jié)果通知借閱人。如遇特殊情況需要延長審批時間，應(yīng)及時向借閱人說明原因。四、借閱期限與歸還（一）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個工作日，如需延長借閱期限，借閱人應(yīng)在到期前[X]個工作日向檔案管理部門提出申請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延長。2.重要文件、機(jī)密檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，但最長不得超過[X]個工作日。（二）歸還要求1.借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還所借檔案，如有特殊情況需要延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還檔案時，借閱人應(yīng)確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性，不得對檔案進(jìn)行涂改、損壞、丟失等行為。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時與借閱人溝通解決。五、借閱登記與記錄（一）借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立《檔案借閱登記簿》，對每一次檔案借閱進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括借閱人姓名、部門、借閱檔案名稱、編號、借閱日期、預(yù)計歸還日期、實(shí)際歸還日期等信息。2.借閱登記應(yīng)及時、準(zhǔn)確、完整，確保檔案借閱信息可追溯。（二）借閱記錄查詢與統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱記錄進(jìn)行查詢和統(tǒng)計，分析檔案利用情況，為檔案管理工作提供數(shù)據(jù)支持。2.借閱記錄查詢和統(tǒng)計結(jié)果應(yīng)形成報告，提交給檔案管理部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時了解檔案借閱動態(tài)，發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)措施。六、檔案借閱的保密要求（一）借閱人保密責(zé)任1.借閱人在借閱檔案期間，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對所借閱檔案的內(nèi)容予以保密，不得向無關(guān)人員泄露。2.借閱人不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人或帶出公司規(guī)定的借閱場所，如需在公司外使用檔案，應(yīng)提前辦理相關(guān)審批手續(xù)，并采取必要的保密措施。（二）檔案管理部門保密措施1.檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)對檔案借閱場所的管理，確保檔案存放安全，防止無關(guān)人員進(jìn)入借閱區(qū)域。2.對涉及敏感信息的檔案，檔案管理部門應(yīng)采取加密存儲、限制訪問權(quán)限等措施，確保檔案信息安全。七、檔案借閱的監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案借閱情況進(jìn)行自查，檢查借閱登記是否完整、借閱期限是否合規(guī)、檔案歸還是否及時等，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對檔案借閱制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計監(jiān)督，確保制度的有效執(zhí)行。（二）外部檢查1.積極配合國家檔案管理部門及相關(guān)監(jiān)管機(jī)構(gòu)的檢查，如實(shí)提供檔案借閱相關(guān)資料和信息。2.對于檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時整改，并將整改情況報告上級主管部門。八、違規(guī)處理（一）違規(guī)情形1.未經(jīng)審批擅自借閱檔案。2.超期未歸還檔案且未辦理續(xù)借手續(xù)。3.轉(zhuǎn)借檔案給他人或帶出規(guī)定借閱場所。4.泄露檔案內(nèi)容，造成公司利益受損。5.對檔案進(jìn)行涂改、損壞、丟失等行為。（二）處理措施1.對于違規(guī)行為較輕的，檔案管理部門應(yīng)給予警告，并要求借閱人立即糾正違規(guī)行為。2.對于違規(guī)行為較為嚴(yán)重的，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分，如通報批評、罰款、降職、辭退等，并要求借閱人承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。3.如因違規(guī)行為導(dǎo)致公司遭受重大損失或引起法律糾紛的，公司將依法追究相關(guān)人員的法律責(zé)任。九、附則（一）解釋權(quán)本制度由集團(tuán)公