PAGE特困職工檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)對(duì)特困職工的管理與幫扶，全面、準(zhǔn)確地掌握特困職工的基本情況，確保幫扶工作的針對(duì)性和實(shí)效性，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有認(rèn)定為特困職工的人員檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須如實(shí)反映特困職工的實(shí)際情況，確保信息真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集特困職工的各類(lèi)相關(guān)信息，保證檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)特困職工的個(gè)人隱私，對(duì)檔案信息予以保密。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)特困職工情況的變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。二、特困職工認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)（一）家庭收入標(biāo)準(zhǔn)1.家庭人均月收入低于當(dāng)?shù)爻鞘芯用褡畹蜕畋Ｕ蠘?biāo)準(zhǔn)的[X]%。2.家庭主要成員因病、因殘、因?yàn)?zāi)等原因?qū)е率杖脘J減，無(wú)法維持基本生活。（二）特殊困難情況1.家庭成員患有重大疾病，醫(yī)療費(fèi)用支出巨大，導(dǎo)致家庭經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)沉重。2.家庭成員遭遇意外事故，造成身體殘疾或喪失勞動(dòng)能力，家庭失去主要經(jīng)濟(jì)來(lái)源。3.因自然災(zāi)害等不可抗力因素，致使家庭財(cái)產(chǎn)嚴(yán)重受損，生活陷入困境。三、檔案內(nèi)容（一）基本信息1.姓名、性別、年齡、民族、籍貫、政治面貌。2.身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系電話。3.所在部門(mén)/崗位。（二）家庭情況1.家庭成員構(gòu)成（包括姓名、年齡、與本人關(guān)系、職業(yè)等）。2.家庭收入情況（詳細(xì)列出各項(xiàng)收入來(lái)源及金額）。3.家庭財(cái)產(chǎn)狀況（如房產(chǎn)、車(chē)輛、存款等）。（三）致困原因1.詳細(xì)描述導(dǎo)致家庭特困的具體事件或因素，如疾病名稱(chēng)、治療費(fèi)用、事故經(jīng)過(guò)等。2.相關(guān)證明材料（如醫(yī)院診斷證明、病歷、事故認(rèn)定書(shū)等）。（四）幫扶記錄1.每次幫扶的時(shí)間、方式、幫扶內(nèi)容及幫扶金額。2.幫扶效果評(píng)估及反饋。（五）動(dòng)態(tài)信息1.特困職工家庭情況的變化，如收入增加、家庭成員變動(dòng)等。2.最新的幫扶需求及調(diào)整幫扶措施的建議。四、檔案建立與收集（一）申請(qǐng)?zhí)乩毠け救嘶蚱渌诓块T(mén)向公司/組織的工會(huì)或相關(guān)管理部門(mén)提出特困職工認(rèn)定申請(qǐng)，并填寫(xiě)《特困職工認(rèn)定申請(qǐng)表》。（二）審核1.工會(huì)或相關(guān)管理部門(mén)收到申請(qǐng)后，對(duì)提交的材料進(jìn)行初步審核，核實(shí)信息的真實(shí)性和完整性。2.組織實(shí)地調(diào)查，了解特困職工家庭的實(shí)際生活狀況，必要時(shí)可走訪社區(qū)、鄰居等進(jìn)行核實(shí)。（三）認(rèn)定根據(jù)審核和調(diào)查結(jié)果，按照特困職工認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行認(rèn)定。認(rèn)定結(jié)果在公司/組織內(nèi)進(jìn)行公示，公示期為[X]個(gè)工作日。公示無(wú)異議后，正式確定為特困職工，并建立檔案。（四）檔案收集1.在認(rèn)定過(guò)程中，相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)收集特困職工的各類(lèi)申請(qǐng)材料、證明文件、調(diào)查記錄等，按照檔案內(nèi)容要求進(jìn)行整理和歸檔。2.對(duì)于幫扶過(guò)程中產(chǎn)生的各類(lèi)記錄，如幫扶申請(qǐng)表、幫扶資金發(fā)放憑證、幫扶效果評(píng)估報(bào)告等，及時(shí)收集并納入檔案。五、檔案整理與分類(lèi)（一）整理要求1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類(lèi)整理，確保資料齊全、順序清晰。2.去除重復(fù)、無(wú)效的資料，對(duì)破損、褪色的資料進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.按照檔案內(nèi)容的邏輯關(guān)系，對(duì)各項(xiàng)資料進(jìn)行編號(hào)和編目。（二）分類(lèi)方法1.基本信息類(lèi)：按照個(gè)人基本信息的類(lèi)別進(jìn)行分類(lèi)存放。2.家庭情況類(lèi)：以家庭成員、收入、財(cái)產(chǎn)等方面進(jìn)行分類(lèi)整理。3.致困原因類(lèi)：根據(jù)不同的致困因素進(jìn)行分類(lèi)，便于查找和分析。4.幫扶記錄類(lèi)：按照幫扶時(shí)間順序進(jìn)行分類(lèi)歸檔。5.動(dòng)態(tài)信息類(lèi)：?jiǎn)为?dú)設(shè)立文件夾，存放最新的動(dòng)態(tài)信息資料。六、檔案保管（一）保管方式1.設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案保管室或檔案柜，確保檔案存放安全、整潔、有序。2.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管。電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全的存儲(chǔ)設(shè)備上。（二）保管期限特困職工檔案長(zhǎng)期保管，直至該職工不再符合特困職工條件或離開(kāi)公司/組織。（三）安全管理1.制定檔案保管安全制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，防止檔案丟失、損壞、泄露。2.安裝必要的安全防護(hù)設(shè)備，如防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)等設(shè)施。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部相關(guān)管理人員因工作需要，可查閱特困職工檔案。查閱時(shí)需填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，在檔案管理人員的陪同下進(jìn)行查閱。2.涉及特困職工隱私的信息，未經(jīng)特困職工本人同意，不得查閱。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，必須填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱期限等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞檔案內(nèi)容。歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性。八、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.檔案管理人員每年定期對(duì)特困職工檔案進(jìn)行更新，核實(shí)家庭情況、幫扶記錄等信息的變化情況。2.特困職工本人或其所在部門(mén)應(yīng)及時(shí)向檔案管理人員提供最新的相關(guān)信息，確保檔案內(nèi)容的時(shí)效性。（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.根據(jù)特困職工家庭情況的動(dòng)態(tài)變化，如收入增加、致困原因緩解等，及時(shí)調(diào)整幫扶措施，并在檔案中記錄調(diào)整情況。2.對(duì)于不再符合特困職工條件的人員，及時(shí)從檔案中剔除，并做好相關(guān)記錄。九、檔案銷(xiāo)毀（一）銷(xiāo)毀條件特困職工檔案在保管期限屆滿(mǎn)或不再符合保管條件時(shí)，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷(xiāo)毀。（二）銷(xiāo)毀程序1.檔案管理人員對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案名稱(chēng)、數(shù)量、保管期限等信息。2.組織專(zhuān)人對(duì)檔案進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，