PAGE職場檔案歸檔管理制度一、總則（一）目的為加強公司職場檔案的管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在職場活動中形成的各類檔案資料的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司職場檔案由專門的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.真實準確原則：歸檔的檔案資料必須真實反映職場活動的實際情況，數(shù)據(jù)準確無誤。3.分類科學原則：按照檔案的來源、內容、形式等進行科學分類，便于查找和管理。4.安全保密原則：采取必要的安全保密措施，防止檔案資料的泄露、損毀和丟失。二、檔案管理部門及職責（一）檔案管理部門設置公司設立專門的檔案管理室，負責職場檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責1.制定和完善職場檔案歸檔管理制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用。4.對檔案進行定期檢查和維護，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定的期限對檔案進行鑒定和銷毀。6.負責向公司內部各部門提供檔案查閱服務，并對查閱情況進行登記。7.參與公司重大活動和重要項目的檔案管理工作，提供檔案支持。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.人事檔案類：包括員工的個人基本信息、入職離職記錄、薪酬福利、培訓考核、獎懲情況等。2.行政檔案類：公司的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結、規(guī)章制度、證照資質等。3.業(yè)務檔案類：與公司業(yè)務相關的合同協(xié)議、項目文檔、市場調研資料、客戶信息等。4.財務檔案類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.技術檔案類：研發(fā)資料、技術圖紙、工藝文件、專利申請等。（二）檔案編號為便于檔案的識別和管理，對每一類檔案進行編號。編號采用數(shù)字編碼方式，具體規(guī)則如下：1.人事檔案類：以“RS”開頭，后面依次為年份、月份、流水號，如“RS202308001”。2.行政檔案類：以“XZ”開頭，后面依次為年份、流水號，如“XZ2023001”。3.業(yè)務檔案類：以“YW”開頭，后面按照業(yè)務板塊進行細分編碼，再依次為年份、流水號，如“YW012023001”，其中“01”代表業(yè)務板塊代碼。4.財務檔案類：以“CW”開頭，后面按照會計年度、檔案類別進行編碼，再依次為流水號，如“CW202301001”，其中“01”代表會計憑證類別。5.技術檔案類：以“JS”開頭，后面按照技術領域進行細分編碼，再依次為年份、流水號，如“JS022023001”，其中“02”代表技術領域代碼。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司各部門在職場活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.員工個人在職場工作中產(chǎn)生的與工作相關的各類材料。3.公司對外簽訂的合同、協(xié)議、函件等。4.公司參加各類會議、培訓、活動等形成的文件資料。5.其他應歸檔的職場檔案資料。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，按照規(guī)定的時間和要求及時將檔案資料移交檔案管理部門。2.收集的檔案資料應齊全完整，字跡清晰，簽字蓋章手續(xù)完備。3.對于電子文件，應確保其格式正確、內容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.檔案管理部門收到檔案資料后，按照分類標準進行分類。2.對每一類檔案進行編號，并編制檔案目錄。3.對檔案資料進行排序、裝訂，確保檔案的整齊美觀。4.對于破損、褪色的檔案資料，應進行修復或復制。五、檔案的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.檔案整理完成后，檔案管理人員填寫檔案歸檔登記表，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、來源等信息。2.將檔案資料按照編號順序裝入檔案盒，并在檔案盒上標明檔案類別、編號、年度等信息。3.將檔案盒存放在檔案架上，按照檔案類別和編號順序排列，便于查找和管理。（二）存儲環(huán)境要求1.檔案存儲場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度適宜。2.檔案架應牢固可靠，便于檔案的存放和取用。3.對電子檔案應進行備份存儲，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱檔案的，應填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案管理部門查閱。2.公司外部人員因特殊原因需要查閱檔案的，應持單位介紹信或相關證明文件，經(jīng)公司主管領導批準后，方可查閱。查閱時，檔案管理部門應安排專人陪同，并對查閱情況進行登記。（二）查閱手續(xù)1.查閱檔案時，查閱人員應在檔案查閱登記簿上填寫查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱內容等信息。2.查閱人員應愛護檔案資料，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、損壞。如需復印或摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。3.查閱結束后，查閱人員應將檔案資料歸還檔案管理部門，并在登記簿上簽字確認。（三）利用規(guī)定1.檔案資料的利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和公司的相關規(guī)定，不得用于非法目的。2.公司內部各部門因工作需要利用檔案資料的，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內歸還。3.檔案管理部門應定期對檔案的利用情況進行統(tǒng)計和分析，為公司的決策提供參考依據(jù)。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應遵循全面審查、歷史地看問題、區(qū)別對待的原則，確保鑒定結果的準確性和科學性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、財務人員等組成。鑒定工作小組負責對檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內容1.檔案的內容是否反映公司的主要職能活動，是否具有歷史查考價值。2.檔案的保存期限是否符合規(guī)定，是否有繼續(xù)保存或銷毀的必要。3.檔案的完整性和準確性，是否存在缺頁、損壞、字跡不清等問題。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定工作小組提出銷毀意見，報公司主管領導批準。2.檔案管理部門按照批準的銷毀清單，對檔案進行銷毀。銷毀時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。3.銷毀清冊應永久保存，作為檔案管理工作的重要記錄。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容及查閱情況。2.對涉及公司機密的檔案資料，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止泄露。3.未經(jīng)公司主管領導批準，任何人不得擅自復制、傳播公司檔案資料。（二）安全管理1.檔案存儲場所應安裝必要的安全防護設施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設備。2.定期對檔案進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全。3.對因自然災害、意外事故等原因造成的檔