PAGE救助人員檔案保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)救助人員檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在救助工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)涉及救助人員相關(guān)檔案的管理工作，包括但不限于救助申請(qǐng)資料、救助過(guò)程記錄、救助效果評(píng)估等各類檔案。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映救助人員的實(shí)際情況和救助工作的全過(guò)程。2.完整性原則：全面收集與救助人員相關(guān)的各類資料，確保檔案資料的齊全完整。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)救助人員的個(gè)人隱私和敏感信息，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善救助人員檔案保管制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理救助人員檔案，確保檔案的安全存放和有效利用。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高檔案管理水平。4.定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題并加以解決。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)救助人員檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等具體工作。2.嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，確保檔案的安全和保密。3.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，便于檔案的查找和利用。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的準(zhǔn)確性和完整性。5.協(xié)助其他部門查閱檔案，提供必要的檔案信息服務(wù)。（三）救助業(yè)務(wù)部門職責(zé)1.在救助工作過(guò)程中，及時(shí)將相關(guān)資料移交檔案管理部門，確保檔案資料的及時(shí)歸檔。2.配合檔案管理部門做好檔案的整理、核對(duì)等工作，提供必要的協(xié)助和支持。3.按照規(guī)定查閱和使用檔案，不得擅自涂改、銷毀檔案。三、檔案收集（一）收集范圍1.救助人員的基本信息，包括姓名、性別、年齡、身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.救助申請(qǐng)材料，如救助申請(qǐng)表、困難證明、相關(guān)證件復(fù)印件等。3.救助過(guò)程中的各類記錄，如救助面談?dòng)涗?、走訪調(diào)查記錄、救助措施實(shí)施記錄等。4.救助資金發(fā)放記錄，包括發(fā)放時(shí)間、金額、方式等。5.救助效果評(píng)估報(bào)告，對(duì)救助人員的生活狀況、心理狀態(tài)等方面的評(píng)估結(jié)果。6.其他與救助人員相關(guān)的重要資料。（二）收集要求1.救助業(yè)務(wù)部門應(yīng)在救助工作開展過(guò)程中，及時(shí)收集相關(guān)資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。2.收集的資料應(yīng)按照規(guī)定的格式和要求進(jìn)行填寫和整理，字跡清晰、內(nèi)容準(zhǔn)確。3.對(duì)于電子文檔，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并定期進(jìn)行備份。4.收集的資料應(yīng)及時(shí)移交檔案管理部門，不得擅自留存或拖延移交時(shí)間。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按救助類型分類：如醫(yī)療救助檔案、生活救助檔案、教育救助檔案等。2.按時(shí)間順序分類：按照救助工作開展的先后順序進(jìn)行排列。3.按救助人員個(gè)體分類：以每個(gè)救助人員為單位，將其相關(guān)檔案資料集中整理。（二）整理步驟1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行初步審核，剔除重復(fù)、無(wú)效或不符合要求的資料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，確定每類檔案的編號(hào)和目錄。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。4.編寫檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號(hào)、資料名稱、日期、頁(yè)碼等信息，確保目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)。5.將整理好的檔案資料裝入檔案盒或文件夾，并在盒/夾上標(biāo)注檔案類別、編號(hào)、年度等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案資料進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的有序存放。2.歸檔的檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序排列，便于查找和調(diào)閱。3.對(duì)歸檔的檔案應(yīng)建立相應(yīng)的索引和檢索工具，如電子目錄、卡片索引等，提高檔案查找效率。（二）歸檔流程1.檔案管理人員接收整理好的檔案資料后，對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性進(jìn)行再次核對(duì)。2.將核對(duì)無(wú)誤的檔案資料按照歸檔要求裝入檔案盒或文件夾，并放入檔案柜中。3.在檔案柜上標(biāo)注檔案類別、年份等信息，同時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中錄入檔案的相關(guān)信息，建立電子檔案索引。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案保管庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護(hù)設(shè)施。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.檔案保管庫(kù)房應(yīng)劃分不同的區(qū)域，如檔案存放區(qū)、整理區(qū)、查閱區(qū)等，確保檔案管理工作的有序進(jìn)行。（二）保管方式1.檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的保管方式，確保檔案信息的多介質(zhì)備份。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和年度進(jìn)行分類存放，檔案盒或文件夾應(yīng)擺放整齊，便于查找和管理。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.對(duì)重要的檔案資料應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，確保檔案信息的安全性。（三）保管期限1.救助人員檔案的保管期限應(yīng)根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般為[X]年。2.對(duì)于涉及重要事項(xiàng)或具有長(zhǎng)期參考價(jià)值的檔案，保管期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。3.在保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案管理工作的合規(guī)性。（四）檔案清查1.檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查核對(duì)，確保檔案的數(shù)量、內(nèi)容與檔案目錄一致。2.清查工作應(yīng)每年至少進(jìn)行一次，清查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。3.在檔案清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或補(bǔ)充，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案查閱（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱救助人員檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后可查閱。2.外部單位或個(gè)人因特殊原因需要查閱救助人員檔案的，應(yīng)提交正式的查閱申請(qǐng)函，并經(jīng)本公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可查閱。查閱過(guò)程中應(yīng)安排專人陪同，確保檔案信息的安全。3.涉及救助人員個(gè)人隱私的檔案資料，未經(jīng)救助人員本人同意，不得查閱。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案資料，并在查閱登記本上記錄查閱人員姓名、部門（單位）、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。4.查閱人員在檔案管理部門指定的查閱區(qū)域進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。查閱過(guò)程中應(yīng)保持檔案資料的整潔和完整，不得涂改、損壞檔案。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并在查閱登記本上簽字確認(rèn)。（三）查閱記錄1.檔案管理部門應(yīng)建立完善的檔案查閱記錄制度，對(duì)每一次查閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄。2.查閱記錄應(yīng)包括查閱申請(qǐng)表、查閱登記本、查閱人員簽字等資料，確保查閱記錄的完整性和可追溯性。3.查閱記錄應(yīng)妥善保管，保管期限與檔案保管期限相同，以備日后查閱和審計(jì)。八、檔案借閱（一）借閱權(quán)限1.原則上不允許借閱救助人員檔案。如有特殊情況需要借閱檔案資料的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案資料。（二）借閱流程1.借閱人員填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限、借閱用途等信息。2.將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，審批通過(guò)后交檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)表提供的信息，查找相應(yīng)的檔案資料，并辦理借閱手續(xù)。借閱手續(xù)應(yīng)包括借閱登記、借閱人員簽字、借閱期限確認(rèn)等內(nèi)容。4.借閱人員領(lǐng)取檔案資料后，應(yīng)妥善保管，不得擅自更改檔案內(nèi)容或損壞檔案。借閱期限屆滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案資料。5.檔案管理部門在收到歸還的檔案資料后，應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。九、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)救助人員的檔案信息予以保密。2.檔案保管場(chǎng)所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)妥善保管檔案庫(kù)房鑰匙，不得隨意轉(zhuǎn)借他人。3.對(duì)涉及救助人員個(gè)人隱私的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)和管理，防止信息泄露。4.在檔案查閱和借閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱和借閱人員的行為，確保檔案信息不被泄露。（二）保密責(zé)任1.本公司/組織所有員工均負(fù)有保密義務(wù)，不得泄露救助人員的檔案信息。2.如因工作需要必須使用檔案信息的，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作，并確保信息的安全使用。3.對(duì)于違反保密制度，泄露檔案信息的人員，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。十、檔案銷毀（一）銷毀條件1.救助人員檔案保管期限屆滿，且經(jīng)過(guò)鑒定確認(rèn)無(wú)保存價(jià)值的，可進(jìn)行銷毀。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案損壞、丟失，無(wú)法繼續(xù)保存的，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后可進(jìn)行銷毀。3.涉及救助人員個(gè)人隱私的檔案資料，在救助人員同意的情況下，可按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對(duì)保管期限屆滿的檔案進(jìn)行清理，提出銷毀意見(jiàn)，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》應(yīng)包括檔案名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息，并經(jīng)檔案管