PAGE醫(yī)保檔案管理制度范本一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司醫(yī)保檔案管理，確保醫(yī)保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)保行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)與醫(yī)保業(yè)務(wù)相關(guān)的各類檔案管理，包括醫(yī)保參保人員信息檔案、醫(yī)保報(bào)銷憑證檔案、醫(yī)保政策文件檔案等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家關(guān)于醫(yī)保檔案管理的法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映醫(yī)保業(yè)務(wù)實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施保障醫(yī)保檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.便捷高效原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司醫(yī)保業(yè)務(wù)提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善醫(yī)保檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司醫(yī)保檔案，建立檔案目錄和索引，確保檔案有序存放。3.定期對(duì)醫(yī)保檔案進(jìn)行整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)，保證檔案的完整性和準(zhǔn)確性。4.負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案的安全保管，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保檔案實(shí)體安全。5.按照規(guī)定提供醫(yī)保檔案查閱、借閱服務(wù)，做好登記和跟蹤管理。6.對(duì)已超過(guò)保管期限的醫(yī)保檔案，按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。（二）業(yè)務(wù)部門(mén)職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和初步審核，確保檔案資料齊全、完整、真實(shí)。2.按照檔案管理部門(mén)要求，及時(shí)將整理好的醫(yī)保業(yè)務(wù)檔案移交至檔案管理部門(mén)。3.在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，嚴(yán)格按照醫(yī)保檔案管理要求，規(guī)范檔案形成過(guò)程，保證檔案質(zhì)量。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門(mén)提出檔案查閱、借閱申請(qǐng)，并配合做好相關(guān)工作。（三）經(jīng)辦人員職責(zé)1.嚴(yán)格按照醫(yī)保業(yè)務(wù)流程和檔案管理要求，準(zhǔn)確記錄和收集醫(yī)保業(yè)務(wù)相關(guān)信息，形成原始檔案資料。2.對(duì)自己經(jīng)辦業(yè)務(wù)產(chǎn)生的檔案資料負(fù)責(zé)整理、核對(duì)，確保資料準(zhǔn)確無(wú)誤后及時(shí)移交。3.不得擅自銷毀、涂改、偽造醫(yī)保檔案資料。三、醫(yī)保檔案的收集與整理（一）收集范圍1.醫(yī)保參保人員的基本信息資料，包括身份證、戶口本、勞動(dòng)合同等復(fù)印件。2.醫(yī)保報(bào)銷申請(qǐng)資料，如醫(yī)療費(fèi)用發(fā)票、診斷證明、病歷等。3.醫(yī)保政策文件、通知、法規(guī)等相關(guān)資料。4.醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的各類表單、記錄等。（二）收集要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)在醫(yī)保業(yè)務(wù)辦理完畢后及時(shí)收集相關(guān)檔案資料，確保資料的完整性和及時(shí)性。2.經(jīng)辦人員對(duì)收集的檔案資料要進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，簽字確認(rèn)后移交。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并按照要求進(jìn)行備份。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同類別和保管期限，進(jìn)行分類整理。3.便于保管和利用，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.醫(yī)保參保人員信息檔案按照人員類別、參保時(shí)間等進(jìn)行分類，每份檔案按照身份證、戶口本、勞動(dòng)合同等順序排列。2.醫(yī)保報(bào)銷憑證檔案按照?qǐng)?bào)銷年度、報(bào)銷類型等進(jìn)行分類，每份報(bào)銷申請(qǐng)資料按照發(fā)票、診斷證明、病歷等順序排列，并附上報(bào)銷審批表。3.醫(yī)保政策文件檔案按照文件類型、發(fā)布時(shí)間等進(jìn)行分類，每份文件單獨(dú)編號(hào)。4.對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行編號(hào)、編目，建立檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。四、醫(yī)保檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.業(yè)務(wù)部門(mén)整理好的醫(yī)保檔案應(yīng)定期移交至檔案管理部門(mén)，移交時(shí)需填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門(mén)收到移交檔案后，應(yīng)按照整理方法進(jìn)行再次核對(duì)和調(diào)整，確保檔案質(zhì)量符合要求后進(jìn)行歸檔。3.歸檔后的醫(yī)保檔案應(yīng)按照類別和保管期限進(jìn)行存放，便于查找和管理。（二）保管期限1.醫(yī)保參保人員信息檔案保管期限為長(zhǎng)期，自參保人員停止參保后不少于[X]年。2.醫(yī)保報(bào)銷憑證檔案保管期限為[X]年，自報(bào)銷年度結(jié)束后開(kāi)始計(jì)算。3.醫(yī)保政策文件檔案保管期限根據(jù)文件性質(zhì)和要求確定，一般重要文件保管期限為長(zhǎng)期，一般性文件保管期限為[X]年。（三）保管措施1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲(chóng)藥品等。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。3.建立檔案保管臺(tái)賬，定期對(duì)檔案進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放位置正確。4.對(duì)電子醫(yī)保檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、定期備份等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。五、醫(yī)保檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱醫(yī)保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門(mén)查閱。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)按照申請(qǐng)表要求提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、部門(mén)、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案資料，不得在檔案上做標(biāo)記。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并注明出處。4.涉及醫(yī)保參保人員隱私信息的檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱醫(yī)保檔案的，應(yīng)填寫(xiě)檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限等，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人和檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。2.檔案借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案內(nèi)容和數(shù)量，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、醫(yī)保檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立醫(yī)保檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)已超過(guò)保管期限的醫(yī)保檔案進(jìn)行鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)、醫(yī)保行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及公司檔案管理制度，對(duì)醫(yī)保檔案的保管期限進(jìn)行審查。2.審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，以及對(duì)公司醫(yī)保業(yè)務(wù)和歷史研究的價(jià)值。3.對(duì)于涉及重要醫(yī)保業(yè)務(wù)、可能存在法律糾紛或具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)保管期限。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)擬銷毀的醫(yī)保檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見(jiàn)，形成鑒定報(bào)告。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門(mén)編制檔案銷毀清單，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。3.檔案銷毀清單應(yīng)經(jīng)鑒定小組組長(zhǎng)、檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人及監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管理部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)共同派人監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字，注明銷毀日期和方式。5.已銷毀的醫(yī)保檔案應(yīng)在檔案管理臺(tái)賬中予以注銷記錄。七、醫(yī)保檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立醫(yī)保檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門(mén)應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)醫(yī)保檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)錄入系統(tǒng)的醫(yī)保檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行核對(duì)和維護(hù)，及時(shí)更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。3.建立數(shù)據(jù)備份制度，定期對(duì)醫(yī)保檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并異地存放。（三）系統(tǒng)功能應(yīng)用1.利用信息化系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)醫(yī)保檔案的快速檢索和查詢，提高檔案利用效率。2.建立檔案借閱、查閱登記功能，實(shí)時(shí)跟蹤檔案使用情況。3.通過(guò)信息化系統(tǒng)對(duì)醫(yī)保檔案的整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等環(huán)節(jié)進(jìn)行流程化管理，提高工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。（四）安全管理1.加強(qiáng)醫(yī)保檔案信息化系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，確保只有授權(quán)人員能夠訪問(wèn)和操作相關(guān)