PAGE檔案人員組織制度框架一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的作用，特制定本檔案人員組織制度框架。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范和職責(zé)界定。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，明確檔案管理部門的職責(zé)，避免檔案分散、混亂。3.真實完整原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項活動的實際情況，保證檔案的完整性，不得隨意篡改或缺失。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案支持。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌公司檔案管理工作。檔案管理部門可根據(jù)實際情況，下設(shè)檔案收集整理組、檔案保管組、檔案利用組等不同工作小組。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，制定和完善公司檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理：指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好檔案收集工作，及時對收集到的檔案進(jìn)行分類、整理、編目，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。3.檔案保管：負(fù)責(zé)檔案庫房的建設(shè)、維護(hù)和管理，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲。建立檔案保管賬目，定期對檔案進(jìn)行清查盤點。4.檔案利用服務(wù)：建立檔案檢索系統(tǒng)，為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等利用服務(wù)。根據(jù)公司需求，開展檔案編研工作，為公司決策提供參考依據(jù)。5.檔案信息化建設(shè)：推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程，建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用。負(fù)責(zé)電子檔案的安全管理，確保電子檔案數(shù)據(jù)的完整性和保密性。6.檔案鑒定與銷毀：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)，定期對檔案進(jìn)行鑒定，提出檔案存毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后對失去保存價值的檔案進(jìn)行銷毀處理。7.培訓(xùn)與指導(dǎo)：組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題。三、檔案人員崗位職責(zé)（一）檔案管理部門負(fù)責(zé)人崗位職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)檔案管理部門的日常工作，制定工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.組織協(xié)調(diào)檔案管理部門與公司各部門之間的工作關(guān)系，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。4.負(fù)責(zé)檔案管理部門人員的配備、培訓(xùn)和考核，提高團(tuán)隊整體業(yè)務(wù)素質(zhì)。5.審核重要檔案管理工作方案和流程，對檔案管理工作中的重大問題進(jìn)行決策。6.定期向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，及時反饋工作中存在的問題和建議。（二）檔案收集整理組崗位職責(zé)1.制定檔案收集計劃，明確各部門檔案收集范圍、時間要求和質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。2.指導(dǎo)和督促各部門按時、準(zhǔn)確地收集各類檔案資料，對收集到的檔案進(jìn)行初步審核和整理。3.負(fù)責(zé)檔案的分類、編號、編目等基礎(chǔ)工作，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保檔案檢索的準(zhǔn)確性和便捷性。4.對檔案整理過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案資料的完整性和規(guī)范性。5.參與檔案數(shù)字化工作，協(xié)助完成檔案數(shù)據(jù)的錄入和校對。（三）檔案保管組崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，保持庫房整潔、通風(fēng)良好，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。2.按照檔案保管要求，對各類檔案進(jìn)行科學(xué)存放，定期檢查檔案的保管狀況，做好防潮、防蟲、防火、防盜等工作。3.建立檔案保管賬目，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，做到賬物相符。4.負(fù)責(zé)檔案庫房設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保設(shè)施設(shè)備正常運行。5.參與檔案的清查盤點工作，對盤盈、盤虧的檔案進(jìn)行核實和處理，并及時向上級匯報。（四）檔案利用組崗位職責(zé)1.建立檔案利用登記制度，負(fù)責(zé)接待檔案查閱、借閱人員，辦理查閱、借閱手續(xù)。2.根據(jù)查閱、借閱需求，快速準(zhǔn)確地提供檔案資料，并做好利用記錄。3.對檔案利用過程進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，及時收回借閱的檔案，確保檔案的安全歸還。4.開展檔案編研工作，根據(jù)公司需求編寫檔案參考資料、大事記等，為公司各項工作提供參考。5.收集檔案利用反饋意見，不斷改進(jìn)檔案利用服務(wù)工作。（五）檔案信息化管理人員崗位職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案管理信息化系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。2.制定電子檔案管理規(guī)范和流程，指導(dǎo)各部門做好電子檔案的收集、整理、存儲和利用工作。3.負(fù)責(zé)電子檔案數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作，保障電子檔案數(shù)據(jù)的安全。4.對檔案信息化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行定期清理和優(yōu)化，提高系統(tǒng)檢索效率。5.開展檔案信息化技術(shù)培訓(xùn)，提高公司員工的信息化應(yīng)用能力。四、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.行政管理類：公司各類文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、財務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：市場調(diào)研資料、銷售合同、采購合同、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告、項目文檔等。3.技術(shù)研發(fā)類：科研項目申報材料、技術(shù)方案、實驗數(shù)據(jù)、專利文件、技術(shù)圖紙等。4.基本建設(shè)類：工程項目立項文件、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。5.其他類：公司獲得的榮譽證書、對外宣傳資料、與外部單位簽訂的合作協(xié)議等。（二）檔案收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案收集范圍和時間要求，及時、準(zhǔn)確地收集本部門產(chǎn)生的各類檔案資料。2.檔案資料應(yīng)保持原始性和完整性，不得隨意涂改、偽造或損毀。對于重要文件的草稿、修改稿等也應(yīng)一并收集保存。3.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全，載體應(yīng)符合檔案保管要求。（三）檔案整理流程1.分類：按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行分類，如分為行政管理類、業(yè)務(wù)經(jīng)營類、技術(shù)研發(fā)類等一級類目，再根據(jù)具體情況細(xì)分二級、三級類目。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應(yīng)體現(xiàn)檔案的類別、年度和順序號等信息，便于管理和檢索。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等項目，確保目錄信息準(zhǔn)確、完整。4.裝訂：對紙張較多、需要長期保存的檔案進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱和保管。五、檔案保管（一）檔案庫房建設(shè)與管理1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲等條件良好的地點建設(shè)。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案密集架、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備、防蟲防霉藥品等。3.建立庫房管理制度，明確庫房管理人員職責(zé)，嚴(yán)格控制庫房出入人員，確保庫房安全。（二）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類順序存放在檔案密集架上，便于查找和管理。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。3.對于特殊載體檔案，如照片、錄音錄像帶等，應(yīng)按照相應(yīng)的保管要求進(jìn)行存儲，確保載體的完整性和可讀性。（三）檔案保管期限劃分1.永久保管：反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，如公司章程、重大決策文件、重要人事任免文件等。2.定期保管：分為30年、10年等不同期限，根據(jù)檔案的重要程度和利用價值確定。定期保管的檔案到期后，經(jīng)鑒定仍有保存價值的，可延長保管期限。（四）檔案清查盤點1.定期對檔案進(jìn)行清查盤點，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保賬物相符。2.清查盤點內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存儲位置等，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄并采取措施進(jìn)行處理。3.對清查盤點結(jié)果進(jìn)行總結(jié)分析，針對存在的問題提出改進(jìn)措施，不斷完善檔案保管工作。六、檔案利用與服務(wù)（一）檔案查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后交檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進(jìn)行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。3.外單位人員查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照公司規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過程中應(yīng)安排專人陪同，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)定。4.借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，明確借閱期限、歸還日期等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（二）檔案編研1.根據(jù)公司發(fā)展需要和檔案利用需求，開展檔案編研工作，如編寫公司年鑒、大事記、專題資料匯編等。2.檔案編研人員應(yīng)深入挖掘檔案信息，對檔案資料進(jìn)行系統(tǒng)整理和分析，確保編研成果的準(zhǔn)確性和實用性。3.編研成果應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可正式發(fā)布和使用。（三）檔案利用效果跟蹤1.建立檔案利用效果跟蹤機(jī)制，對檔案利用情況進(jìn)行記錄和分析，了解檔案在公司各項工作中的作用和價值。2.定期收集檔案利用部門和人員的反饋意見，根據(jù)反饋情況及時調(diào)整檔案管理工作，提高檔案利用服務(wù)質(zhì)量。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定原則1.依據(jù)國家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定。2.堅持全面、歷史、發(fā)展的觀點，從公司整體利益出發(fā)，準(zhǔn)確判斷檔案的保存價值。（二）檔案鑒定組織與程序1.成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案專家組成。2.檔案鑒定工作小組定期對到期檔案進(jìn)行鑒定，逐卷逐件地審查檔案內(nèi)容，根據(jù)檔案的價值和保管期限，提出存毀意見。3.檔案鑒定意見經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（三）檔案銷毀1.對失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀前應(yīng)編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.