PAGE物業(yè)檔案管理規(guī)約制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司物業(yè)檔案管理，確保物業(yè)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高物業(yè)管理服務(wù)水平，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本規(guī)約制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所管理的各類物業(yè)項(xiàng)目，包括住宅小區(qū)、商業(yè)寫字樓、工業(yè)園區(qū)等。（三）定義1.物業(yè)檔案：指在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的，具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括物業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、業(yè)主及物業(yè)使用人資料、物業(yè)維修養(yǎng)護(hù)記錄、物業(yè)服務(wù)合同等。2.檔案管理：對(duì)物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用等一系列活動(dòng)的總稱。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：物業(yè)檔案由公司檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映物業(yè)管理活動(dòng)的實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤。3.安全保密原則：采取有效措施確保物業(yè)檔案的安全，防止檔案信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理制度，便于檔案的查閱和利用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善物業(yè)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作。2.負(fù)責(zé)物業(yè)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作。3.建立物業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.定期對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，確保檔案的質(zhì)量。5.為公司內(nèi)部各部門及外部相關(guān)單位提供檔案查閱服務(wù)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在物業(yè)管理活動(dòng)中形成的檔案資料的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交公司檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門做好物業(yè)檔案的查閱、利用等工作。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，確保本部門檔案資料的安全和完整。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、裝訂、上架、保管等。3.做好檔案的查閱登記和利用服務(wù)工作，及時(shí)為利用者提供所需檔案。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)和檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并處理。5.積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.物業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)資料：包括項(xiàng)目規(guī)劃圖、建筑設(shè)計(jì)圖、配套設(shè)施設(shè)計(jì)圖等。2.業(yè)主及物業(yè)使用人資料：包括業(yè)主登記表、身份證復(fù)印件、聯(lián)系方式、房屋租賃合同等。3.物業(yè)維修養(yǎng)護(hù)記錄：包括房屋及設(shè)施設(shè)備維修記錄、保養(yǎng)記錄、巡檢記錄等。4.物業(yè)服務(wù)合同：包括與業(yè)主簽訂的物業(yè)服務(wù)協(xié)議、與供應(yīng)商簽訂的各類合同等。5.物業(yè)管理活動(dòng)中形成的其他文件資料，如會(huì)議紀(jì)要、通知、報(bào)告等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式正確、內(nèi)容完整，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。3.分類科學(xué)、組卷合理、排列有序、編號(hào)規(guī)范。（四）整理方法1.分類：按照物業(yè)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合管理類、房屋管理類、設(shè)施設(shè)備管理類、環(huán)境衛(wèi)生管理類、安全管理類等類別進(jìn)行分類。2.組卷：將同一類別的檔案資料按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行組卷，如按照時(shí)間順序、項(xiàng)目名稱等。3.排列：卷內(nèi)文件按照重要程度、時(shí)間先后等順序排列。4.編號(hào)：對(duì)每卷檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.各部門應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的檔案資料移交公司檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行審核，符合要求的予以歸檔。3.歸檔的檔案資料應(yīng)編制詳細(xì)的檔案目錄，注明檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。（二）保管期限1.物業(yè)檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括物業(yè)規(guī)劃設(shè)計(jì)資料、重要的物業(yè)服務(wù)合同、涉及業(yè)主重大權(quán)益的文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案保管期限為16年至50年，主要包括一般性的物業(yè)服務(wù)合同、物業(yè)維修養(yǎng)護(hù)記錄等。4.短期保管的檔案保管期限為15年以下，主要包括一般性的文件資料、臨時(shí)性的通知等。（三）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)房?jī)?nèi)，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等條件。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份。3.對(duì)于重要的聲像檔案，應(yīng)進(jìn)行數(shù)字化處理后存儲(chǔ)，并妥善保管原始載體。（四）檔案保管制度1.建立檔案庫(kù)房管理制度，定期對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的安全。2.嚴(yán)格控制檔案庫(kù)房的溫度、濕度，保持適宜的環(huán)境條件。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期清點(diǎn)和核對(duì)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查明原因并處理。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。五、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱物業(yè)檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外部單位因工作需要查閱物業(yè)檔案的，需持有單位介紹信，并填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)公司相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、原因、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，查閱人到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料。3.查閱人應(yīng)在指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。4.查閱完畢后，查閱人應(yīng)及時(shí)將檔案資料歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。（三）利用規(guī)定1.物業(yè)檔案的利用應(yīng)遵循合法、合理、保密的原則，不得損害公司和業(yè)主的利益。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用人的需求，提供準(zhǔn)確、完整的檔案資料，并做好利用記錄。3.對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密和業(yè)主隱私的檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。六、檔案數(shù)字化管理（一）數(shù)字化目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)物業(yè)檔案的數(shù)字化管理，提高檔案管理的效率和水平，方便檔案的查閱和利用。（二）數(shù)字化范圍對(duì)具有保存價(jià)值的物業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，包括紙質(zhì)檔案和電子檔案。（三）數(shù)字化流程1.檔案掃描：采用專業(yè)的掃描設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像清晰、完整。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。4.存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，確保數(shù)據(jù)的安全。（四）數(shù)字化管理要求1.建立數(shù)字化檔案管理制度，規(guī)范數(shù)字化檔案的采集、處理、存儲(chǔ)、利用等流程。2.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化檔案的安全管理，采取加密、訪問(wèn)控制等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則定期對(duì)物業(yè)檔案進(jìn)行鑒定，確保檔案的保存價(jià)值，剔除失去保存價(jià)值的檔案。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容重要程度、利用頻率等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估。2.對(duì)于超過(guò)保管期限且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（四）銷毀程序