PAGE廣東檔案收集保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)廣東地區(qū)檔案的收集與保管工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于廣東地區(qū)公司/組織內(nèi)各部門、各分支機(jī)構(gòu)及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管等過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：全面收集各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無(wú)缺，涵蓋公司/組織運(yùn)營(yíng)管理的各個(gè)方面。3.系統(tǒng)性原則：對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和排列，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，便于查找和利用。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。二、檔案收集（一）收集范圍1.行政管理類：包括公司/組織的各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理記錄等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類：涵蓋市場(chǎng)營(yíng)銷、銷售合同、采購(gòu)訂單、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)資料、客戶資料等。3.項(xiàng)目管理類：涉及項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目實(shí)施方案、項(xiàng)目進(jìn)度記錄、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。4.技術(shù)研發(fā)類：包含科研項(xiàng)目文檔、技術(shù)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利申請(qǐng)資料、技術(shù)改進(jìn)記錄等。5.企業(yè)文化類：如公司/組織的宣傳資料、文化活動(dòng)記錄、榮譽(yù)證書、員工風(fēng)采展示等。（二）收集要求1.及時(shí)收集：各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時(shí)移交檔案管理部門。對(duì)于重要緊急的文件，應(yīng)在文件辦理完畢后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交。2.全面收集：收集過(guò)程中要保證檔案的完整性，不得遺漏重要文件和相關(guān)資料。對(duì)于同一事項(xiàng)的不同版本、不同載體的文件都應(yīng)收集齊全。3.準(zhǔn)確收集：收集的檔案應(yīng)內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)于不符合要求的文件，應(yīng)及時(shí)與形成部門溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或修正。（三）收集渠道1.內(nèi)部形成：各部門在日常工作中產(chǎn)生的檔案，由部門檔案員按照規(guī)定收集整理后移交公司/組織檔案管理部門。2.外部接收：包括上級(jí)主管部門下發(fā)的文件、與合作伙伴簽訂的合同協(xié)議、客戶反饋的資料等，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)接收，并及時(shí)移交檔案管理部門。3.員工個(gè)人提交：?jiǎn)T工在工作中形成的具有保存價(jià)值的個(gè)人材料，如調(diào)研報(bào)告、技術(shù)成果、工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)等，應(yīng)主動(dòng)提交給所在部門檔案員。三、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將每年的檔案分為不同的類別。2.機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)公司/組織內(nèi)部的機(jī)構(gòu)設(shè)置，將檔案分為各個(gè)部門的類別。3.問(wèn)題分類法：按照檔案所反映的問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行分類，如行政管理、業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)、項(xiàng)目管理等。（二）整理步驟1.裝訂：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損的文件進(jìn)行修復(fù)和裱糊，去除金屬物，按照一定順序進(jìn)行裝訂。2.編頁(yè)號(hào)：在文件的右上角或左上角編寫頁(yè)號(hào)，以便于統(tǒng)計(jì)和查找。3.編目：填寫卷內(nèi)文件目錄，包括序號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)、備注等項(xiàng)目。4.裝盒：將整理好的文件裝入檔案盒，并在盒脊上填寫全宗號(hào)、年度、保管期限、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、起止件號(hào)、盒號(hào)等信息。（三）整理要求1.遵循分類原則：檔案整理應(yīng)嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，保持分類的一致性和系統(tǒng)性。2.保證質(zhì)量：整理過(guò)程中要確保檔案的整齊、美觀，編目準(zhǔn)確無(wú)誤，裝盒規(guī)范有序。3.便于利用：整理后的檔案應(yīng)便于查找、借閱和統(tǒng)計(jì)，提高檔案的利用效率。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房：應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。庫(kù)房溫度應(yīng)控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度應(yīng)保持在[X]%[X]%。2.檔案密集架：庫(kù)房?jī)?nèi)配備檔案密集架，用于存放檔案。密集架應(yīng)排列整齊，編號(hào)清晰，便于檔案的存放和查找。3.輔助設(shè)施：庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)設(shè)置溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品投放裝置、除濕機(jī)、空調(diào)等輔助設(shè)施，確保檔案保管環(huán)境的安全和適宜。（二）保管期限1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)公司/組織有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年等不同期限。對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)根據(jù)其重要程度和實(shí)際需要確定保管期限。（三）保管措施1.實(shí)體保管：檔案應(yīng)按照分類、編號(hào)順序存放于檔案密集架上，不得隨意堆放。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.信息保管：建立檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，存儲(chǔ)電子檔案。加強(qiáng)電子檔案的安全管理，設(shè)置防火墻、加密存儲(chǔ)等措施，防止電子檔案信息泄露。3.標(biāo)識(shí)管理：在檔案盒、密集架等顯著位置標(biāo)注檔案的類別、年度、保管期限、起止件號(hào)等信息，便于快速查找和識(shí)別。4.安全防護(hù)：檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備，配備專人負(fù)責(zé)庫(kù)房安全管理。嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入庫(kù)房，確保檔案實(shí)體安全。五、檔案借閱（一）借閱范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以借閱與其工作相關(guān)的檔案。涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行借閱。（二）借閱流程1.填寫申請(qǐng)表：借閱人需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門審核：檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)表進(jìn)行審核，核實(shí)借閱人的身份和借閱權(quán)限，對(duì)符合要求的申請(qǐng)予以批準(zhǔn)。3.借閱登記：檔案管理部門對(duì)批準(zhǔn)借閱的檔案進(jìn)行登記，記錄借閱人姓名、部門、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息。4.借閱檔案：借閱人憑借閱申請(qǐng)表和有效證件到檔案管理部門領(lǐng)取檔案。檔案管理人員應(yīng)向借閱人當(dāng)面清點(diǎn)檔案數(shù)量，并告知借閱注意事項(xiàng)。5.歸還檔案：借閱人應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（三）借閱要求1.嚴(yán)格遵守借閱期限：借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.保證檔案安全：借閱人不得擅自涂改、抽取、撤換、損壞檔案，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案轉(zhuǎn)借他人。3.履行保密義務(wù)：借閱人應(yīng)對(duì)借閱的檔案內(nèi)容嚴(yán)格保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。涉及公司/組織機(jī)密、商業(yè)秘密的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和使用。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查：對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、保管期限等因素，確定檔案的價(jià)值。2.準(zhǔn)確判斷：依據(jù)檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確判斷檔案是否仍具有保存價(jià)值，對(duì)于失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)予以銷毀。3.慎重決定：檔案鑒定工作應(yīng)慎重進(jìn)行，避免誤判和隨意銷毀檔案。對(duì)于涉及重要?dú)v史事件、重要人物、重要業(yè)務(wù)的檔案，應(yīng)進(jìn)行重點(diǎn)審查。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、財(cái)務(wù)審計(jì)人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.文件內(nèi)容：檔案內(nèi)容是否反映公司/組織的主要職能活動(dòng)，是否具有歷史查考價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值和法律憑證價(jià)值。2.文件來(lái)源：檔案的形成部門、形成時(shí)間、形成背景等因素，判斷檔案的重要性和保存價(jià)值。3.文件時(shí)間：根據(jù)檔案形成的時(shí)間，結(jié)合公司/組織的發(fā)展歷程和業(yè)務(wù)變化，確定檔案的保存期限。4.保管期限：依據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，確定是否需要繼續(xù)保存。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)：檔案鑒定小組對(duì)失去保存價(jià)值的檔案進(jìn)行清點(diǎn)、登記，編制銷毀清冊(cè)，注明檔案的名稱、數(shù)量、年度、保管期限、銷毀原因等信息。2.審批銷毀：銷毀清冊(cè)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.實(shí)施銷毀：檔案銷毀應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)有專人監(jiān)督，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀記錄：對(duì)檔案銷