PAGE核心人員檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司核心人員檔案的管理，確保檔案資料的真實(shí)、完整、安全，充分發(fā)揮檔案在公司人力資源管理中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有核心人員檔案的管理，核心人員包括但不限于公司高層管理人員、關(guān)鍵技術(shù)人員、重要業(yè)務(wù)骨干等。（三）管理原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映核心人員的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集核心人員的各類相關(guān)資料，確保檔案資料的完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格保密核心人員檔案信息，防止信息泄露。4.動(dòng)態(tài)管理原則：根據(jù)核心人員的發(fā)展變化，及時(shí)更新檔案內(nèi)容。二、檔案內(nèi)容（一）個(gè)人基本信息1.姓名、性別、出生日期、民族、籍貫2.身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式（包括手機(jī)號(hào)碼、電子郵箱等）3.婚姻狀況、家庭住址（二）教育背景1.學(xué)歷層次（小學(xué)、初中、高中、中專、大專、本科、碩士、博士等）2.畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)3.入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間（三）工作經(jīng)歷1.以往工作單位名稱、職位2.入職時(shí)間、離職時(shí)間3.工作職責(zé)、工作業(yè)績(jī)（四）專業(yè)技能與證書(shū)1.專業(yè)技能描述（如編程語(yǔ)言、設(shè)計(jì)軟件、項(xiàng)目管理工具等）2.相關(guān)職業(yè)資格證書(shū)、專業(yè)技術(shù)職稱證書(shū)（五）培訓(xùn)經(jīng)歷1.參加過(guò)的內(nèi)部培訓(xùn)課程名稱、時(shí)間2.外部培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)機(jī)構(gòu)、時(shí)間（六）業(yè)績(jī)與成果1.參與的重要項(xiàng)目名稱、擔(dān)任角色2.項(xiàng)目成果（如產(chǎn)品研發(fā)成果、業(yè)務(wù)拓展成果等）3.獲得的公司內(nèi)部獎(jiǎng)勵(lì)、外部榮譽(yù)（七）薪酬福利記錄1.歷年薪酬水平、薪資結(jié)構(gòu)2.享受的福利項(xiàng)目（如保險(xiǎn)、假期、補(bǔ)貼等）（八）考核評(píng)價(jià)1.年度績(jī)效考核結(jié)果2.上級(jí)評(píng)價(jià)、同事評(píng)價(jià)、自我評(píng)價(jià)（九）職業(yè)發(fā)展規(guī)劃1.個(gè)人職業(yè)目標(biāo)、發(fā)展方向2.公司為其制定的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃建議（十）其他重要信息1.個(gè)人重大事件記錄（如獲獎(jiǎng)、處分等）2.其他與公司相關(guān)的重要信息三、檔案建立與收集（一）檔案建立流程1.核心人員入職時(shí)，人力資源部門(mén)發(fā)放《核心人員檔案信息登記表》2.核心人員應(yīng)如實(shí)填寫(xiě)登記表內(nèi)容，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)提交給人力資源部門(mén)。3.人力資源部門(mén)對(duì)提交的信息進(jìn)行初步審核，如有疑問(wèn)及時(shí)與核心人員溝通核實(shí)4.審核通過(guò)后，為核心人員建立個(gè)人檔案，并將相關(guān)資料整理歸檔（二）資料收集渠道1.核心人員主動(dòng)提交：核心人員按照要求提交各類相關(guān)資料。2.部門(mén)協(xié)助提供：核心人員所在部門(mén)協(xié)助收集其工作業(yè)績(jī)、考核評(píng)價(jià)等資料。3.外部機(jī)構(gòu)獲?。和ㄟ^(guò)學(xué)歷認(rèn)證機(jī)構(gòu)、職業(yè)資格鑒定機(jī)構(gòu)等獲取學(xué)歷證書(shū)、資格證書(shū)等相關(guān)資料。四、檔案整理與分類（一）整理要求1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類整理，確保資料的整齊、有序2.去除重復(fù)、無(wú)效的資料，保證檔案內(nèi)容的精煉3.對(duì)資料進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理（二）分類方法1.按照檔案內(nèi)容的類別分為個(gè)人基本信息類、教育背景類、工作經(jīng)歷類等2.每類再細(xì)分若干小類，如工作經(jīng)歷類可分為以往工作單位、職位、入職離職時(shí)間等小類五、檔案保管與存儲(chǔ)（一）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行保管2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門(mén)的檔案柜中，確保檔案的安全存放3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在公司的服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.檔案柜應(yīng)放置在干燥、通風(fēng)、防火、防盜的房間內(nèi)2.服務(wù)器存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)具備穩(wěn)定的電力供應(yīng)、良好的散熱條件和安全的網(wǎng)絡(luò)防護(hù)（三）檔案借閱與歸還1.因工作需要借閱檔案的，需填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱原因、借閱時(shí)間等2.經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱檔案3.借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改損壞，按時(shí)歸還檔案（四）檔案查閱與使用1.公司內(nèi)部人員查閱檔案需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人同意，并在指定地點(diǎn)查閱2.查閱檔案時(shí)應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容3.如需復(fù)印檔案資料，需經(jīng)檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并登記復(fù)印內(nèi)容六、檔案更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門(mén)每年定期對(duì)核心人員檔案進(jìn)行更新2.核心人員應(yīng)及時(shí)向人力資源部門(mén)提交個(gè)人信息變更、工作業(yè)績(jī)變化等資料（二）動(dòng)態(tài)維護(hù)1.根據(jù)核心人員的崗位變動(dòng)、職業(yè)發(fā)展等情況，及時(shí)調(diào)整檔案內(nèi)容2.對(duì)檔案中的錯(cuò)誤信息、過(guò)時(shí)信息進(jìn)行修正和更新七、檔案安全與保密（一）安全措施1.加強(qiáng)檔案保管場(chǎng)所的安全防范，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的安全無(wú)損（二）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案信息2.未經(jīng)核心人員同意，不得向任何單位或個(gè)人提供檔案內(nèi)容3.在檔案管理工作中，涉及檔案信息的操作應(yīng)在規(guī)定的權(quán)限范圍內(nèi)進(jìn)行八、檔案銷毀（一）銷毀條件1.核心人員離職且檔案保存期限已滿2.檔案內(nèi)容已失去保存價(jià)值（二）銷毀流程1.由檔案管理部門(mén)提出檔案銷毀申請(qǐng)，注明銷毀原因、檔案清單等2.經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，組織實(shí)施檔案銷毀工作3.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M(jìn)行，確保檔案信息無(wú)