PAGE化工協(xié)會(huì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)化工協(xié)會(huì)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，充分發(fā)揮檔案在協(xié)會(huì)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于化工協(xié)會(huì)機(jī)關(guān)各部門(mén)、各分支機(jī)構(gòu)及全體工作人員形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則協(xié)會(huì)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合辦公室負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。3.完整性原則全面收集協(xié)會(huì)在工作活動(dòng)中形成的各種門(mén)類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整，不遺漏重要文件和信息。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和協(xié)會(huì)敏感信息的檔案，采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合辦公室綜合辦公室是協(xié)會(huì)檔案管理的職能部門(mén)，負(fù)責(zé)檔案管理工作的組織、協(xié)調(diào)和實(shí)施，其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善協(xié)會(huì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管協(xié)會(huì)各部門(mén)和分支機(jī)構(gòu)形成的各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等工作，建立健全檔案檢索體系。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。4.負(fù)責(zé)檔案的統(tǒng)計(jì)工作，及時(shí)準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息，并向上級(jí)主管部門(mén)和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。5.做好檔案的安全保護(hù)工作，采取防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等措施，確保檔案的安全與完整。6.積極開(kāi)展檔案的開(kāi)發(fā)利用工作，為協(xié)會(huì)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，編制檔案參考資料，滿足協(xié)會(huì)工作人員和社會(huì)各界對(duì)檔案利用的需求。7.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高協(xié)會(huì)工作人員的檔案意識(shí)和業(yè)務(wù)水平，增強(qiáng)檔案管理工作的社會(huì)影響力。（二）各部門(mén)及分支機(jī)構(gòu)職責(zé)1.各部門(mén)及分支機(jī)構(gòu)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行分類整理，定期移交綜合辦公室統(tǒng)一保管。3.積極配合綜合辦公室做好檔案的鑒定、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，提供檔案利用所需的相關(guān)信息和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.協(xié)會(huì)召開(kāi)的各種會(huì)議文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要、記錄等。2.協(xié)會(huì)制定的各類規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件材料。3.協(xié)會(huì)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的文件材料，如調(diào)研報(bào)告、項(xiàng)目申報(bào)書(shū)、合同協(xié)議、技術(shù)資料、宣傳資料等。4.協(xié)會(huì)與上級(jí)主管部門(mén)、政府部門(mén)、其他社會(huì)組織及企業(yè)的往來(lái)文件，包括請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件等。5.協(xié)會(huì)工作人員形成的個(gè)人業(yè)務(wù)檔案，如工作簡(jiǎn)歷、培訓(xùn)記錄、考核材料、獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、科研成果等。6.協(xié)會(huì)獲得的各類榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案。7.協(xié)會(huì)組織開(kāi)展的各類活動(dòng)的照片、音像資料等聲像檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)及分支機(jī)構(gòu)應(yīng)在工作活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)將形成的文件材料收集齊全，整理規(guī)范，定期移交綜合辦公室。2.收集的文件材料應(yīng)保持其真實(shí)性、完整性和原始性，嚴(yán)禁對(duì)文件材料進(jìn)行涂改、偽造、損毀等行為。3.對(duì)于重要文件和具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料，應(yīng)一式兩份或多份，分別保存于不同的載體上，以確保檔案的安全。（三）整理方法1.檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。2.檔案整理采用年度機(jī)構(gòu)問(wèn)題分類法，按照年度將檔案分為不同的類別，再按照機(jī)構(gòu)或部門(mén)進(jìn)行細(xì)分，最后按照問(wèn)題或事項(xiàng)進(jìn)行排列。3.對(duì)每份文件材料進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)文件目錄，編制檔案檢索工具，如全宗指南、分類目錄、專題目錄、文號(hào)索引等，方便檔案的查找和利用。4.聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容進(jìn)行分類整理，編制詳細(xì)的目錄，并注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息，同時(shí)將聲像資料刻錄成光盤(pán)或存儲(chǔ)在電子設(shè)備上，進(jìn)行備份保存。5.實(shí)物檔案應(yīng)進(jìn)行登記造冊(cè)，詳細(xì)記錄實(shí)物的名稱、來(lái)源、日期、規(guī)格、數(shù)量等信息，并拍照留存，實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管，確保其安全和完整。四、檔案的保管（一）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案凡是反映協(xié)會(huì)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)協(xié)會(huì)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，列為永久保管。主要包括：協(xié)會(huì)制定的重要規(guī)章制度、規(guī)范性文件。協(xié)會(huì)年度工作計(jì)劃、總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等綜合性文件。協(xié)會(huì)開(kāi)展重大業(yè)務(wù)活動(dòng)、重點(diǎn)項(xiàng)目的文件材料。協(xié)會(huì)與上級(jí)主管部門(mén)、政府部門(mén)的重要往來(lái)文件。協(xié)會(huì)工作人員的任免、獎(jiǎng)懲等重要文件。協(xié)會(huì)獲得的國(guó)家級(jí)榮譽(yù)證書(shū)、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案凡是反映協(xié)會(huì)一般職能活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為長(zhǎng)期保管。保管期限為16年至50年。主要包括：協(xié)會(huì)制定的一般性規(guī)章制度、業(yè)務(wù)文件。協(xié)會(huì)年度工作中形成的一般性文件材料。協(xié)會(huì)開(kāi)展一般性業(yè)務(wù)活動(dòng)、項(xiàng)目的文件材料。協(xié)會(huì)與其他社會(huì)組織及企業(yè)的一般性往來(lái)文件。協(xié)會(huì)工作人員的一般考核材料、培訓(xùn)記錄等。3.短期保管的檔案凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)協(xié)會(huì)工作有查考利用價(jià)值的檔案，列為短期保管。保管期限為15年以下。主要包括：協(xié)會(huì)臨時(shí)性工作形成的文件材料。協(xié)會(huì)一般性事務(wù)的文件材料。協(xié)會(huì)工作人員的一般性工作文件。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案設(shè)立專門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類存放。檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)要求。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。電子檔案應(yīng)按照紙質(zhì)檔案的分類方法進(jìn)行分類整理，存儲(chǔ)在服務(wù)器或磁盤(pán)陣列等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。3.聲像檔案聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進(jìn)行分類保管。照片檔案應(yīng)沖洗成照片，裝裱后放入相冊(cè)或照片檔案盒中保存；錄像帶、錄音帶等音像檔案應(yīng)存放在專門(mén)的音像檔案柜中，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止音像資料損壞。（三）檔案保管要求1.建立健全檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)，定期對(duì)檔案進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，確保檔案的數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行安全管理，安裝防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠等設(shè)施設(shè)備，配備必要的消防器材和安全報(bào)警裝置，確保檔案庫(kù)房的安全。3.加強(qiáng)對(duì)電子檔案的安全管理，設(shè)置防火墻、防病毒軟件等安全防護(hù)措施，防止電子檔案被非法篡改、刪除或丟失。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并異地存放。4.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際情況，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，銷毀檔案時(shí)應(yīng)進(jìn)行登記，并由專人監(jiān)銷確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地分析、準(zhǔn)確判定價(jià)值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括檔案管理人員、各部門(mén)負(fù)責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等因素，綜合判斷檔案的價(jià)值。2.分析檔案的形成背景和歷史意義了解檔案形成的時(shí)代背景、協(xié)會(huì)的工作重點(diǎn)和發(fā)展歷程，分析檔案對(duì)協(xié)會(huì)工作和歷史研究的作用和價(jià)值。3.參考檔案的利用情況統(tǒng)計(jì)檔案的查閱次數(shù)、利用效果等信息，了解檔案的實(shí)際利用價(jià)值，為鑒定工作提供參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.經(jīng)過(guò)鑒定，確需銷毀的檔案，由檔案管理人員填寫(xiě)《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、文號(hào)、日期、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)審核簽字后，報(bào)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理人員和指定的監(jiān)銷人員共同到指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。銷毀過(guò)程中，應(yīng)確保檔案銷毀徹底，無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清冊(cè)》存檔保存，以備查考。六、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，充分發(fā)揮檔案的作用，為協(xié)會(huì)工作和社會(huì)各界提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。（二）利用范圍1.協(xié)會(huì)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.上級(jí)主管部門(mén)、政府部門(mén)及其他社會(huì)組織因工作需要查閱協(xié)會(huì)相關(guān)檔案。3.司法機(jī)關(guān)、紀(jì)檢監(jiān)察部門(mén)因辦案需要查閱協(xié)會(huì)相關(guān)檔案。4.其他符合法律法規(guī)規(guī)定的單位和個(gè)人因特殊需要查閱協(xié)會(huì)檔案。（三）利用方式1.查閱協(xié)會(huì)工作人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合辦公室查閱檔案。查閱檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改檔案、抽取檔案材料或轉(zhuǎn)借他人查閱。2.借閱外單位人員因工作需要借閱協(xié)會(huì)檔案，應(yīng)提前向協(xié)會(huì)綜合辦公室提交書(shū)面申請(qǐng)，說(shuō)明借閱檔案的目的、內(nèi)容、期限等信息，并經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱檔案時(shí)，借閱人員應(yīng)填寫(xiě)《檔案借閱登記表》，辦理借閱手續(xù)，檔案管理人員應(yīng)向借閱人員詳細(xì)介紹檔案的保管要求和注意事項(xiàng)。借閱期限一般不得超過(guò)15個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容，不得擅自將檔案帶出協(xié)會(huì)辦公區(qū)域，如需帶出，應(yīng)經(jīng)協(xié)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并采取必要的安全保護(hù)措施。借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并追究借閱人員的責(zé)任。（四）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括查閱（借閱）日期、查閱（借閱）人員姓名、所在單位、查閱（借閱）內(nèi)容、查閱（借閱）期限等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對(duì)協(xié)會(huì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化處理，將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)換為電子數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)在電子檔案管理系統(tǒng)中。數(shù)字化處理應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準(zhǔn)確性和完整性，圖像清晰、文字可讀。2.電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開(kāi)發(fā)或選用適合協(xié)會(huì)檔案管理需求的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的分類管理、檢索查詢、借閱審批、統(tǒng)計(jì)分析等功能。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備良好的安全性、穩(wěn)定性和易用性，能夠與協(xié)會(huì)現(xiàn)有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等進(jìn)行有效集成，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。3.檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)檔案的基本信息、內(nèi)容信息等進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理。檔案數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)定期進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)的安全可靠。同時(shí)，應(yīng)建立數(shù)據(jù)更新機(jī)制，及時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證檔案數(shù)據(jù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。（三）信息化管理要求1.加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對(duì)不同用戶的操作權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止未經(jīng)授權(quán)的人員訪問(wèn)和修改檔案數(shù)據(jù)。2.定期對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)