PAGE人事檔案保密制度范本一、總則（一）目的為了規(guī)范公司人事檔案的管理，確保人事檔案信息的安全與保密，維護公司和員工的合法權(quán)益，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工以及因工作需要接觸人事檔案的外部人員，包括但不限于合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保人事檔案管理活動合法合規(guī)。2.保密至上原則：將人事檔案信息的保密工作置于首位，采取有效措施防止信息泄露。3.最小化接觸原則：嚴(yán)格限制人員對人事檔案的接觸范圍，僅允許經(jīng)過授權(quán)的人員在必要的情況下接觸相關(guān)檔案。4.責(zé)任追究原則：對違反人事檔案保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。二、人事檔案的范圍與分類（一）檔案范圍1.員工個人基本信息檔案，包括但不限于姓名、性別、出生日期、身份證號碼、學(xué)歷、學(xué)位、專業(yè)、畢業(yè)院校、入職時間、勞動合同期限等。2.員工工作經(jīng)歷檔案，涵蓋工作單位、職位、工作時間、工作職責(zé)、工作業(yè)績等。3.員工薪酬福利檔案，包含工資待遇、獎金、津貼、補貼、社會保險、住房公積金等信息。4.員工培訓(xùn)與發(fā)展檔案，記錄培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)成績、職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等。5.員工考核與獎懲檔案，涉及績效考核結(jié)果、獎懲記錄等。6.員工勞動合同檔案，包括勞動合同文本、續(xù)簽記錄、解除或終止勞動合同相關(guān)材料等。7.員工人事變動檔案，如晉升、降職、調(diào)崗、離職等相關(guān)手續(xù)文件。8.其他與員工人事相關(guān)的重要文件和資料。（二）檔案分類1.在職員工檔案：按照員工所在部門、職位等進(jìn)行分類管理，便于日常查詢和使用。2.離職員工檔案：集中存放離職員工的檔案資料，保存一定期限后按照規(guī)定進(jìn)行處理。3.特殊檔案：對于涉及公司機密信息、高級管理人員等特殊情況的人事檔案，進(jìn)行單獨分類和加密管理。三、人事檔案的管理與保管（一）管理職責(zé)1.人力資源部門負(fù)責(zé)制定和完善人事檔案管理制度，并組織實施。負(fù)責(zé)員工人事檔案的收集、整理、歸檔、保管和查閱等日常管理工作。定期對人事檔案進(jìn)行清查和核對，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。對違反人事檔案保密制度的行為進(jìn)行調(diào)查和處理。2.檔案管理人員嚴(yán)格遵守人事檔案保密制度，負(fù)責(zé)具體的檔案管理操作。做好檔案的分類、編號、裝訂、存儲等工作，確保檔案存放有序、易于查找。對檔案的查閱、借閱等情況進(jìn)行詳細(xì)登記，及時跟蹤檔案的流向。定期對檔案保管環(huán)境進(jìn)行檢查，確保檔案安全。3.各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)本部門員工人事檔案材料的及時收集和移交，確保檔案資料的完整性。督促本部門員工遵守人事檔案保密制度，不得擅自查閱、復(fù)印或傳播員工檔案信息。在涉及員工人事變動等情況時，及時與人力資源部門溝通協(xié)調(diào)，確保檔案信息的更新準(zhǔn)確。（二）保管要求1.檔案存放地點：設(shè)立專門的人事檔案保管室，確保保管室安全、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案存儲方式：采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行存儲。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類裝訂成冊，按照編號順序存放；電子檔案應(yīng)進(jìn)行加密存儲，并定期備份，存儲介質(zhì)應(yīng)妥善保管。3.檔案保管期限：根據(jù)國家法律法規(guī)和公司實際情況，確定不同類型人事檔案的保管期限。一般情況下，在職員工檔案長期保管；離職員工檔案自離職之日起保存[X]年，重要崗位或涉及敏感信息的離職員工檔案保存期限適當(dāng)延長。四、人事檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱人力資源部門工作人員因工作需要可查閱人事檔案，但應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱范圍和審批程序。各部門負(fù)責(zé)人在涉及本部門員工人事管理相關(guān)事宜時，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后可查閱本部門員工檔案。公司高層管理人員因工作需要可查閱相關(guān)人事檔案，但需提前向人力資源部門提出申請，經(jīng)審批后方可查閱。2.外部查閱司法機關(guān)、行政機關(guān)等因工作需要依法查閱公司人事檔案時，應(yīng)出具相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司法定代表人或授權(quán)代表批準(zhǔn)。合作伙伴、供應(yīng)商、客戶等因合作需要查閱人事檔案時，必須事先征得公司書面同意，并簽訂保密協(xié)議，明確查閱范圍和保密責(zé)任。查閱申請應(yīng)詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等，經(jīng)公司相關(guān)部門審核和高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行。（二）查閱程序1.填寫申請表：查閱人事檔案前，查閱人員應(yīng)填寫《人事檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息。2.審批流程內(nèi)部查閱申請由查閱人員所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交人力資源部門負(fù)責(zé)人審批。外部查閱申請需經(jīng)公司相關(guān)部門審核，如涉及法律事務(wù)由法務(wù)部門審核，涉及業(yè)務(wù)合作由業(yè)務(wù)部門審核，審核通過后報公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱登記：檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請表，對查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)登記，并陪同查閱人員在檔案保管室進(jìn)行查閱。查閱過程中，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。4.查閱歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對無誤后在查閱登記表上注明歸還時間。（三）借閱權(quán)限與程序1.借閱權(quán)限原則上不允許借閱人事檔案，特殊情況確需借閱的，必須經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱程序借閱人員填寫《人事檔案借閱申請表》，注明借閱原因、借閱內(nèi)容、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交人力資源部門負(fù)責(zé)人審核。人力資源部門負(fù)責(zé)人審核通過后，報公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理人員根據(jù)批準(zhǔn)的申請表，辦理檔案借閱手續(xù)，將檔案借給借閱人員，并要求借閱人員在借閱登記表上簽字確認(rèn)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理人員檢查檔案無損壞、遺失等情況后，辦理歸還手續(xù)。五、人事檔案信息的保密措施（一）人員保密培訓(xùn)1.定期組織公司員工參加人事檔案保密培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容包括保密法律法規(guī)、公司人事檔案保密制度、保密意識和技能等。2.新員工入職時，應(yīng)進(jìn)行人事檔案保密知識的專項培訓(xùn)，使其了解公司保密制度和相關(guān)要求。3.對涉及人事檔案管理的工作人員，應(yīng)進(jìn)行重點培訓(xùn)，提高其保密意識和業(yè)務(wù)水平，確保其能夠熟練掌握保密操作流程。（二）信息加密與安全防護1.對電子人事檔案進(jìn)行加密存儲，設(shè)置不同級別的訪問密碼，根據(jù)人員的權(quán)限進(jìn)行授權(quán)訪問。2.加強對檔案保管室的安全防護，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，限制無關(guān)人員進(jìn)入。3.對檔案管理人員的辦公電腦等設(shè)備進(jìn)行安全管理，設(shè)置開機密碼、定期更新殺毒軟件等，防止信息被竊取或篡改。（三）文件傳遞與存儲安全1.涉及人事檔案信息的文件傳遞應(yīng)采用安全可靠的方式，如加密電子郵件、專人送達(dá)等，確保信息在傳遞過程中的安全。2.禁止通過互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸敏感的人事檔案信息。3.對存儲人事檔案信息的介質(zhì)進(jìn)行定期檢查和維護，防止介質(zhì)損壞導(dǎo)致信息丟失。（四）保密協(xié)議與責(zé)任追究1.與因工作需要接觸人事檔案的外部人員簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責(zé)任和義務(wù)，約定違約責(zé)任和賠償方式。2.對違反人事檔案保密制度的行為，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等處理；給公司或員工造成損失的，依法追究其法律責(zé)任。3.建立保密違規(guī)行為舉報機制，鼓勵員工對違反保密制度的行為進(jìn)行舉報，對舉報屬實的給予獎勵。六、人事檔案的信息化管理（一）信息化系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的人事檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人事檔案的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計分析等功能。2.確保信息化管理系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性，采用先進(jìn)的技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)加密、備份和恢復(fù)，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。3.對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行定期維護和更新，優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高工作效率。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護1.檔案管理人員應(yīng)按照規(guī)范的格式和要求，及時將人事檔案信息錄入信息化管理系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.對人事檔案信息的變更情況，如員工崗位變動、薪酬調(diào)整、學(xué)歷更新等，應(yīng)及時在信息化管理系統(tǒng)中進(jìn)行更新維護，保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實際情況一致。3.定期對信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在安全的介質(zhì)上，并異地存放，防止因自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。（三）信息安全管理1.嚴(yán)格控制信息化管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限，根據(jù)人員的工作職責(zé)和崗位需求，設(shè)置不同的訪問級別，確保只有授權(quán)人員能夠訪問相關(guān)信息。2.加強對信息化管理系統(tǒng)的安全審計，記錄和監(jiān)控用戶的操作行為，及時發(fā)現(xiàn)和處理異常情況。3.定期對信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行安全評估和漏洞掃描，及時修