PAGE防汛檔案搶險(xiǎn)救災(zāi)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司防汛檔案管理，規(guī)范搶險(xiǎn)救災(zāi)工作流程，提高應(yīng)對(duì)防汛突發(fā)事件的能力，保障公司人員生命財(cái)產(chǎn)安全和生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的正常進(jìn)行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司在防汛期間涉及搶險(xiǎn)救災(zāi)工作的檔案管理，包括但不限于防汛應(yīng)急預(yù)案制定、物資儲(chǔ)備與調(diào)配、人員搶險(xiǎn)救援行動(dòng)、受災(zāi)情況記錄等相關(guān)活動(dòng)所形成的各類文件、資料、記錄等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵循國家及地方有關(guān)防汛救災(zāi)的法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保公司防汛檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)完整原則如實(shí)記錄防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)工作的全過程，保證檔案資料的真實(shí)性和完整性，不得偽造、篡改或遺漏重要信息。3.及時(shí)有效原則及時(shí)收集、整理、歸檔防汛檔案資料，確保在需要時(shí)能夠快速提供準(zhǔn)確有效的信息，為決策和后續(xù)工作提供有力支持。4.安全保密原則妥善保管防汛檔案，確保檔案信息的安全，防止泄露、丟失或損壞。同時(shí)，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，對(duì)涉及公司機(jī)密和敏感信息的檔案進(jìn)行妥善處理。二、防汛檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善防汛檔案管理制度，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開展防汛檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作，確保檔案資料的齊全、完整和規(guī)范。3.定期對(duì)防汛檔案進(jìn)行檢查和評(píng)估，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并采取措施加以解決，確保檔案質(zhì)量。4.負(fù)責(zé)防汛檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)和維護(hù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和便捷查詢利用。5.對(duì)涉及防汛檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，提高其檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。（二）各部門職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門在防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)工作中形成的各類檔案資料的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理部門。2.按照檔案管理部門的要求，做好本部門防汛檔案的日常管理工作，確保檔案資料的安全和完整。3.在防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)過程中，積極配合檔案管理部門的工作，提供必要的信息和資料支持，共同完成防汛檔案管理任務(wù)。（三）搶險(xiǎn)救災(zāi)工作小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和實(shí)施防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)應(yīng)急預(yù)案，組織開展搶險(xiǎn)救援行動(dòng)。2.及時(shí)收集、整理搶險(xiǎn)救災(zāi)過程中的各類信息和資料，包括現(xiàn)場照片、視頻、救援記錄、物資使用情況等，并指定專人負(fù)責(zé)向檔案管理部門移交。3.對(duì)搶險(xiǎn)救災(zāi)工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，形成書面報(bào)告提交檔案管理部門存檔。三、防汛檔案的收集與整理（一）收集范圍1.防汛應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)修訂文件，包括總體預(yù)案、專項(xiàng)預(yù)案、部門預(yù)案等。2.防汛物資儲(chǔ)備清單、采購合同、出入庫記錄、調(diào)配使用記錄等。3.防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)人員名單、聯(lián)系方式、培訓(xùn)記錄、出勤情況等。4.搶險(xiǎn)救災(zāi)過程中的各類文件、通知、指令、報(bào)告等，如上級(jí)部門的指示、公司內(nèi)部的工作安排、現(xiàn)場指揮下達(dá)的任務(wù)等。5.受災(zāi)區(qū)域的地圖、照片、視頻資料，記錄受災(zāi)情況、損失評(píng)估等信息。6.搶險(xiǎn)救災(zāi)設(shè)備、設(shè)施的維護(hù)保養(yǎng)記錄、故障維修記錄、使用情況記錄等。7.與外部單位（如政府部門、救援隊(duì)伍、供應(yīng)商等）的溝通協(xié)調(diào)記錄，包括會(huì)議紀(jì)要、函件、協(xié)議等。8.防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)工作的總結(jié)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)分析等。（二）收集要求1.各部門和搶險(xiǎn)救災(zāi)工作小組應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)防汛檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.在防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)工作開始前，應(yīng)提前準(zhǔn)備好檔案收集所需的工具和設(shè)備，如相機(jī)、攝像機(jī)、筆記本等，以便及時(shí)記錄相關(guān)信息。3.對(duì)于重要的文件、資料和記錄，應(yīng)采取多種方式進(jìn)行備份，如紙質(zhì)備份、電子備份等，防止因意外情況導(dǎo)致信息丟失。4.收集的檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞或丟失。如有特殊情況需要進(jìn)行修改或補(bǔ)充，應(yīng)注明修改原因和時(shí)間，并由相關(guān)責(zé)任人簽字確認(rèn)。（三）整理方法1.按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，形成清晰的檔案目錄。2.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編制唯一的檔案標(biāo)識(shí)，便于查詢和管理。3.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，確保檔案的整齊、牢固。對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名，并存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上。4.建立檔案索引，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、名稱、內(nèi)容摘要、存放位置等信息，方便快速查找和利用。四、防汛檔案的歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門和搶險(xiǎn)救災(zāi)工作小組在完成檔案資料的收集和整理后，應(yīng)及時(shí)將檔案移交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.審核通過的檔案按照分類目錄進(jìn)行歸檔，存入專門的檔案庫房或電子檔案管理系統(tǒng)。4.建立檔案歸檔臺(tái)賬，記錄檔案的歸檔日期、編號(hào)、名稱、移交部門等信息，以便跟蹤和查詢。（二）保管期限1.防汛應(yīng)急預(yù)案及相關(guān)修訂文件、防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)工作的總結(jié)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告等重要檔案應(yīng)長期保存。2.防汛物資儲(chǔ)備清單、采購合同、出入庫記錄、調(diào)配使用記錄等與物資管理相關(guān)的檔案，保管期限為[X]年。3.搶險(xiǎn)救災(zāi)過程中的各類文件、通知、指令、報(bào)告等臨時(shí)性檔案，保管期限為[X]年。4.受災(zāi)區(qū)域的地圖、照片、視頻資料等記錄受災(zāi)情況的檔案，根據(jù)實(shí)際需要確定保管期限，一般不少于[X]年。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全保存。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放，排列整齊，并定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，防止檔案發(fā)霉、蟲蛀、丟失等情況發(fā)生。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止因存儲(chǔ)設(shè)備故障或其他原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要做好電子檔案的安全防護(hù)工作，設(shè)置訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)泄露。4.建立檔案保管環(huán)境監(jiān)測制度，定期對(duì)檔案庫房的溫度、濕度、空氣質(zhì)量等進(jìn)行監(jiān)測和記錄，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施進(jìn)行處理。五、防汛檔案的利用與查閱（一）利用范圍1.為公司制定防汛應(yīng)急預(yù)案、完善防汛措施提供參考依據(jù)。2.在防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)過程中，為現(xiàn)場指揮決策提供信息支持，幫助及時(shí)了解受災(zāi)情況、物資儲(chǔ)備和人員調(diào)配等情況。3.對(duì)防汛搶險(xiǎn)救災(zāi)工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，分析經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為今后的工作改進(jìn)提供參考。4.滿足政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)等外部單位對(duì)公司防汛工作的檢查和監(jiān)督要求。（二）查閱流程1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱防汛檔案的，應(yīng)填寫《防汛檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱及編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，符合查閱條件的，安排專人負(fù)責(zé)提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及編號(hào)、查閱目的等信息。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應(yīng)對(duì)檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完好無損。（三）借閱管理1.因特殊原因需要借閱防汛檔案的，除填寫《防汛檔案查閱申請(qǐng)表》外，還應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并簽訂《防汛檔案借閱協(xié)議》。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失或轉(zhuǎn)借他人。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時(shí)與借閱人員溝通解決。六、防汛檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，定期對(duì)防汛檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、審慎嚴(yán)謹(jǐn)?shù)脑瓌t，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織成立防汛檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門相關(guān)人員和檔案管理人員。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)防汛檔案進(jìn)行定期鑒定，并提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.查閱檔案目錄和索引，了解檔案的基本情況和利用情況。2.對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行審查，評(píng)估其對(duì)公司防汛工作的參考價(jià)值和歷史意義。3.參考檔案的保管期限，判斷是否已達(dá)到銷毀條件。4.征求相關(guān)部門和人員的意見，綜合考慮各方面因素，確定檔案的存毀。（四）銷毀流程1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的防汛檔案，由檔案管理部門編制《防汛檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《防汛檔案銷毀清單》經(jīng)鑒定工作小組組長審核簽字后，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門按照批準(zhǔn)的銷毀清單，組織實(shí)施檔案銷毀工作。銷毀方式