PAGE殘聯(lián)檔案工作規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強殘聯(lián)檔案工作的規(guī)范化、科學化管理，有效保護和利用檔案資源，更好地為殘聯(lián)各項工作服務，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合殘聯(lián)工作實際，制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于殘聯(lián)機關(guān)各部門、直屬事業(yè)單位以及下屬各分支機構(gòu)在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則殘聯(lián)檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導，由綜合檔案管理部門歸口管理全殘聯(lián)的檔案，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全。2.真實性原則檔案應如實反映殘聯(lián)各項工作的歷史過程和實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集、整理殘聯(lián)工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、工作秘密和個人隱私的檔案，采取有效保密措施，防止檔案信息泄露。5.服務利用原則充分開發(fā)檔案信息資源，為殘聯(lián)的決策、業(yè)務工作、社會服務以及歷史研究等提供及時、有效的檔案利用服務。二、檔案管理機構(gòu)及職責（一）檔案管理部門殘聯(lián)設立綜合檔案管理部門，負責全殘聯(lián)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、業(yè)務指導和監(jiān)督檢查。其主要職責包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善殘聯(lián)檔案工作規(guī)章制度，并組織實施。2.負責制定殘聯(lián)檔案工作發(fā)展規(guī)劃和年度工作計劃，明確檔案工作目標和任務，并組織落實。3.指導、監(jiān)督各部門和直屬事業(yè)單位的檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作，定期開展檔案工作檢查和評估。4.負責接收、整理、保管殘聯(lián)機關(guān)及直屬事業(yè)單位形成的各類檔案，確保檔案的齊全完整和安全。5.開展檔案信息化建設，推進檔案數(shù)字化管理，建立健全檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理效率和服務水平。6.組織開展檔案編研工作，開發(fā)檔案信息資源，編寫檔案參考資料，為殘聯(lián)工作提供決策依據(jù)和歷史借鑒。7.負責檔案管理人員的業(yè)務培訓和考核，提高檔案管理人員的業(yè)務素質(zhì)和工作能力。8.做好檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)σ咽ケ４鎯r值的檔案進行鑒定和銷毀處理。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負責本部門檔案工作的日常管理。其主要職責包括：1.負責收集、整理本部門在工作中形成的各類文件材料，按照檔案管理要求進行分類、編號、裝訂，定期移交綜合檔案管理部門。2.協(xié)助綜合檔案管理部門開展檔案整理、編目、數(shù)字化等工作，提供必要的檔案信息和資料。3.負責本部門檔案的日常保管和利用，確保檔案的安全和完整，積極為本部門工作提供檔案服務。4.對本部門人員進行檔案工作宣傳和培訓，提高全員檔案意識，督促大家及時將工作中形成的文件材料歸檔。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍殘聯(lián)檔案收集范圍包括以下幾類：1.黨群工作類包括黨組織建設、黨員管理、紀檢監(jiān)察、工會工作、共青團工作等方面形成的文件材料。2.行政管理類包括機關(guān)行政事務管理、人事管理、財務管理、資產(chǎn)管理、后勤保障、安全保衛(wèi)等方面形成的文件材料。3.業(yè)務工作類包括殘疾人康復、教育、就業(yè)、扶貧、社會保障、文化體育、維權(quán)等各項業(yè)務工作中形成的文件材料，如工作計劃、方案、報告、統(tǒng)計報表、項目資料、服務記錄等。4.聲像檔案類包括反映殘聯(lián)重要活動、會議、工作場景等的照片、錄音、錄像等聲像資料。5.電子檔案類包括以電子形式形成的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表、郵件等，如辦公自動化系統(tǒng)產(chǎn)生的文件、業(yè)務系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)報表等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，確保文件材料及時、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應真實、準確、完整，字跡清晰，簽署完備，載體和記錄方式應符合檔案管理要求。3.對具有保存價值的電子文件，應同時收集其元數(shù)據(jù)信息，并按照規(guī)定格式進行存儲。4.聲像檔案應主題明確，圖像清晰，聲音清楚，注明拍攝時間、地點、人物等信息。（三）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（四）整理方法1.分類按照檔案的形成領(lǐng)域和內(nèi)容性質(zhì)，將檔案分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務工作類、聲像檔案類、電子檔案類等一級類目，在一級類目下再根據(jù)具體情況設置二級及以下類目。2.編號對整理好的檔案進行編號，編號應科學、規(guī)范、便于查找和管理。檔案編號一般采用“年度保管期限流水號”的結(jié)構(gòu)，如“2023永久001”。3.編目編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。目錄應準確反映檔案的內(nèi)容和排列順序，便于查閱和檢索。4.裝訂對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，破損的文件應進行修補或復制，保持檔案的整齊美觀。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時間各部門兼職檔案員應在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交綜合檔案管理部門。（二）歸檔要求1.歸檔的檔案應符合整理規(guī)范，分類準確，編號清晰，編目齊全。2.檔案移交時，應填寫檔案移交清單，清單內(nèi)容包括檔案名稱（案卷題名）、年度、保管期限、卷號、件數(shù)、頁數(shù)等，交接雙方應簽字確認。3.電子檔案應與紙質(zhì)檔案同步歸檔，并確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。電子檔案移交時，應將存儲載體及相關(guān)元數(shù)據(jù)信息一并移交，并在檔案管理系統(tǒng)中進行登記。（三）移交手續(xù)綜合檔案管理部門接收檔案時，應認真核對檔案移交清單，對不符合要求的檔案，應及時退回原部門進行補充或整改。檔案移交清單一式兩份，交接雙方各執(zhí)一份，作為檔案交接的憑證。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合檔案管理部門應設置專門的檔案庫房，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應配備必要的設施設備，如空調(diào)、除濕機、溫濕度計、防蟲藥品、消防器材、防盜報警裝置等，并定期進行維護和檢查，保證設施設備正常運行。3.檔案庫房應保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案裝具1.檔案應使用符合標準的檔案柜、檔案盒等裝具進行存放。檔案柜應堅固耐用，排列整齊，便于查找和管理。2.檔案盒應采用無酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，盒面應標明檔案類別、年度、保管期限、起止卷號等信息。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期保管期限一般分為30年、10年。1.永久保管的檔案（1）本殘聯(lián)制定的法規(guī)性文件、重要會議文件、重要請示報告、年度統(tǒng)計報表等。（2）涉及殘疾人權(quán)益保障、重大項目建設、重要業(yè)務活動等具有長遠歷史價值和現(xiàn)實意義的文件材料。（3）有關(guān)本殘聯(lián)機構(gòu)演變、人事任免、資產(chǎn)產(chǎn)權(quán)等方面的重要文件材料。2.定期保管的檔案（1）保管期限為30年的檔案本殘聯(lián)一般性會議文件、業(yè)務工作中形成的重要文件材料、重要項目的階段性文件等，在一定時期內(nèi)仍具有查考利用價值的檔案。（2）保管期限為10年的檔案本殘聯(lián)一般性工作文件、臨時性活動文件、一般性業(yè)務報表等，保存期滿后可根據(jù)實際情況進行鑒定銷毀的檔案。（四）檔案保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查核對，確保檔案的賬實相符。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時查明原因，并采取相應的補救措施。2.對電子檔案應進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的載體上，并異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案庫房應設置專人管理，嚴格限制非檔案管理人員進入。檔案管理人員應嚴格遵守檔案庫房管理制度，不得在庫房內(nèi)吸煙、用火、存放易燃、易爆物品等。4.對超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定程序進行鑒定，經(jīng)批準后進行銷毀處理。銷毀檔案時，應指定專人負責監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字確認。銷毀清冊應永久保存。六、檔案的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)原則檔案利用應嚴格遵守國家法律法規(guī)和殘聯(lián)檔案工作規(guī)章制度，確保檔案利用合法合規(guī)。2.服務優(yōu)先原則以服務殘聯(lián)工作和社會需求為出發(fā)點，積極主動地為利用者提供檔案信息服務。3.安全保密原則在檔案利用過程中，應確保檔案的安全，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。（二）利用范圍1.本殘聯(lián)工作人員因工作需要查閱、借閱檔案的。2.有關(guān)部門、單位因工作需要查閱、借閱與殘聯(lián)工作相關(guān)檔案的。3.涉及殘疾人權(quán)益保障、歷史研究等方面需要查閱、借閱檔案的個人或組織。（三）利用手續(xù)1.本殘聯(lián)工作人員查閱、借閱檔案，應填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、年度、保管期限、卷號等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到綜合檔案管理部門辦理查閱、借閱手續(xù)。2.外單位人員查閱、借閱檔案，應持單位介紹信，注明查閱、借閱的目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)殘聯(lián)綜合檔案管理部門負責人審核同意后，辦理查閱、借閱手續(xù)。查閱、借閱重要檔案的，還需經(jīng)殘聯(lián)分管領(lǐng)導批準。3.查閱、借閱檔案時，檔案管理人員應根據(jù)利用者的需求，提供相應的檔案，并做好查閱、借閱登記。登記內(nèi)容包括查閱、借閱日期、利用者姓名、單位、查閱、借閱檔案名稱、卷號、期限、歸還日期等。4.利用者應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還檔案，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。歸還檔案時，檔案管理人員應認真核對檔案數(shù)量和完整性，確認無誤后辦理歸還手續(xù)。（四）利用方式1.查閱利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，檔案管理人員應提供必要的協(xié)助和指導。查閱檔案時，嚴禁在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.借閱因工作需要確需借閱檔案的，經(jīng)批準后，檔案管理人員應將檔案借給利用者，并辦理借閱手續(xù)。利用者應對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準。七、檔案信息化管理（一）信息化建設目標建立健全殘聯(lián)檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、網(wǎng)絡化、智能化，提高檔案管理效率和服務水平，為殘聯(lián)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對館藏檔案進行全面數(shù)字化處理，包括檔案掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、目錄錄入等，建立數(shù)字化檔案資源庫。2.檔案信息管理系統(tǒng)建設開發(fā)或選用適合殘聯(lián)檔案管理的信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用、統(tǒng)計等業(yè)務流程的信息化管理，實現(xiàn)檔案信息的在線檢索、借閱審批、遠程利用等功能。3.電子檔案管理規(guī)范電子檔案的形成、收集、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)的管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，并異地存放。（三）信息化管理要求1.檔案管理人員應熟練掌握檔案信息化管理系統(tǒng)的操作技能，嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)程進行檔案管理工作。2.加強對檔案信息化設備和網(wǎng)絡的管理，定期進行維護和檢查，確保設備正常運行，網(wǎng)絡安全可靠。3.建立健全檔案信息化安全管理制度，采取數(shù)據(jù)加密、用戶認證、訪問控制、防火墻等安全措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進行升級和優(yōu)化，不斷完善系統(tǒng)功能，提高檔案管理信息化水平。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員以及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（二）鑒定標準根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素進行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價值。對已失去保存價值的檔案，應及時進行銷毀處理。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對