PAGE檔案工作管理六項(xiàng)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案工作管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過(guò)程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容的真實(shí)性和可靠性。在檔案形成過(guò)程中，各部門及員工應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和要求進(jìn)行操作，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則檔案應(yīng)全面、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)工作的歷史過(guò)程和發(fā)展脈絡(luò)，確保檔案資料的完整性。各部門應(yīng)及時(shí)收集、整理本部門工作中形成的各類檔案，不得遺漏重要文件和資料。4.保密性原則對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度進(jìn)行管理，確保檔案信息的安全。未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自查閱、復(fù)制、傳播或泄露檔案內(nèi)容。5.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循便于利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案查詢和利用效率。同時(shí)，應(yīng)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化存儲(chǔ)和網(wǎng)絡(luò)化共享，為公司各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政文件類包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、通知通報(bào)等文件。2.人事檔案類包括員工的個(gè)人簡(jiǎn)歷、入職登記表、勞動(dòng)合同、薪資福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)、獎(jiǎng)懲情況等檔案。3.財(cái)務(wù)檔案類包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料、財(cái)務(wù)預(yù)算與決算等檔案。4.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、物資采購(gòu)檔案、客戶服務(wù)檔案等。具體分類如下：市場(chǎng)營(yíng)銷檔案：包括市場(chǎng)調(diào)研資料、營(yíng)銷策劃方案、銷售合同、客戶信息、廣告宣傳資料等。生產(chǎn)管理檔案：包括生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄、安全生產(chǎn)檔案等。質(zhì)量管理檔案：包括質(zhì)量體系文件、質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量改進(jìn)措施等。技術(shù)研發(fā)檔案：包括研發(fā)項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、技術(shù)方案、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、專利申請(qǐng)文件、技術(shù)成果鑒定材料等。物資采購(gòu)檔案：包括采購(gòu)計(jì)劃與訂單、供應(yīng)商資質(zhì)文件、采購(gòu)合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、物資庫(kù)存記錄等。客戶服務(wù)檔案：包括客戶投訴記錄、服務(wù)反饋信息、客戶滿意度調(diào)查資料等。5.工程建設(shè)檔案類包括工程項(xiàng)目立項(xiàng)文件、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙、施工組織設(shè)計(jì)、工程變更記錄、竣工驗(yàn)收資料等。6.其他檔案類包括公司榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、商標(biāo)注冊(cè)文件、法律訴訟檔案、對(duì)外合作協(xié)議等不屬于上述分類的檔案。（二）檔案編號(hào)1.編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度+類別代碼+流水號(hào)”的形式，具體如下：年度：采用公元紀(jì)年，取四位數(shù)字表示，如“2023”。類別代碼：根據(jù)檔案分類，分別用兩位字母表示各類檔案，具體如下：行政文件類：“XZ”人事檔案類：“RS”財(cái)務(wù)檔案類：“CW”業(yè)務(wù)檔案類：根據(jù)不同業(yè)務(wù)類別，分別用兩位字母表示，如“SC”（生產(chǎn)管理）、“ZL”（質(zhì)量管理）等。工程建設(shè)檔案類：“GC”其他檔案類：“QT”流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)，位數(shù)根據(jù)檔案數(shù)量確定。2.編號(hào)示例例如，2023年形成的第5份行政文件，其編號(hào)為“2023XZ005”；2023年員工張三的人事檔案，編號(hào)為“2023RS[張三身份證號(hào)碼后四位]”。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍各部門應(yīng)按照檔案分類要求，及時(shí)收集本部門在工作中形成的各類文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等具有保存價(jià)值的材料，確保檔案收集的完整性。2.收集時(shí)間定期收集：各部門應(yīng)于每月末或每季度末將本部門當(dāng)月或當(dāng)季度形成的檔案資料進(jìn)行整理，并移交至公司綜合管理部門。不定期收集：對(duì)于公司重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目、突發(fā)事件等形成的檔案資料，相關(guān)部門應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)收集整理，并移交至公司綜合管理部門。3.收集要求齊全完整：收集的檔案資料應(yīng)涵蓋工作的各個(gè)方面，包括文件的正本、副本、草稿、附件等相關(guān)材料，確保檔案內(nèi)容的完整性。真實(shí)準(zhǔn)確：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映工作實(shí)際情況，不得虛假、偽造。對(duì)于涉及數(shù)字、日期、簽名等關(guān)鍵信息的檔案，應(yīng)確保其準(zhǔn)確性。字跡清晰：檔案資料應(yīng)使用耐久性強(qiáng)的書寫材料，如碳素墨水、藍(lán)黑墨水等，確保字跡清晰、工整，易于長(zhǎng)期保存。（二）檔案整理1.整理原則遵循文件形成規(guī)律：按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。便于保管和利用：通過(guò)科學(xué)合理的分類、編號(hào)、編目等方法，使檔案便于查找、借閱和利用，提高檔案管理工作效率。2.整理方法分類：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。裝訂：對(duì)于紙張較多、厚度較大的檔案，應(yīng)進(jìn)行裝訂，使其整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得隨意裁剪或損壞文件內(nèi)容。編頁(yè)號(hào)：對(duì)裝訂后的檔案進(jìn)行編頁(yè)號(hào)，頁(yè)號(hào)應(yīng)編寫在每頁(yè)文件的右上角，以便于統(tǒng)計(jì)和查找。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，確保檔案目錄與檔案內(nèi)容一一對(duì)應(yīng)，便于查閱和管理。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案庫(kù)房公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，用于存放各類檔案。檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.庫(kù)房設(shè)施消防設(shè)施：配備足夠數(shù)量的滅火器、消火栓等消防器材，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其性能良好。防潮設(shè)施：安裝除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，控制庫(kù)房?jī)?nèi)的濕度，防止檔案受潮發(fā)霉。防蟲設(shè)施：在庫(kù)房?jī)?nèi)放置防蟲藥品，如樟腦丸、驅(qū)蟲劑等，防止檔案被蟲蛀。防盜設(shè)施：安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控?cái)z像頭等設(shè)備，加強(qiáng)庫(kù)房的安全防范，防止檔案被盜。防光設(shè)施：采用遮光窗簾、無(wú)紫外線燈具等措施，避免檔案受到陽(yáng)光直射，防止檔案褪色、老化。防塵設(shè)施：庫(kù)房門窗應(yīng)密封良好，配備空氣過(guò)濾器，減少灰塵進(jìn)入庫(kù)房，保持檔案的清潔。（二）保管期限1.永久保管對(duì)于反映公司歷史發(fā)展、重大決策、重要事件等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。具體包括公司成立以來(lái)的重要文件、規(guī)章制度匯編、年度財(cái)務(wù)報(bào)告、長(zhǎng)期投資項(xiàng)目檔案、重大工程建設(shè)項(xiàng)目檔案等。2.定期保管定期保管的檔案期限分為3年、5年、10年、15年、20年等。具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。例如，一般性的行政文件、短期的業(yè)務(wù)合同等可保管3年；涉及員工工資、福利等重要人事檔案可保管15年；重要的財(cái)務(wù)憑證、賬簿等可保管20年。（三）檔案清查1.清查周期公司應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況符合要求。2.清查內(nèi)容檔案數(shù)量：核對(duì)檔案的實(shí)際數(shù)量與檔案目錄記錄是否一致，檢查是否存在檔案丟失、損壞等情況。檔案質(zhì)量：檢查檔案的整理情況，包括分類是否準(zhǔn)確、編號(hào)是否規(guī)范、編目是否完整等；檢查檔案的內(nèi)容是否完整、字跡是否清晰、有無(wú)褪色、霉變等現(xiàn)象。保管狀況：檢查檔案庫(kù)房的設(shè)施設(shè)備是否正常運(yùn)行，檔案存放是否安全有序，有無(wú)受到火災(zāi)、水災(zāi)、蟲害等威脅。3.清查結(jié)果處理對(duì)于清查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整改。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，應(yīng)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行追究；如發(fā)現(xiàn)檔案整理不規(guī)范，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行重新整理；如發(fā)現(xiàn)庫(kù)房設(shè)施設(shè)備存在故障，應(yīng)及時(shí)維修或更換。清查結(jié)束后，應(yīng)形成清查報(bào)告，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，并將清查結(jié)果記錄在檔案管理臺(tái)賬中。五、檔案利用（一）利用原則1.合法合規(guī)原則檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的相關(guān)規(guī)定，確保檔案利用活動(dòng)的合法性和合規(guī)性。2.審批原則凡需查閱、借閱檔案的人員，必須填寫檔案利用申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，報(bào)公司綜合管理部門審核，由公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱、借閱。3.保密原則在檔案利用過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密和敏感信息的檔案，不得擅自復(fù)制、傳播或泄露給無(wú)關(guān)人員。（二）利用方式1.查閱因工作需要查閱檔案的人員，可到公司檔案庫(kù)房或綜合管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱。查閱時(shí)，檔案管理人員應(yīng)在場(chǎng)監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行登記和復(fù)印。2.借閱對(duì)于確需借出檔案的情況，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息。經(jīng)審批后，借閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)歸還檔案。借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）利用登記檔案管理人員應(yīng)建立檔案利用登記制度，對(duì)每一次檔案利用活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括利用時(shí)間、利用人姓名、所在部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱及數(shù)量、歸還時(shí)間等信息。檔案利用登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計(jì)分析。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、慎重決定的原則，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性和可靠性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由公司綜合管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長(zhǎng)，成員包括各部門檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)專家。檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)公司檔案進(jìn)行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（三）鑒定內(nèi)容1.檔案價(jià)值根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等因素，綜合評(píng)估檔案的歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)價(jià)值和保存價(jià)值。2.保管期限對(duì)照檔案保管期限表，檢查檔案的實(shí)際保管期限是否符合規(guī)定，對(duì)于保管期限已滿且確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見(jiàn)。3.密級(jí)變更根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展和保密要求的變化，檢查檔案的密級(jí)是否需要調(diào)整，對(duì)于已不再具有保密價(jià)值的檔案，應(yīng)及時(shí)解密。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊(cè)檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一核對(duì)，編制檔案銷毀清冊(cè)。銷毀清冊(cè)應(yīng)包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等詳細(xì)信息，并由檔案鑒定工作小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)。2.審批檔案銷毀清冊(cè)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后方可實(shí)施銷毀。3.銷毀實(shí)施檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，由檔案管