PAGE減災工作檔案管理制度一、總則（一）目的為加強減災工作檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，充分發(fā)揮檔案在減災工作中的作用，依據國家相關法律法規(guī)及行業(yè)標準，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在減災工作中形成的各類檔案的管理，包括但不限于減災規(guī)劃、應急預案、災害監(jiān)測數據、災害評估報告、減災項目資料等。（三）管理原則1.集中統一管理原則：公司/組織設立專門的檔案管理機構或指定專人負責減災工作檔案的集中統一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范和有序。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映減災工作的實際情況，不得弄虛作假。3.完整性原則：全面收集、整理減災工作中形成的各類檔案，確保檔案的完整性。4.準確性原則：檔案信息應準確無誤，數據、文字等應符合規(guī)范要求。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案損壞、丟失、泄露等情況發(fā)生。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理機構設立減災工作檔案管理辦公室，作為公司/組織檔案管理的專門機構，掛靠在[具體部門]。（二）職責1.檔案管理辦公室職責貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標準，制定和完善本公司/組織的減災工作檔案管理制度。負責組織、指導和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作。集中統一管理公司/組織的減災工作檔案，建立健全檔案管理臺賬，做好檔案的分類、編號、存儲等工作。負責檔案的查閱、借閱、利用等服務工作，按照規(guī)定提供檔案信息。定期對檔案進行鑒定、銷毀，確保檔案的時效性和安全性。開展檔案管理業(yè)務培訓，提高檔案管理人員的業(yè)務水平和綜合素質。負責與上級檔案管理部門及相關單位的溝通協調，及時報送檔案管理工作情況。2.各部門職責負責本部門減災工作檔案的收集、整理、立卷和歸檔工作，確保檔案資料的完整、準確。按照檔案管理要求，定期將整理好的檔案移交檔案管理辦公室。配合檔案管理辦公室做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的數據和資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.減災規(guī)劃類：包括中長期減災規(guī)劃、年度減災工作計劃等。2.應急預案類：各類自然災害應急預案、應急演練方案及記錄等。3.災害監(jiān)測數據類：氣象、地震、地質、水文等災害監(jiān)測數據及分析報告。4.災害評估報告類：災害發(fā)生后的損失評估、影響評估、恢復重建評估等報告。5.減災項目資料類：減災工程項目的立項文件、設計方案、施工資料、驗收報告等。6.培訓與宣傳資料類：減災知識培訓教材、宣傳活動資料等。7.其他相關資料：與減災工作有關的會議紀要、領導批示、工作簡報等。（二）收集要求1.各部門應明確專人負責檔案收集工作，并按照規(guī)定的時間和要求及時收集本部門形成的檔案資料。2.收集的檔案應保持原始材料的完整性，不得隨意涂改、偽造或丟失。3.對于電子文件，應確保其格式規(guī)范、內容完整，并按照規(guī)定進行備份存儲。（三）整理方法1.分類：按照檔案的形成領域、時間、性質等進行分類，一般分為綜合類、規(guī)劃類、預案類、監(jiān)測類、評估類、項目類、培訓宣傳類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應具有唯一性和系統性，便于查找和管理。3.裝訂：對紙質檔案進行整理裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，便于查閱和檢索。四、檔案的歸檔與存儲（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案，經部門負責人審核簽字后，定期移交檔案管理辦公室。2.檔案管理辦公室對移交的檔案進行核對、驗收，符合要求的予以接收，并辦理交接手續(xù)。3.檔案管理人員按照整理方法對接收的檔案進行進一步整理、編目，然后進行歸檔存儲。（二）存儲方式1.紙質檔案：采用專門的檔案柜進行存放，按照分類順序排列，便于查找。2.電子檔案：存儲在專用的服務器或存儲設備上，按照分類目錄進行存儲，并建立備份機制，防止數據丟失。3.存儲環(huán)境：檔案存儲場所應保持干燥、通風、整潔，溫度和濕度應符合檔案保管要求，同時應配備防火、防潮、防蟲、防盜等設施。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、時間等，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理辦公室查閱。2.檔案管理人員應按照申請表的要求提供檔案，并在查閱現場進行監(jiān)督，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案。3.查閱結束后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案管理辦公室，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理辦公室負責人簽字批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[具體期限]，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉借他人，不得在檔案上批注、涂改、污損，不得擅自復制檔案。4.借閱期滿后，借閱人員應按時歸還檔案，檔案管理人員應認真檢查檔案是否完好無損，如有問題應及時查明原因并追究責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理辦公室應定期對檔案進行鑒定，一般每[具體年限]進行一次全面鑒定。2.價值鑒定原則：根據檔案的歷史價值、現實利用價值等因素，對檔案進行價值評估，確定其是否需要繼續(xù)保存。（二）鑒定方法1.成立鑒定小組：由檔案管理辦公室負責人、相關業(yè)務部門人員及檔案專家組成鑒定小組，負責檔案鑒定工作。2.制定鑒定標準：根據國家有關規(guī)定和公司/組織實際情況，制定檔案鑒定標準，明確各類檔案的保管期限。3.逐卷鑒定：鑒定小組對檔案逐一進行審查，根據鑒定標準確定檔案的保管期限。（三）銷毀程序1.對已失去保存價值的檔案，經鑒定小組審核同意后，編制《檔案銷毀清冊》。2.《檔案銷毀清冊》應包括檔案編號、名稱、日期、來源、銷毀原因等信息，并經檔案管理辦公室負責人、公司/組織分管領導簽字批準。3.檔案銷毀應在指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施，確保檔案銷毀徹底、安全。監(jiān)銷人員應對銷毀過程進行監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。4.銷毀后的《檔案銷毀清冊》應長期保存，以備查考。七、檔案的統計與利用（一）統計工作1.檔案管理辦公室應建立檔案統計臺賬，對檔案的收集、整理、歸檔、查閱、借閱、鑒定、銷毀等情況進行詳細記錄。2.定期對檔案統計數據進行分析，總結檔案管理工作的經驗和存在的問題，為檔案管理決策提供依據。3.按照上級檔案管理部門的要求，及時報送檔案統計報表。（二）利用工作1.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的減災工作決策、項目實施、應急處置等提供參考依據。2.開展檔案編研工作，編寫減災工作大事記、專題資料匯編等，提高檔案的利用價值。3.加強與其他部門的溝通協作，根據工作需要及時提供檔案信息服務，促進檔案資源的共享利用。八、檔案管理人員職責（一）基本職責1.認真貫徹執(zhí)行國家有關檔案管理的法律法規(guī)和公司/組織的檔案管理制度，做好檔案管理工作。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、存儲及查閱、借閱等日常管理工作，確保檔案管理工作的規(guī)范、有序。3.定期對檔案進行檢查、核對，及時發(fā)現和解決檔案管理中存在的問題，保證檔案的安全和完整。4.積極參加檔案管理業(yè)務培訓，不斷提高自身業(yè)務水平和綜合素質。（二）保密職責1.嚴格遵守保密制度，對檔案內容