PAGE建立電子檔案保存制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司電子檔案的管理，確保電子檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的電子文件和電子檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：電子檔案應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。2.完整性原則：確保電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和背景信息完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障電子檔案的存儲(chǔ)、傳輸和使用安全，防止信息泄露、丟失和損壞。4.可追溯性原則：電子檔案應(yīng)具備清晰的來源和流轉(zhuǎn)記錄，便于查詢和追溯。5.規(guī)范化原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和流程進(jìn)行電子檔案的管理，確保管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、電子檔案的定義與范圍（一）定義電子檔案是指公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值的以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?shù)據(jù)、圖表、聲像等不同形式的信息記錄。（二）范圍1.文件類：包括公司發(fā)布的各類通知、決定、報(bào)告、請(qǐng)示、合同、協(xié)議等正式文件。2.業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)類：如財(cái)務(wù)報(bào)表、銷售數(shù)據(jù)、生產(chǎn)記錄、客戶信息等與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的數(shù)據(jù)。3.項(xiàng)目文檔類：項(xiàng)目策劃書、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目進(jìn)度記錄、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等項(xiàng)目全過程文檔。4.聲像資料類：會(huì)議錄音、錄像、照片、宣傳視頻等。5.其他類：公司內(nèi)部規(guī)章制度、培訓(xùn)資料、技術(shù)資料等具有保存價(jià)值的電子信息。三、電子檔案的形成與收集（一）形成要求1.各部門在業(yè)務(wù)活動(dòng)中應(yīng)及時(shí)形成電子文件，確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、完整、格式規(guī)范。電子文件應(yīng)采用通用的、標(biāo)準(zhǔn)的文件格式，如.doc、.xls、.pdf等，以保證其可讀性和可兼容性。2.電子文件的生成應(yīng)遵循公司的業(yè)務(wù)流程和操作規(guī)范，注明文件的形成日期、來源、作者、密級(jí)等必要信息。（二）收集職責(zé)1.各部門負(fù)責(zé)本部門電子文件的收集工作，指定專人定期對(duì)本部門產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行整理、分類和歸檔，并確保文件的完整性和準(zhǔn)確性。2.對(duì)于跨部門協(xié)作產(chǎn)生的電子文件，由牽頭部門負(fù)責(zé)組織相關(guān)部門進(jìn)行收集和整理，明確各部門在文件收集過程中的職責(zé)和分工。3.公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門提交的電子文件進(jìn)行匯總、審核，對(duì)不符合要求的文件及時(shí)反饋給相關(guān)部門進(jìn)行整改。（三）收集流程1.定期收集：各部門按照規(guī)定的時(shí)間周期（如每月、每季度）對(duì)本部門的電子文件進(jìn)行收集和整理，填寫電子文件收集清單，詳細(xì)記錄文件的名稱、數(shù)量、形成時(shí)間等信息。2.臨時(shí)收集：對(duì)于因特殊業(yè)務(wù)需求或突發(fā)事件產(chǎn)生的電子文件，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)進(jìn)行收集，并在事件處理完畢后及時(shí)提交給公司辦公室。3.審核匯總：公司辦公室收到各部門提交的電子文件后，對(duì)文件的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性進(jìn)行審核。審核通過后，將電子文件進(jìn)行匯總，并按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。四、電子檔案的整理與分類（一）整理原則1.遵循文件的形成規(guī)律和有機(jī)聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于查找和利用。2.按照電子檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，使電子檔案的分類體系科學(xué)合理、層次清晰。（二）分類方法1.年度分類法：按照文件形成的年度進(jìn)行分類，將每年形成的電子檔案分別歸類存放。2.機(jī)構(gòu)分類法：根據(jù)公司內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置，將電子檔案按部門進(jìn)行分類，便于查找和管理各部門的檔案。3.保管期限分類法：根據(jù)電子檔案的重要程度和保存價(jià)值，將其劃分為永久、長(zhǎng)期、短期三個(gè)保管期限類別。永久保管：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和歷史面貌，對(duì)公司具有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的電子檔案，應(yīng)列為永久保管。長(zhǎng)期保管：對(duì)公司在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的電子檔案，列為長(zhǎng)期保管，保管期限一般為15年至50年。短期保管：對(duì)公司短期工作具有參考價(jià)值的電子檔案，列為短期保管，保管期限一般為5年以下。（三）編號(hào)規(guī)則1.電子檔案編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和管理。編號(hào)由全宗號(hào)、年度號(hào)、保管期限號(hào)、類別號(hào)、順序號(hào)等組成。2.全宗號(hào)：為公司在檔案管理系統(tǒng)中的唯一標(biāo)識(shí)，由檔案管理部門統(tǒng)一編制。3.年度號(hào)：采用公元紀(jì)年，如“20XX”表示文件形成的年份。4.保管期限號(hào)：分別用“Y”表示永久、“C”表示長(zhǎng)期、“D”表示短期。5.類別號(hào)：根據(jù)電子檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)，用不同的字母或數(shù)字表示各類檔案，如“WJ”表示文件類、“SJ”表示數(shù)據(jù)類等。6.順序號(hào)：按照電子檔案在該類別中的排列順序依次編號(hào)，從“001”開始。例如，一份永久保管的文件類電子檔案，其編號(hào)為：[全宗號(hào)]20XXYWJ001。（四）著錄標(biāo)引1.對(duì)電子檔案進(jìn)行著錄標(biāo)引，以便于檢索和利用。著錄項(xiàng)目應(yīng)包括文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、保管期限、密級(jí)、主題詞等。2.題名應(yīng)準(zhǔn)確反映文件的主要內(nèi)容，責(zé)任者應(yīng)填寫文件的形成部門或個(gè)人，日期應(yīng)填寫文件的形成時(shí)間，保管期限和密級(jí)應(yīng)按照規(guī)定準(zhǔn)確標(biāo)注。3.主題詞應(yīng)選用能準(zhǔn)確表達(dá)文件主題內(nèi)容的規(guī)范化詞匯，一般不超過5個(gè)。五、電子檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用磁盤陣列、磁帶庫(kù)、光盤庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行集中存儲(chǔ)，確保電子檔案的安全性和可靠性。2.建立異地備份存儲(chǔ)機(jī)制，將重要電子檔案?jìng)浞葜廉惖卮鎯?chǔ)設(shè)備，以防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е码娮訖n案丟失。（二）存儲(chǔ)環(huán)境1.存儲(chǔ)場(chǎng)所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防磁、防塵等條件，溫度和濕度應(yīng)保持在適宜的范圍內(nèi)。2.定期對(duì)存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理設(shè)備故障。（三）保管期限1.電子檔案的保管期限按照國(guó)家相關(guān)規(guī)定和本制度的要求執(zhí)行，不得擅自縮短或延長(zhǎng)保管期限。2.對(duì)于保管期限已滿的電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀，確保電子檔案的存儲(chǔ)容量合理，避免資源浪費(fèi)。（四）檔案鑒定1.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行鑒定，由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門和專家組成鑒定小組，對(duì)電子檔案的保存價(jià)值進(jìn)行評(píng)估。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)電子檔案的內(nèi)容、來源、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，綜合判斷其是否仍具有保存價(jià)值。對(duì)于失去保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)填寫電子檔案鑒定銷毀清單，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（五）銷毀程序1.電子檔案銷毀前，應(yīng)進(jìn)行數(shù)據(jù)清除或物理破壞，確保電子檔案信息無法恢復(fù)。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。3.銷毀記錄應(yīng)與電子檔案鑒定銷毀清單一同保存，以備查閱。六、電子檔案的檢索與利用（一）檢索工具1.建立電子檔案檢索系統(tǒng)，采用數(shù)據(jù)庫(kù)管理技術(shù)，對(duì)電子檔案的著錄信息進(jìn)行集中存儲(chǔ)和管理，實(shí)現(xiàn)電子檔案的快速檢索。2.檢索系統(tǒng)應(yīng)具備多種檢索方式，如按文件編號(hào)、題名、責(zé)任者、日期、主題詞等進(jìn)行檢索，方便用戶根據(jù)不同需求查找電子檔案。（二）利用權(quán)限1.根據(jù)電子檔案的密級(jí)和內(nèi)容敏感程度，設(shè)定不同的利用權(quán)限。對(duì)于絕密級(jí)電子檔案，嚴(yán)格限制查閱和使用范圍，必須經(jīng)過公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。2.對(duì)于機(jī)密級(jí)電子檔案，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由專人查閱。對(duì)于秘密級(jí)電子檔案，一般員工經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)同意后即可查閱。3.電子檔案的利用應(yīng)遵循“誰(shuí)使用、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，使用人員不得擅自復(fù)制、傳播、篡改電子檔案內(nèi)容。（三）利用流程1.用戶提出電子檔案利用申請(qǐng)，填寫電子檔案利用申請(qǐng)表，并注明利用目的、檔案名稱、編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)利用權(quán)限進(jìn)行審批，對(duì)于符合條件的申請(qǐng)，及時(shí)提供電子檔案供用戶查閱或復(fù)制。3.用戶查閱電子檔案時(shí)，應(yīng)在檔案管理部門指定的場(chǎng)所進(jìn)行，并遵守相關(guān)規(guī)定。如需復(fù)制電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，注明復(fù)制份數(shù)、用途等信息。七、電子檔案的安全管理（一）安全制度1.建立健全電子檔案安全管理制度，明確安全管理職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)電子檔案存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)的安全管理。2.制定電子檔案安全保密規(guī)定，對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、公司商業(yè)秘密的電子檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。（二）人員管理1.加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和操作技能，確保管理人員熟悉電子檔案安全管理規(guī)定和操作流程。2.對(duì)接觸電子檔案的人員進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查和權(quán)限管理，簽訂保密協(xié)議，明確其在電子檔案安全管理方面的責(zé)任和義務(wù)。（三）技術(shù)措施1.采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)、加密技術(shù)等安全技術(shù)手段，保障電子檔案存儲(chǔ)和傳輸過程中的安全，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。2.定期對(duì)電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行安全漏洞掃描和修復(fù)，及時(shí)更新系統(tǒng)安全補(bǔ)丁，確保系統(tǒng)的安全性和穩(wěn)定性。（四）應(yīng)急處置1.制定電子檔案安全應(yīng)急預(yù)案，明確在發(fā)生自然災(zāi)害、網(wǎng)絡(luò)故障、數(shù)據(jù)丟失等突發(fā)事件時(shí)的應(yīng)急處置措施。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力，確保在緊急情況下能夠迅速恢復(fù)電子檔案系統(tǒng)的正常運(yùn)行，最大限度地減少損失。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督職責(zé)公司辦公室負(fù)責(zé)對(duì)各部門電子檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保電子檔案管理工作符合本制度的要求。（二）檢查內(nèi)容1.制度執(zhí)行情況：檢查各部門是否按照本制度的規(guī)定進(jìn)行電子檔案的形成、收集、整理、存儲(chǔ)、利用等工作。2.檔案質(zhì)量：檢查電子檔案的內(nèi)容完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性，以及著錄標(biāo)引是否準(zhǔn)確。3.安全管理：檢查電子檔案的存儲(chǔ)環(huán)境、安全制度執(zhí)行情況、人員管理、技術(shù)措施等方面是否存在安全隱患。（三）檢查方式1.定期檢查：公司辦公室每年定期組織對(duì)各部門電子檔案管理工作進(jìn)行全面檢查，檢查結(jié)果進(jìn)行通報(bào)。2.不定期抽查：根據(jù)工作需要，對(duì)各部門電子檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和