PAGE建立疾病防控檔案制度一、總則（一）目的為有效預防、控制和應對各類疾病的發(fā)生與傳播，保障公司/組織員工的身體健康，維護正常的工作秩序，特制定本疾病防控檔案制度。通過建立完善的疾病防控檔案體系，全面記錄和管理與疾病防控相關的各類信息，為科學決策、精準防控提供有力支持。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)全體員工、辦公區(qū)域、生產(chǎn)場所及相關活動涉及的人員和環(huán)境。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴格遵循國家及地方有關疾病防控的法律法規(guī)、政策要求和行業(yè)標準，確保制度的合法性和合規(guī)性。2.全面覆蓋原則涵蓋疾病防控工作的各個環(huán)節(jié)，包括人員健康管理、場所衛(wèi)生監(jiān)測、疫情應急處置等，做到無死角、無遺漏。3.科學精準原則運用科學的方法和技術手段，準確記錄和分析疾病防控相關數(shù)據(jù)，為防控措施的制定和調(diào)整提供科學依據(jù)。4.動態(tài)管理原則根據(jù)疾病防控形勢的變化和公司/組織實際情況，及時更新和完善檔案內(nèi)容，確保檔案信息的時效性和有效性。二、疾病防控檔案的分類與內(nèi)容（一）員工健康檔案1.基本信息記錄員工的姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式、崗位等基本情況。2.健康狀況包括員工的既往病史、過敏史、疫苗接種情況等。3.健康監(jiān)測記錄每日體溫測量記錄、癥狀自查記錄等，如有異常情況詳細記錄癥狀表現(xiàn)、出現(xiàn)時間等。4.就醫(yī)記錄員工因病就醫(yī)的診斷結果、治療方案、病假情況等。（二）場所衛(wèi)生檔案1.辦公區(qū)域衛(wèi)生檔案辦公場所的布局圖，各區(qū)域清潔消毒記錄，包括消毒時間、消毒人員、消毒方法及使用的消毒劑等信息。2.生產(chǎn)場所衛(wèi)生檔案生產(chǎn)車間的衛(wèi)生管理制度，環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測記錄，如空氣、水質、噪聲等檢測數(shù)據(jù)及結果分析。3.公共區(qū)域衛(wèi)生檔案公司/組織內(nèi)公共衛(wèi)生間、食堂、會議室等區(qū)域的衛(wèi)生清潔記錄，通風換氣情況記錄等。（三）疫情防控檔案1.疫情應急預案詳細的疫情防控工作預案，包括應急組織機構、職責分工、防控措施、應急響應流程等。2.疫情監(jiān)測與報告記錄對疫情相關信息的監(jiān)測渠道、監(jiān)測頻率、發(fā)現(xiàn)疑似或確診病例后的報告流程及記錄，包括報告時間、報告人、病例基本情況等。3.防控物資管理檔案防控物資的采購計劃、采購記錄、庫存清單、出入庫記錄，物資的使用情況及消耗明細等。4.人員排查與管控檔案對員工及相關人員的排查記錄，包括排查時間、排查范圍、排查結果等。對重點人員的管控措施及落實情況記錄，如隔離觀察記錄、核酸檢測記錄等。三、疾病防控檔案的建立與收集（一）建立主體與責任分工1.人力資源部門負責員工基本信息的收集與更新，協(xié)助各部門做好員工健康監(jiān)測信息的匯總工作。2.各部門作為本部門員工健康檔案及場所衛(wèi)生檔案建立的責任主體，指定專人負責日常信息的收集、整理和記錄，并確保信息的真實性和完整性。3.疫情防控工作小組負責疫情防控檔案的建立與管理，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)疫情防控相關信息的收集、分析和報告工作。（二）信息收集渠道與方法1.員工自主填報設計員工健康信息填報表格，通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)、微信公眾號等平臺定期發(fā)布，員工按照要求如實填寫個人健康狀況等相關信息。2.現(xiàn)場監(jiān)測安排專人對辦公區(qū)域、生產(chǎn)場所等進行日常衛(wèi)生監(jiān)測，如體溫檢測、環(huán)境清潔消毒檢查等，并做好記錄。3.醫(yī)療機構報告與合作醫(yī)療機構建立信息溝通機制，及時獲取員工就醫(yī)診斷結果等相關信息。4.數(shù)據(jù)共享與交換與政府相關部門、社區(qū)等保持密切聯(lián)系，及時獲取疫情防控相關政策信息和數(shù)據(jù)，并實現(xiàn)必要的數(shù)據(jù)共享與交換。（三）收集頻率與時間要求1.員工健康信息員工每日進行健康自查并填報相關信息，各部門負責人應于每日上午[具體時間]前完成本部門員工信息的收集與匯總，并報送至人力資源部門。2.場所衛(wèi)生信息辦公區(qū)域、生產(chǎn)場所等的衛(wèi)生清潔與消毒記錄應每日進行填寫，公共區(qū)域衛(wèi)生檔案信息由專人負責每周匯總一次。3.疫情防控信息疫情監(jiān)測與報告記錄應實時更新，疫情防控工作小組應每日對各類疫情防控信息進行梳理和分析，重大事件應及時報告并記錄詳細情況。四、疾病防控檔案的整理與歸檔（一）整理要求1.分類清晰按照員工健康檔案、場所衛(wèi)生檔案、疫情防控檔案等類別進行分類整理，確保同一類檔案資料集中存放。2.資料完整對收集到的各類信息進行認真核對，確保每份檔案資料齊全，無缺失、遺漏現(xiàn)象。3.格式規(guī)范統(tǒng)一檔案資料的格式，如紙張規(guī)格、字體字號、排版方式等，保證檔案的規(guī)范性和美觀性。（二）歸檔流程1.部門初審各部門負責對本部門整理好的檔案資料進行初步審核，確保信息準確無誤后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門審核與歸檔檔案管理部門對提交的檔案資料進行再次審核，審核通過后按照檔案分類進行編號、裝訂，并歸檔至相應的檔案柜或電子存儲系統(tǒng)。（三）存儲方式1.紙質檔案設立專門的檔案庫房，按照檔案類別和時間順序排列存放紙質檔案，并配備必要的防火、防潮、防蟲等設施設備。2.電子檔案建立電子檔案管理系統(tǒng)，對各類疾病防控檔案進行電子化存儲。電子檔案應進行加密處理，確保數(shù)據(jù)安全，并定期進行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、疾病防控檔案的查閱與使用（一）查閱權限與流程1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱疾病防控檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門進行查閱。查閱過程中應嚴格遵守檔案管理制度，不得擅自涂改、損毀、轉借檔案資料。2.外部查閱因政府部門檢查、合作項目需要等特殊情況，外部單位需查閱疾病防控檔案的，應提前向公司/組織提出書面申請，經(jīng)公司/組織負責人批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）使用范圍與限制疾病防控檔案主要用于公司/組織內(nèi)部的疾病防控工作決策、措施制定與實施、員工健康管理等方面。未經(jīng)公司/組織書面同意，任何人不得將檔案資料用于其他用途或泄露給第三方。（三）檔案信息的保密措施1.人員保密培訓對涉及檔案管理和查閱的工作人員進行保密培訓，提高保密意識，明確保密責任。2.物理隔離與技術防護檔案庫房應設置獨立區(qū)域，與其他區(qū)域進行有效物理隔離。電子檔案管理系統(tǒng)應采取加密、訪問控制等技術手段，防止信息泄露。3.保密協(xié)議與責任追究與接觸檔案資料的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務和違約責任。對違反保密規(guī)定的行為，依法依規(guī)追究相關人員的責任。六、疾病防控檔案的更新與維護（一）定期更新1.員工健康檔案每年對員工基本信息進行一次全面更新，員工健康狀況發(fā)生變化時應及時在檔案中記錄。健康監(jiān)測記錄、就醫(yī)記錄等應實時更新，確保檔案信息的時效性。2.場所衛(wèi)生檔案辦公區(qū)域、生產(chǎn)場所等的布局如有調(diào)整，應及時更新相應的衛(wèi)生檔案。衛(wèi)生清潔消毒記錄、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測數(shù)據(jù)等應按照規(guī)定的時間頻率持續(xù)更新。3.疫情防控檔案根據(jù)疫情防控形勢的變化和公司/組織實際防控工作情況，及時更新疫情應急預案、防控物資管理檔案等。疫情監(jiān)測與報告記錄、人員排查與管控檔案等應實時動態(tài)更新。（二）動態(tài)維護1.數(shù)據(jù)審核與糾錯定期對疾病防控檔案中的數(shù)據(jù)進行審核，發(fā)現(xiàn)錯誤或不準確信息及時進行糾正。2.檔案資料補充與完善隨著疾病防控工作的深入開展，及時補充新的檔案資料，如新增的防控措施記錄、新發(fā)現(xiàn)的疫情相關情況記錄等，確保檔案內(nèi)容的完整性。3.檔案存儲與保管維護定期對紙質檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)紙張破損、字跡模糊等情況及時進行修復或更換。對電子檔案存儲系統(tǒng)進行維護，確保數(shù)據(jù)存儲安全，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。七、疾病防控檔案的銷毀（一）銷毀條件與范圍1.銷毀條件疾病防控檔案超過保存期限、已失去保存價值或因其他原因需要銷毀的，經(jīng)檔案管理部門審核、公司/組織負責人批準后進行銷毀。2.銷毀范圍包括過期的員工健康檔案、不再使用的場所衛(wèi)生檔案、已完成歷史使命的疫情防控檔案等。（二）銷毀流程1.編制銷毀清單檔案管理部門對擬銷毀的檔案進行逐一清點，編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案名稱、類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批與簽字確認《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人、公司/組織負責人簽字確認后，作為檔案銷毀的依據(jù)。3.銷毀實施采用適當?shù)姆绞綄n案進行銷毀，如紙質檔案可采用粉碎、焚燒等方式，電子檔案應進