PAGE嚴(yán)格遵守保密檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等環(huán)節(jié)，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失，保障公司/組織各項(xiàng)工作的正常開展。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及檔案管理工作的所有人員，包括但不限于檔案管理人員、文件起草人員、審批人員、借閱人員等。（三）基本原則1.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案信息進(jìn)行保密，防止信息泄露給無關(guān)人員。2.完整性原則：確保檔案的收集、整理、保管等工作全面、系統(tǒng)，保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作的科學(xué)性和一致性。4.可追溯性原則：對檔案的流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行詳細(xì)記錄，以便在需要時能夠追溯檔案的去向和使用情況。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織的檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。3.負(fù)責(zé)建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，提高檔案查詢和利用效率。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的安全管理，確保檔案存儲環(huán)境符合要求，防止檔案損壞、丟失和霉變。5.負(fù)責(zé)對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊伍的業(yè)務(wù)水平。6.負(fù)責(zé)審核檔案的借閱、查閱申請，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并跟蹤檔案的使用情況。7.負(fù)責(zé)組織檔案的定期鑒定和銷毀工作，確保檔案的時效性和安全性。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.按照檔案管理部門的要求，對本部門形成的檔案進(jìn)行分類、編號，并編制檔案目錄。3.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管工作，指定專人負(fù)責(zé)檔案的存放和保管，確保檔案安全。4.嚴(yán)格按照檔案借閱制度，辦理本部門檔案的借閱、查閱手續(xù)，并督促借閱人員按時歸還檔案。5.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的鑒定和銷毀工作，提供相關(guān)檔案鑒定依據(jù)。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和保密意識，嚴(yán)格遵守檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。3.負(fù)責(zé)檔案信息數(shù)據(jù)庫的維護(hù)和管理，及時更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。4.負(fù)責(zé)檔案庫房的日常管理，定期檢查檔案存儲環(huán)境，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案安全。5.嚴(yán)格按照檔案借閱制度，辦理檔案的借閱、查閱手續(xù)，對借閱人員進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案按時歸還。6.協(xié)助各部門做好檔案的整理和移交工作，提供檔案管理方面的技術(shù)支持和指導(dǎo)。7.定期對檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)工作活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、記錄等，包括但不限于以下幾類：行政管理檔案：如公司/組織的規(guī)章制度、會議記錄、工作計劃、工作總結(jié)、人事檔案、財務(wù)檔案等。業(yè)務(wù)管理檔案：如市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、客戶檔案等。項(xiàng)目檔案：如項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目合同、項(xiàng)目進(jìn)度報告、項(xiàng)目驗(yàn)收文件等。其他檔案：如聲像檔案、實(shí)物檔案等。2.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，負(fù)責(zé)及時收集本部門形成的各類檔案，并按照檔案管理部門的要求進(jìn)行整理和移交。（二）檔案收集要求1.檔案收集應(yīng)遵循及時、完整、準(zhǔn)確的原則，確保檔案資料的齊全、完整。2.檔案收集過程中，應(yīng)注意對檔案資料的真實(shí)性、合法性和有效性進(jìn)行審核，剔除不符合要求的文件。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份或復(fù)制，以防止原件丟失或損壞。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案資料移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）檔案整理方法1.分類：檔案管理部門應(yīng)根據(jù)檔案的形成來源、時間、內(nèi)容等因素，制定科學(xué)合理的分類方案，對檔案進(jìn)行分類。分類應(yīng)遵循便于管理和利用的原則，一般可分為一級類目、二級類目、三級類目等。2.編號：對分類后的檔案應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。編號可采用數(shù)字、字母或數(shù)字與字母相結(jié)合的方式，以便于識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，檔案目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容。檔案目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊，一份單獨(dú)成冊保存。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于保管和查閱。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式。5.上架：將整理好的檔案按照編號順序上架存放，便于查找和利用。檔案上架應(yīng)遵循分類存放、便于管理的原則，同一類別的檔案應(yīng)存放在同一排或同一列的貨架上。四、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇安全、干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等條件良好的地點(diǎn)。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥、防鼠板等，確保檔案存儲環(huán)境符合要求。3.檔案庫房應(yīng)設(shè)置專門的檔案整理區(qū)、查閱區(qū)和休息區(qū)，各區(qū)域應(yīng)相對獨(dú)立，互不干擾。（二）檔案存儲要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，避免混淆。2.檔案存放應(yīng)整齊有序，便于查找和利用。檔案架、檔案柜應(yīng)定期清理，保持整潔。3.對電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲，備份存儲介質(zhì)應(yīng)選擇安全可靠的存儲設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.對重要的檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、異地備份等，以防止檔案信息泄露或丟失。（三）檔案庫房管理1.檔案庫房應(yīng)實(shí)行專人管理，管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，不得擅自離崗。2.檔案庫房應(yīng)建立嚴(yán)格的出入庫登記制度，對進(jìn)入檔案庫房的人員進(jìn)行登記，記錄出入時間、人員姓名、事由等信息。3.檔案庫房應(yīng)定期進(jìn)行安全檢查，檢查內(nèi)容包括檔案存儲環(huán)境、設(shè)施設(shè)備、檔案數(shù)量等，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。4.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案霉變和蟲害。5.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材和安全設(shè)施，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。五、檔案的利用（一）檔案借閱制度1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審核。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)借閱申請表的內(nèi)容，對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，辦理檔案借閱手續(xù)，并向借閱人員發(fā)放檔案借閱證。3.借閱人員應(yīng)按照檔案借閱證上注明的借閱期限和借閱用途使用檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、涂改、復(fù)印、摘錄、銷毀檔案。如需延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請。4.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)在檔案借閱登記表上簽字確認(rèn)，并將檔案交還給檔案管理人員。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。（二）檔案查閱制度1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱期限、查閱用途等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審核。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱申請表的內(nèi)容，對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，安排專人陪同查閱人員到檔案庫房查閱檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需摘錄、復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。4.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還原位，并在檔案查閱登記表上簽字確認(rèn)。檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時查明原因，并追究查閱人員的責(zé)任。（三）檔案利用的限制1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財務(wù)秘密等重要信息的檔案，未經(jīng)公司/組織授權(quán)，不得對外提供或泄露。2.檔案利用應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求，不得用于非法目的或損害公司/組織利益的活動。3.檔案利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在錯誤或不準(zhǔn)確的情況，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋，檔案管理部門應(yīng)及時進(jìn)行核實(shí)和更正。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和密級。檔案鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同相關(guān)部門組成鑒定小組進(jìn)行。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要性等因素，按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織制定的檔案保管期限表進(jìn)行。檔案保管期限分為永久、長期和短期三種，具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：永久保管的檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)列為永久保管。長期保管的檔案：凡是反映公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為長期保管。長期保管期限一般為16年至50年。短期保管的檔案：凡是反映公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對公司/組織有查考利用價值的檔案，應(yīng)列為短期保管。短期保管期限一般為1年至15年。3.檔案鑒定小組應(yīng)認(rèn)真審查檔案的內(nèi)容和價值，對保管期限已滿或失去保存價值的檔案，提出鑒定意見，并填寫檔案鑒定表。檔案鑒定表應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、鑒定意見等內(nèi)容。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)由檔案管理部門編制檔案銷毀清單，清單應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。檔案銷毀清單應(yīng)一式兩份，一份隨檔案一同銷毀，一份留存檔案管理部門備查。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀檔案。3.檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)將檔案銷毀情況向檔案管理部門負(fù)責(zé)人報告，并將檔案銷毀清單歸檔保存。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查機(jī)制1.公司/組織應(yīng)建立健全檔案管理監(jiān)督檢查機(jī)制，定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。監(jiān)督檢查工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，會同公司/組織內(nèi)部審計、紀(jì)檢監(jiān)察等部門共同進(jìn)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案管理工作的規(guī)范性、檔案信息的安全性等方面。監(jiān)督檢查應(yīng)采取定期檢查和不定期抽查相結(jié)合的方式進(jìn)行，確保監(jiān)督檢查工作的全面性和有效性。（二）違規(guī)處理措施1.對于違反檔案管理制度的行為，公司/組織應(yīng)視情節(jié)輕重，給予相應(yīng)的處罰。處罰措施包括警告、罰款、降職、撤職等。2.對于因違反檔案管理制度導(dǎo)致檔案信息泄露、