PAGE學(xué)校檔案管理保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)學(xué)校檔案管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本保管制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各部門、各年級(jí)及附屬單位形成的各類檔案的保管工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則學(xué)校檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由學(xué)校檔案管理部門負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)全校檔案保管工作，確保檔案資源的集中整合與有效利用。2.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，保障檔案實(shí)體和信息的安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。3.科學(xué)規(guī)范原則遵循檔案管理的科學(xué)規(guī)律和方法，建立健全規(guī)范化的檔案保管流程和標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理的質(zhì)量和效率。4.方便利用原則以服務(wù)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等工作為宗旨，優(yōu)化檔案保管方式，便于檔案的查閱、借閱和使用。二、檔案保管機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門1.負(fù)責(zé)制定和完善學(xué)校檔案保管制度，并組織實(shí)施。2.接收、整理、分類、編號(hào)全校各部門移交的檔案，確保檔案的齊全、完整。3.建立檔案保管庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，保障檔案存放環(huán)境安全適宜。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管過程中的問題，如檔案損壞、丟失等情況。5.負(fù)責(zé)檔案信息的數(shù)字化管理，建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案檢索和利用效率。6.組織開展檔案保管人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力。（二）檔案保管人員1.嚴(yán)格遵守檔案保管制度，認(rèn)真履行崗位職責(zé)，確保檔案保管工作的準(zhǔn)確、規(guī)范。2.負(fù)責(zé)檔案的日常整理、上架、下架工作，保持檔案排列有序，便于查找。3.做好檔案庫(kù)房的日常管理工作，定期檢查庫(kù)房設(shè)施設(shè)備運(yùn)行情況，如溫濕度、消防器材等，及時(shí)記錄并報(bào)告異常情況。4.協(xié)助檔案管理部門開展檔案清查、核對(duì)工作，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行處理或反饋。5.按照規(guī)定辦理檔案的查閱、借閱手續(xù)，對(duì)利用檔案的情況進(jìn)行登記和跟蹤，確保檔案的安全歸還。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類學(xué)校檔案分為黨群、行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、財(cái)會(huì)、人事、基建、設(shè)備、出版、外事、聲像、實(shí)物等十三類。每大類下再根據(jù)檔案內(nèi)容的性質(zhì)和特點(diǎn)進(jìn)行細(xì)分，如教學(xué)類檔案可分為教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程表、教案、學(xué)生成績(jī)等二級(jí)類目。（二）檔案編號(hào)1.采用“年度類別流水號(hào)”的編號(hào)方式。例如，2023年黨群類檔案的第一份文件編號(hào)為“2023黨群001”。2.編號(hào)應(yīng)確保唯一性，一個(gè)編號(hào)對(duì)應(yīng)一份檔案，避免編號(hào)重復(fù)或混淆。3.在檔案整理過程中，按照編號(hào)順序依次排列檔案，建立清晰的檔案索引，便于查找和管理。四、檔案保管期限（一）永久保管1.學(xué)校黨、政領(lǐng)導(dǎo)班子的重要文件、會(huì)議記錄、決議等。2.學(xué)校歷史沿革、大事記、組織沿革等反映學(xué)校發(fā)展歷程的重要檔案。3.涉及學(xué)校重大事件、重要活動(dòng)的檔案，如校慶、重要學(xué)術(shù)會(huì)議等相關(guān)資料。4.具有重要?dú)v史價(jià)值和文化價(jià)值的檔案，如學(xué)校早期的規(guī)章制度、?；招８璧取?.上級(jí)主管部門頒發(fā)的具有長(zhǎng)期保存價(jià)值的重要文件。（二）定期保管1.30年保管期限學(xué)校一般性行政文件、會(huì)議紀(jì)要等。教學(xué)方面的中期評(píng)估報(bào)告、教學(xué)改革方案等。科研項(xiàng)目的中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告等。學(xué)生管理中的一般性文件，如學(xué)生獎(jiǎng)懲記錄等。2.10年保管期限臨時(shí)性的行政事務(wù)文件，如一般性通知、簡(jiǎn)報(bào)等。教學(xué)過程中的階段性資料，如單元測(cè)試卷、實(shí)習(xí)報(bào)告等?？蒲许?xiàng)目的開題報(bào)告、階段性研究成果等。學(xué)生的短期學(xué)籍檔案，如入學(xué)登記表等。檔案保管期限的劃分應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)檔案管理規(guī)定和學(xué)校實(shí)際情況進(jìn)行確定，并在檔案整理過程中準(zhǔn)確標(biāo)注。五、檔案保管要求（一）庫(kù)房環(huán)境要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃，防止灰塵、雜物對(duì)檔案造成污染。2.庫(kù)房溫度應(yīng)控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。溫濕度變化應(yīng)平緩，避免劇烈波動(dòng)。3.庫(kù)房應(yīng)具備良好的通風(fēng)條件，保證空氣流通，防止有害氣體積聚對(duì)檔案產(chǎn)生損害。4.庫(kù)房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設(shè)施設(shè)備。如配備火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)、滅火器、防蟲藥品、防鼠板等，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保其正常運(yùn)行。（二）檔案裝具要求1.檔案柜應(yīng)選用堅(jiān)固耐用、防火、防潮、防蟲的材質(zhì)制作，如鐵皮柜等。2.檔案柜應(yīng)排列整齊，便于檔案的存放和查找。每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案的類別、范圍等信息。3.檔案盒應(yīng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的無(wú)酸紙制作，規(guī)格統(tǒng)一，能夠有效保護(hù)檔案紙張。檔案盒應(yīng)標(biāo)注檔案的編號(hào)、題名、日期等信息，確保檔案內(nèi)容清晰可辨。（三）檔案存放要求1.按照檔案分類和編號(hào)順序，將檔案依次存放在檔案柜中，同一類別的檔案應(yīng)集中存放，便于管理和查找。2.不同保管期限的檔案應(yīng)分別存放，避免混淆。對(duì)于重要檔案或利用率較高的檔案，應(yīng)適當(dāng)預(yù)留備份或進(jìn)行數(shù)字化存儲(chǔ)，以防止原件損壞或丟失影響使用。3.檔案存放應(yīng)保持整齊有序，避免堆疊過高或過緊，防止檔案受壓變形。對(duì)于珍貴檔案或易損檔案，應(yīng)采取特殊的保護(hù)措施，如單獨(dú)存放、使用保護(hù)套等。（四）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，查看檔案紙張是否有破損、褪色、霉變等情況，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案保管過程中的問題。檢查周期一般為每季度一次，對(duì)于重要檔案或特殊載體檔案應(yīng)增加檢查頻率。2.對(duì)破損或褪色的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。修復(fù)檔案應(yīng)采用專業(yè)的技術(shù)和材料，確保修復(fù)后的檔案質(zhì)量不低于原件。復(fù)制檔案應(yīng)保證復(fù)制件與原件內(nèi)容一致，并進(jìn)行編號(hào)和登記，注明復(fù)制原因和日期等信息。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)定期進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。同時(shí)，要定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)維護(hù)，確保電子檔案的安全性和完整性。六、檔案查閱與借閱（一）查閱程序1.校內(nèi)各部門因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、編號(hào)等信息，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門。2.檔案管理部門收到申請(qǐng)表后，對(duì)查閱申請(qǐng)進(jìn)行審核。審核通過后，安排檔案保管人員提供檔案查閱服務(wù)，并指定查閱地點(diǎn)和時(shí)間。3.查閱人員應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出指定區(qū)域。查閱過程中，應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案保管人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。檔案保管人員應(yīng)及時(shí)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案完整無(wú)損。（二）借閱程序1.外單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱學(xué)校檔案，須提前向?qū)W校檔案管理部門提出書面申請(qǐng)，說明借閱目的、檔案名稱、編號(hào)、借閱期限等內(nèi)容，并加蓋單位公章或個(gè)人有效身份證件。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)與檔案管理部門簽訂《檔案借閱承諾書》，承諾遵守檔案管理規(guī)定，按時(shí)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、傳播檔案內(nèi)容等。4.檔案管理部門按照規(guī)定收取借閱押金，押金金額根據(jù)檔案的重要性和保密級(jí)別確定。借閱期滿后，如檔案無(wú)損壞、丟失等情況，押金予以退還。5.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門提出申請(qǐng)，經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期。6.檔案歸還時(shí)，檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和保密性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向借閱人員核實(shí)并采取相應(yīng)措施。（三）查閱與借閱限制1.涉及學(xué)校機(jī)密、絕密的檔案，未經(jīng)學(xué)校保密委員會(huì)批準(zhǔn)，不得查閱和借閱。2.個(gè)人不得查閱本人的人事檔案，如需了解相關(guān)信息，應(yīng)通過學(xué)校人事部門按照規(guī)定程序辦理。3.檔案查閱和借閱應(yīng)遵循“誰(shuí)查閱、誰(shuí)負(fù)責(zé)”“誰(shuí)借閱、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，查閱和借閱人員應(yīng)對(duì)檔案的安全和保密負(fù)責(zé)，不得將檔案用于與申請(qǐng)目的無(wú)關(guān)的其他用途。七、檔案統(tǒng)計(jì)與鑒定（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收集、整理、保管、利用等情況進(jìn)行定期統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、查閱借閱人次等。2.檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，數(shù)據(jù)來(lái)源可靠。統(tǒng)計(jì)人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間和要求報(bào)送統(tǒng)計(jì)報(bào)表，為學(xué)校檔案管理決策提供依據(jù)。3.定期對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)和問題，提出改進(jìn)措施和建議，不斷提高檔案管理水平。（二）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期組織檔案鑒定工作，對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。鑒定工作應(yīng)由學(xué)校檔案鑒定小組負(fù)責(zé)，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門代表、檔案專家等。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件鑒定，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、編號(hào)、日期、保管期限等信息。《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)學(xué)校分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。4.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如粉碎、焚燒等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，并在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。5.對(duì)經(jīng)過鑒定仍需繼續(xù)保存的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并按照本制度的要求進(jìn)行妥善保管。八、檔案信息化管理（一）檔案數(shù)字化建設(shè)1.制定檔案數(shù)字化工作計(jì)劃，明確數(shù)字化范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程等內(nèi)容。按照計(jì)劃逐步推進(jìn)檔案數(shù)字化工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。2.檔案數(shù)字化應(yīng)遵循相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，圖像格式應(yīng)為清晰、完整的PDF格式，并進(jìn)行相應(yīng)的圖像處理，如去污、糾偏等。3.建立檔案數(shù)字化加工流程，對(duì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲(chǔ)等操作。數(shù)字化加工過程中應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制，對(duì)每一道工序進(jìn)行抽檢，確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和完整性。4.建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將數(shù)字化檔案信息錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案的在線檢索和利用。數(shù)據(jù)庫(kù)應(yīng)具備完善的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)和索引體系，方便用戶快速準(zhǔn)確地查找所需檔案。（二）電子檔案管理1.建立健全電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用、備份等環(huán)節(jié)。電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、同步歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。2.對(duì)電子檔案進(jìn)行分類管理，按照檔案分類體系建立電子檔案目錄，與紙質(zhì)檔案目錄相對(duì)應(yīng)。電子檔案應(yīng)按照編號(hào)順序進(jìn)行存儲(chǔ)，便于查找和管理。3.采取必要的安全防護(hù)措施，保障電子檔案的安全。如安裝防火墻、防病毒軟件等，定期對(duì)