PAGE檔案室查閱_借閱制度一、總則（一）目的為了加強本公司/組織檔案室的管理，規(guī)范檔案查閱與借閱行為，確保檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)部各部門及員工，以及因工作需要查閱或借閱本公司/組織檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.堅持檔案查閱與借閱的必要性和合理性原則，防止檔案信息的不當(dāng)使用和泄露。3.實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范性和一致性。二、檔案查閱制度（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案室查閱。2.涉及公司/組織機密、重要信息的檔案，查閱申請人需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案室工作人員的陪同下查閱。3.外部單位和個人因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請，說明查閱目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)公司/組織負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱流程1.查閱申請人填寫《檔案查閱申請表》，詳細注明查閱檔案的名稱、文號、日期、查閱目的等信息。2.將申請表提交所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人根據(jù)工作需要和檔案管理規(guī)定進行審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)的申請表交檔案室工作人員，檔案室工作人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.查閱人員在檔案室指定的地點查閱檔案，查閱過程中應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換或損壞檔案。5.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還檔案室工作人員，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認。（三）查閱限制1.查閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍進行，不得擅自擴大查閱范圍。2.涉及公司/組織機密、重要信息的檔案，查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、錄音、錄像或傳播檔案內(nèi)容。3.查閱人員不得將檔案帶出檔案室，如有特殊需要，需經(jīng)檔案室負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。三、檔案借閱制度（一）借閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可到檔案室借閱。2.涉及公司/組織機密、重要信息的檔案，借閱申請人需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案室工作人員的陪同下借閱。3.外部單位和個人因工作需要借閱本公司/組織檔案的，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請，說明借閱目的、內(nèi)容和范圍等，經(jīng)公司/組織負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。（二）借閱流程1.借閱申請人填寫《檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、文號、日期、借閱目的、借閱期限等信息。2.將申請表提交所在部門負責(zé)人審核，部門負責(zé)人根據(jù)工作需要和檔案管理規(guī)定進行審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)的申請表交檔案室工作人員，檔案室工作人員根據(jù)申請表提供的信息，查找并提供相應(yīng)的檔案。4.借閱人員與檔案室工作人員辦理檔案交接手續(xù)，領(lǐng)取檔案，并在《檔案借閱登記表》上簽字確認。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自擴大借閱范圍。6.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）借閱限制1.借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的范圍和期限進行，不得擅自延長借閱期限或擴大借閱范圍。2.涉及公司/組織機密、重要信息的檔案，借閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、錄音、錄像或傳播檔案內(nèi)容。3.借閱人員不得將檔案帶出公司/組織，如有特殊需要，需經(jīng)檔案室負責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理相關(guān)手續(xù)。四、檔案歸還與催還（一）歸還要求1.借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限屆滿前歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.歸還的檔案應(yīng)保持整潔、完好，不得有涂改、損壞、丟失等情況。3.檔案室工作人員在接收歸還的檔案時，應(yīng)認真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時向借閱人員提出。（二）催還措施1.對于逾期未歸還的檔案，檔案室工作人員應(yīng)及時向借閱人員發(fā)出催還通知，提醒借閱人員按時歸還檔案。2.對于多次催還仍未歸還的檔案，檔案室工作人員應(yīng)向借閱人員所在部門負責(zé)人通報情況，并采取相應(yīng)的措施，如暫停借閱權(quán)限、限制其工作相關(guān)活動等，直至檔案歸還。五、檔案保密與安全（一）保密措施1.查閱和借閱檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.檔案室工作人員應(yīng)加強對檔案的保密管理，對涉及公司/組織機密、重要信息的檔案應(yīng)采取加密存儲、專人保管等措施。3.在檔案查閱和借閱過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案內(nèi)容有泄露風(fēng)險，應(yīng)立即采取措施，防止檔案信息擴散。（二）安全管理1.檔案室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案的安全。2.檔案室工作人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案安全隱患。3.在檔案查閱和借閱過程中，如發(fā)生檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)立即報告檔案室負責(zé)人，并采取相應(yīng)的措施進行處理。六、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部審計部門或相關(guān)管理部門應(yīng)定期對檔案室的查閱與借閱制度執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括檔案查閱與借閱申請表的填寫、審批情況，檔案的查閱與借閱記錄，檔案的歸還情況等。（二）考核評價1.將檔案查閱與借閱制度的執(zhí)行情況納入員工績效考核體系，對嚴(yán)格遵守制度、表現(xiàn)優(yōu)秀的員工給予表彰和獎勵。2.對違反檔案查閱與借閱制度的員工，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰，情節(jié)嚴(yán)重的，將依法依規(guī)追究其責(zé)任。七、附則（一）解釋權(quán)本制