PAGE檔案印章管理制度范本一、總則（一）目的為加強公司檔案印章的管理，確保檔案印章的安全使用，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬分支機構在檔案管理工作中涉及印章的使用、保管等相關事宜。（三）基本原則1.合法性原則：檔案印章的使用必須符合國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定。2.安全性原則：確保檔案印章的妥善保管，防止印章被盜用、冒用等情況發(fā)生。3.規(guī)范性原則：嚴格按照規(guī)定的程序和要求使用檔案印章，保證用印文件的真實性、完整性和有效性。二、檔案印章的種類及用途（一）種類1.檔案專用章：用于公司各類檔案資料的蓋章確認，證明檔案的真實性和完整性。2.電子檔案章：適用于電子檔案的簽章，具備與實體印章同等的法律效力。（二）用途1.檔案專用章在檔案整理、歸檔、借閱、查閱等環(huán)節(jié)，用于確認檔案的相關手續(xù)和文件的有效性。對檔案復印件、摘錄件等加蓋印章，以證明其與原件一致。2.電子檔案章在電子檔案的生成、存儲、傳輸、利用等過程中，對電子文件進行簽章確認。確保電子檔案的完整性、真實性和保密性，符合電子檔案管理的相關標準和要求。三、檔案印章的刻制與啟用（一）刻制1.檔案印章的刻制必須由公司指定的部門統(tǒng)一辦理，嚴禁各部門自行刻制。2.刻制檔案印章前，需填寫《檔案印章刻制申請表》，詳細注明印章名稱、規(guī)格、用途等信息，并經公司領導審批同意。3.刻制單位應具備合法的資質，所刻制的印章必須符合國家相關標準和公司規(guī)定的樣式。（二）啟用1.新刻制的檔案印章啟用前，需在公司內部進行公示，公示期不少于[X]個工作日。2.公示無異議后，由公司檔案管理部門填寫《檔案印章啟用登記表》，記錄印章啟用日期、啟用范圍等信息，并報公司領導備案。3.啟用后的檔案印章應及時移交至指定的保管人員，并辦理交接手續(xù)。四、檔案印章的保管（一）保管人員1.檔案印章應指定專人負責保管，保管人員應具備良好的職業(yè)道德和責任心，熟悉檔案印章管理規(guī)定。2.保管人員不得兼任其他不相容崗位，如檔案的整理、歸檔、借閱審批等工作。（二）保管地點1.檔案專用章應存放在專門的檔案印章保險柜內，保險柜應放置在安全可靠的場所，如檔案室或保密室。2.電子檔案章的存儲介質應按照電子檔案管理的要求進行妥善保管，存儲在安全的服務器或存儲設備中，并設置相應的訪問權限。（三）保管要求1.保管人員應嚴格遵守檔案印章保管制度，確保印章存放安全，防止印章?lián)p壞、丟失或被盜用。2.檔案印章保險柜應配備必要的安全設施，如防盜鎖、報警裝置等，并定期檢查保險柜的安全性。3.電子檔案章的存儲介質應定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.保管人員應妥善保管檔案印章的使用記錄和相關資料，以備查閱和審計。五、檔案印章的使用（一）使用范圍1.檔案專用章僅限于在公司檔案管理工作范圍內使用，不得用于其他非檔案管理事項。2.電子檔案章應按照電子檔案管理的規(guī)定，在電子文件的相關操作中使用，確保電子檔案的法律效力。（二）使用流程1.用印申請凡需使用檔案印章的部門或個人，應填寫《檔案印章使用申請表》，詳細注明用印事由、用印文件名稱、用印份數(shù)等信息。用印申請應經本部門負責人審核簽字，并根據(jù)用印事項的性質和重要程度，報公司相關領導審批。2.用印審核檔案管理部門收到用印申請后，應對申請內容進行審核，重點審核用印事由是否符合檔案管理規(guī)定、用印文件是否齊全、手續(xù)是否完備等。對于不符合規(guī)定的用印申請，檔案管理部門應及時退回，并說明理由。3.用印操作經審核同意的用印申請，由檔案管理部門保管人員在用印登記本上進行登記，記錄用印日期、用印人、用印文件名稱等信息。保管人員應按照規(guī)定的用印位置和要求，在用印文件上加蓋檔案印章，并確保印章清晰、端正。對于電子檔案章的使用，保管人員應按照電子檔案管理系統(tǒng)的操作流程進行簽章操作，確保電子簽章的有效性和安全性。4.用印文件留存用印后的文件應及時返還申請部門或個人，并要求其妥善保管。檔案管理部門應留存一份用印文件的復印件或電子文檔，作為檔案管理的資料存檔。（三）使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白表格、空白合同等文件上加蓋檔案印章。2.未經公司領導批準，不得擅自擴大檔案印章的使用范圍。3.檔案印章不得外借使用，如有特殊情況需要外借，必須經公司領導批準，并辦理相關外借手續(xù)。六、檔案印章的停用與銷毀（一）停用1.檔案印章因磨損、損壞、變更名稱或其他原因不再使用時，應由保管人員填寫《檔案印章停用申請表》，說明停用原因，并報公司領導審批。2.經批準停用的檔案印章，應及時辦理停用手續(xù)，停止使用，并將印章妥善保管。（二）銷毀1.對于已停用且無保存價值的檔案印章，由檔案管理部門提出銷毀申請，填寫《檔案印章銷毀申請表》，詳細注明印章名稱、停用時間、銷毀原因等信息，并報公司領導審批。2.銷毀申請經批準后，由檔案管理部門會同公司紀檢監(jiān)察部門等相關人員，按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀時間、地點、參與人員、銷毀方式等，并由參與人員簽字確認。4.銷毀后的檔案印章應在《檔案印章銷毀登記表》上進行登記，注明銷毀日期、銷毀情況等信息，并存檔備查。七、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督部門公司檔案管理部門負責對檔案印章的使用、保管等情況進行日常監(jiān)督檢查。同時，公司紀檢監(jiān)察部門負責對檔案印章管理工作進行不定期的專項檢查。（二）檢查內容1.檔案印章的保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管地點是否安全、保險柜等設施是否正常等。2.檔案印章的使用情況，包括用印申請是否規(guī)范、用印審核是否嚴格、用印操作是否符合規(guī)定等。3.檔案印章的使用記錄和相關資料的保存情況，是否完整、準確、可查。（三）問題處理1.對于在監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檢查人員應及時提出整改意見，并要求相關部門或人員限期整改。2.對違反檔案印章管理制度的行為，公司將視情節(jié)輕重，給予相應的處罰，包括批評教育、警告、罰款、解除勞動合同等。3.對因檔案印章管理不善導致公司利益受損的，公