PAGE檔案外包單位管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司檔案外包業(yè)務(wù)的管理，規(guī)范檔案外包單位的服務(wù)行為，確保檔案的安全、完整和有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于與本公司簽訂檔案外包服務(wù)合同的所有外包單位及其工作人員。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則檔案外包業(yè)務(wù)必須遵守國家法律法規(guī)，符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理活動合法、合規(guī)、有序進(jìn)行。2.安全保密原則高度重視檔案安全保密工作，采取有效措施防止檔案信息泄露、丟失、篡改等情況發(fā)生，保障公司檔案信息安全。3.質(zhì)量可控原則建立健全質(zhì)量控制體系，對外包單位的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)督和管理，確保檔案整理、保管、利用等工作達(dá)到規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)。4.協(xié)作共贏原則加強(qiáng)與外包單位的溝通協(xié)作，建立良好的合作關(guān)系，共同推動公司檔案管理工作水平提升，實(shí)現(xiàn)互利共贏。二、檔案外包業(yè)務(wù)范圍及要求（一）業(yè)務(wù)范圍1.檔案整理包括對各類文件資料進(jìn)行分類、編號、編目、裝訂等，使其符合檔案管理規(guī)范。2.檔案數(shù)字化將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等，形成電子檔案，便于存儲和利用。3.檔案存儲提供安全的檔案存儲場所，確保檔案實(shí)體的妥善保管。4.檔案利用服務(wù)根據(jù)公司需求，提供檔案查閱、借閱、復(fù)印等服務(wù)。（二）業(yè)務(wù)要求1.外包單位應(yīng)具備相應(yīng)的資質(zhì)和專業(yè)能力，具有良好的信譽(yù)和業(yè)績。2.檔案整理工作應(yīng)遵循檔案形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于保管和利用。3.檔案數(shù)字化應(yīng)保證圖像清晰、準(zhǔn)確，數(shù)據(jù)完整、規(guī)范，符合相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。4.檔案存儲場所應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案實(shí)體安全。三、外包單位選擇與準(zhǔn)入（一）選擇標(biāo)準(zhǔn)1.資質(zhì)條件具有獨(dú)立法人資格，具備檔案管理相關(guān)資質(zhì)證書，如檔案整理資質(zhì)、檔案數(shù)字化加工資質(zhì)等。2.人員素質(zhì)擁有一支專業(yè)、穩(wěn)定的檔案管理團(tuán)隊(duì)，工作人員具備檔案管理專業(yè)知識和技能，經(jīng)過相關(guān)培訓(xùn)。3.設(shè)備設(shè)施具備滿足檔案整理、數(shù)字化、存儲等業(yè)務(wù)需求的設(shè)備，如計算機(jī)、掃描儀、服務(wù)器、檔案柜等，設(shè)備性能良好，運(yùn)行正常。4.業(yè)績經(jīng)驗(yàn)具有類似檔案外包項(xiàng)目的成功經(jīng)驗(yàn)，能夠提供相關(guān)業(yè)績證明和客戶評價。5.信譽(yù)口碑在行業(yè)內(nèi)具有良好的信譽(yù)，無違規(guī)違紀(jì)行為記錄，客戶滿意度較高。（二）準(zhǔn)入流程1.需求調(diào)研公司根據(jù)檔案管理工作需要，對檔案外包業(yè)務(wù)進(jìn)行需求調(diào)研，明確業(yè)務(wù)范圍、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)要求等。2.供應(yīng)商征集通過多種渠道，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、客戶介紹等，征集檔案外包供應(yīng)商。3.資質(zhì)審查對征集到的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，核實(shí)其是否符合選擇標(biāo)準(zhǔn)。4.實(shí)地考察對初步符合條件的供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其辦公場所、設(shè)備設(shè)施、人員配備等情況。5.綜合評估綜合考慮供應(yīng)商的資質(zhì)、人員、設(shè)備、業(yè)績、信譽(yù)等因素，進(jìn)行綜合評估，確定入圍供應(yīng)商名單。6.合同簽訂與入圍供應(yīng)商簽訂檔案外包服務(wù)合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用結(jié)算等條款。四、檔案外包服務(wù)合同管理（一）合同簽訂1.合同文本應(yīng)明確雙方的權(quán)利義務(wù)、服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、費(fèi)用結(jié)算、保密條款、違約責(zé)任等內(nèi)容。2.合同簽訂前應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保合同條款合法合規(guī)、明確具體、公平合理。3.合同簽訂后，雙方應(yīng)嚴(yán)格履行合同約定，確保合同有效執(zhí)行。（二）合同變更1.如因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、檔案管理需求變化等原因需要變更合同內(nèi)容，應(yīng)提前與外包單位協(xié)商一致，并簽訂書面變更協(xié)議。2.變更協(xié)議應(yīng)明確變更的內(nèi)容、時間、雙方責(zé)任等事項(xiàng)，確保合同變更后的權(quán)利義務(wù)清晰明確。（三）合同終止1.合同期滿或雙方協(xié)商一致提前終止合同的，應(yīng)按照合同約定辦理相關(guān)手續(xù)。2.合同終止后，外包單位應(yīng)及時將檔案及相關(guān)資料移交給公司，并清理相關(guān)設(shè)備設(shè)施和工作場地。五、檔案外包業(yè)務(wù)過程管理（一）檔案整理過程管理1.外包單位應(yīng)制定詳細(xì)的檔案整理工作計劃，明確整理步驟、方法、人員分工等。2.公司應(yīng)安排專人對檔案整理工作進(jìn)行監(jiān)督指導(dǎo)，確保整理工作符合規(guī)范要求。3.檔案整理過程中，應(yīng)建立工作臺賬記錄，詳細(xì)記錄檔案整理的數(shù)量、進(jìn)度、質(zhì)量等情況。4.整理完成的檔案應(yīng)進(jìn)行質(zhì)量抽檢，抽檢比例不低于[X]%，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時要求外包單位整改。（二）檔案數(shù)字化過程管理1.外包單位應(yīng)制定檔案數(shù)字化加工方案，明確數(shù)字化流程、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量控制措施等。2.公司應(yīng)對數(shù)字化加工過程進(jìn)行全程監(jiān)控，可通過遠(yuǎn)程監(jiān)控、現(xiàn)場檢查等方式，確保數(shù)字化工作質(zhì)量。3.數(shù)字化加工過程中應(yīng)嚴(yán)格遵守數(shù)據(jù)安全規(guī)定，防止數(shù)據(jù)泄露、丟失等情況發(fā)生。4.數(shù)字化成果應(yīng)進(jìn)行驗(yàn)收，驗(yàn)收內(nèi)容包括圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、掛接完整性等，驗(yàn)收合格后方可交付使用。（三）檔案存儲過程管理1.外包單位應(yīng)建立檔案存儲管理制度，明確檔案存儲場所的安全管理、出入庫管理、盤點(diǎn)清查等要求。2.公司應(yīng)定期對檔案存儲場所進(jìn)行檢查，確保安全設(shè)施完好，檔案存儲環(huán)境符合要求。3.檔案出入庫應(yīng)辦理嚴(yán)格的手續(xù)，登記檔案名稱、數(shù)量、出入庫時間、經(jīng)手人等信息。4.定期對檔案進(jìn)行盤點(diǎn)清查，確保賬實(shí)相符，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時查明原因并采取措施處理。（四）檔案利用服務(wù)過程管理1.外包單位應(yīng)建立檔案利用服務(wù)流程，規(guī)范檔案查閱、借閱、復(fù)印等服務(wù)行為。2.查閱、借閱檔案應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)，明確審批權(quán)限和流程。3.檔案復(fù)印應(yīng)確保復(fù)印件清晰、完整，與原件一致，并做好登記記錄。4.公司應(yīng)監(jiān)督外包單位的檔案利用服務(wù)工作，防止違規(guī)利用檔案情況發(fā)生。六、檔案安全保密管理（一）安全管理制度1.外包單位應(yīng)建立健全檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，制定安全防范措施。2.檔案存儲場所應(yīng)安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，確保24小時監(jiān)控?zé)o死角。3.加強(qiáng)對工作人員的安全教育培訓(xùn)，提高安全意識，防止安全事故發(fā)生。（二）保密制度1.外包單位應(yīng)與工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。2.對涉及公司機(jī)密的檔案信息，應(yīng)采取加密存儲、專人管理等措施，防止信息泄露。3.嚴(yán)禁外包單位工作人員私自復(fù)制、傳播、出售公司檔案信息。4.檔案外包業(yè)務(wù)結(jié)束后，外包單位應(yīng)及時銷毀與公司檔案相關(guān)的存儲介質(zhì)和資料，確保不留痕跡。七、檔案外包服務(wù)質(zhì)量監(jiān)督與考核（一）質(zhì)量監(jiān)督1.公司成立質(zhì)量監(jiān)督小組，定期對外包單位的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行檢查和評估。2.質(zhì)量監(jiān)督小組可通過現(xiàn)場檢查、查閱工作記錄、客戶反饋等方式，全面了解外包單位的服務(wù)情況。3.對發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，應(yīng)及時向外包單位發(fā)出整改通知，要求其限期整改，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）考核機(jī)制1.建立檔案外包服務(wù)考核指標(biāo)體系，包括檔案整理質(zhì)量、數(shù)字化準(zhǔn)確率、存儲安全情況、利用服務(wù)滿意度等指標(biāo)。2.定期對外包單位的服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行考核評分，考核結(jié)果分為優(yōu)秀、良好、合格、不合格四個等級。3.根據(jù)考核結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的外包單位給予獎勵，對不合格的外包單位采取警告、扣減費(fèi)用、終止合同等措施。八、費(fèi)用結(jié)算與支付（一）費(fèi)用結(jié)算方式1.根據(jù)合同約定，明確費(fèi)用結(jié)算方式，如按月結(jié)算、按項(xiàng)目進(jìn)度結(jié)算等。2.在結(jié)算費(fèi)用時，外包單位應(yīng)提供詳細(xì)的工作記錄和費(fèi)用清單，經(jīng)公司審核確認(rèn)后辦理結(jié)算手續(xù)。（二）支付流程1.外包單位提交費(fèi)用結(jié)算申請，附上相關(guān)證明材料。2.公司業(yè)務(wù)部門對結(jié)算申請進(jìn)行審核，核實(shí)工作內(nèi)容、質(zhì)量、進(jìn)度等情況。3.財務(wù)部門根據(jù)審核結(jié)果進(jìn)行費(fèi)用核算，辦理支付手續(xù)。4.支付完成后，財務(wù)部門應(yīng)及時進(jìn)行賬務(wù)處理，并將支付情況反饋給相關(guān)部門。九、培訓(xùn)與溝通（一）培訓(xùn)1.公司根據(jù)檔案管理工作需要，定期組織外包單位工作人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高其專業(yè)技能和服務(wù)水平。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案管理法律法規(guī)、業(yè)務(wù)流程、操作規(guī)范、安全保密知識等。3.培訓(xùn)方式可采用集中授課、現(xiàn)場演示、在線學(xué)習(xí)等多種形式。（二）溝通1.建立定期溝通機(jī)制，公司與外包單位應(yīng)定期召開溝通會議，及