PAGE檔案實行雙人管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的真實性、完整性、安全性和保密性，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，特制定本雙人管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.雙人負責原則：檔案管理工作必須由兩人共同承擔，相互監(jiān)督，確保檔案管理工作的規(guī)范執(zhí)行。2.安全保密原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及公司相關規(guī)定，確保檔案信息的安全與保密。3.規(guī)范操作原則：按照規(guī)定的流程和標準進行檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱、銷毀等操作。4.責任追究原則：對違反檔案管理制度的行為，依法依規(guī)追究相關人員的責任。二、檔案管理職責分工（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.指導各部門做好檔案的收集、整理、歸檔工作。3.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的分類、編號、存儲等。4.建立健全檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的信息化管理。5.組織開展檔案的定期檢查、清點和鑒定工作，確保檔案的質量。6.負責檔案的查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。7.按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作，并留存相關記錄。（二）檔案管理人員職責1.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案管理的法律法規(guī)和公司制度。2.負責檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂等工作，確保檔案的規(guī)范有序。3.嚴格執(zhí)行檔案的查閱、借閱制度，做好登記和審批手續(xù)，對借閱檔案進行跟蹤管理，確保按時歸還。4.負責檔案存儲環(huán)境的維護和管理，保證檔案存儲安全。5.協(xié)助檔案管理部門開展檔案的鑒定、銷毀等工作。6.定期對檔案管理工作進行總結和匯報，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出改進建議。（三）雙人管理職責分配1.檔案收集與整理階段由檔案管理人員A和檔案管理人員B共同負責檔案的收集工作，明確各自的收集范圍和重點，確保檔案收集的全面性和準確性。在整理檔案時，兩人按照既定的分類標準和整理流程，相互協(xié)作，對收集到的檔案進行分類、編號、編目等操作，保證整理工作的質量。2.檔案存儲階段檔案管理人員A和檔案管理人員B共同負責檔案的存儲管理。定期對存儲的檔案進行檢查，確保檔案存放位置準確無誤，存儲環(huán)境符合要求，如溫濕度適宜、防火防盜等。建立檔案存儲臺賬，詳細記錄檔案的存儲位置、數(shù)量、存儲時間等信息，兩人共同核對臺賬信息，保證數(shù)據(jù)的一致性。3.檔案查閱與借閱階段當有檔案查閱或借閱需求時，檔案管理人員A負責接待查閱或借閱人員，審核查閱或借閱申請，并按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。檔案管理人員B負責根據(jù)審批后的申請，準確提供所需檔案，并在查閱或借閱過程中進行監(jiān)督，確保檔案的安全使用。查閱或借閱結束后，兩人共同核對檔案的歸還情況，做好記錄。4.檔案鑒定與銷毀階段檔案管理人員A和檔案管理人員B共同參與檔案的鑒定工作，根據(jù)檔案的保管期限、重要性等因素，對檔案進行評估，確定是否需要銷毀。若需銷毀檔案，兩人共同制定銷毀計劃，按照規(guī)定的程序進行銷毀操作，并留存銷毀記錄，如銷毀清單、銷毀過程的影像資料等。三、檔案收集與整理（一）檔案收集范圍1.公司各類文件，包括上級文件、公司發(fā)文、部門文件等。2.公司經(jīng)營活動中的各類合同、協(xié)議、訂單等。3.公司財務檔案，如會計憑證、賬簿、報表等。4.公司人事檔案，包括員工入職、離職、晉升、培訓等相關資料。5.公司項目檔案，如項目規(guī)劃、實施方案、驗收報告等。6.公司技術檔案，如研發(fā)資料、技術圖紙、專利文件等。7.其他與公司業(yè)務相關的重要資料。（二）檔案收集要求1.各部門應指定專人負責檔案的收集工作，按照檔案收集范圍及時收集本部門產(chǎn)生的各類檔案，并定期移交至檔案管理部門。2.收集的檔案應保持原始性和完整性，不得擅自涂改、偽造或銷毀。3.對于重要的電子檔案，應同時收集紙質版本，并確保兩者內容一致。（三）檔案整理流程1.分類：按照檔案的類別，如行政檔案、財務檔案、人事檔案、項目檔案等進行分類。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，編號應具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、名稱、日期、來源等信息，以便快速查找檔案。4.裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。四、檔案存儲（一）存儲方式1.紙質檔案：采用專用檔案柜存儲，檔案柜應具備防火、防潮、防蟲等功能。按照檔案類別和編號順序存放，便于查找。2.電子檔案：存儲在公司的專用服務器或存儲設備上，并進行定期備份。建立電子檔案目錄，對電子檔案進行分類管理。（二）存儲環(huán)境要求1.檔案存儲場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。2.配備必要的消防設備和防盜設施，確保檔案存儲安全。（三）存儲期限1.公司檔案的存儲期限應根據(jù)國家法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。一般情況下，重要文件和合同的存儲期限為長期，其他檔案的存儲期限根據(jù)實際情況確定。2.對于超過存儲期限的檔案，應按照規(guī)定進行鑒定和銷毀。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權限1.公司內部員工因工作需要查閱檔案，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機密的檔案，需經(jīng)公司領導審批后方可查閱。（二）借閱程序1.借閱檔案時，借閱人應填寫《檔案借閱申請表》，詳細說明借閱檔案的用途、借閱期限等信息。2.經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，方可借閱檔案。3.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）查閱與借閱規(guī)定1.查閱或借閱檔案時，必須在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。2.查閱或借閱人員應愛護檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案。3.查閱或借閱結束后，應及時歸還檔案，檔案管理人員應認真核對檔案的完整性和準確性。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門定期組織檔案鑒定工作，成立鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要性、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行全面評估，確定檔案的存毀。（二）銷毀程序1.對于確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清單》，詳細記錄檔案的名稱、編號、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負責人和公司領導審批后，按照規(guī)定的方式進行銷毀。3.銷毀檔案時，應至少有兩名檔案管理人員在場監(jiān)督，并對銷毀過程進行記錄，如拍照、錄像等。4.銷毀完畢后，在《檔案銷毀清單》上簽字確認，并將銷毀記錄存檔。七、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案管理工作進行自查，檢查檔案的收集、整理、存儲、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.各部門應配合檔案管理部門的監(jiān)督檢查工作，及時提供相關檔案資料和信息。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等相關部門的監(jiān)督檢查，對提出的問題及時整改。2.根據(jù)監(jiān)督檢查結果，不斷完善檔案管理制度和工作流程。八、責任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查閱、借閱檔案。2.擅自涂改、偽造、銷毀檔案。3.因保管不善導致檔案丟失、損壞。4.泄露檔案機密信息。5.違反檔案管理其他