PAGE數(shù)字檔案查詢利用制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司數(shù)字檔案的查詢利用行為，確保數(shù)字檔案的安全與完整，充分發(fā)揮數(shù)字檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工對公司數(shù)字檔案的查詢利用活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保數(shù)字檔案查詢利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則：加強數(shù)字檔案的安全管理，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，保障公司的商業(yè)秘密和信息安全。3.高效便民原則：在確保安全保密的前提下，簡化查詢利用流程，提高工作效率，為公司員工提供便捷的服務(wù)。4.分級管理原則：根據(jù)數(shù)字檔案的重要性和敏感性，實行分級分類管理，明確不同級別檔案的查詢利用權(quán)限。二、數(shù)字檔案的定義與分類（一）定義數(shù)字檔案是指公司在各項工作活動中形成的，具有保存價值的，以數(shù)字形式存儲的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等各種類型的信息記錄。（二）分類1.行政類檔案：包括公司的規(guī)章制度、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、行政文件等。2.業(yè)務(wù)類檔案：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動中產(chǎn)生的合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、項目文檔、客戶資料等。3.財務(wù)類檔案：如會計憑證、賬簿、財務(wù)報表、審計報告等。4.人事類檔案：包含員工的個人簡歷、入職離職手續(xù)、績效考核記錄、培訓(xùn)檔案等。5.其他類檔案：指除上述類別之外的其他具有保存價值的數(shù)字檔案，如聲像檔案、榮譽檔案等。三、數(shù)字檔案查詢利用的流程（一）申請1.填寫申請表：申請人需填寫《數(shù)字檔案查詢利用申請表》，詳細(xì)注明查詢利用的檔案名稱、內(nèi)容、用途、查詢利用時間等信息。2.提交申請：將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作需要對申請進行認(rèn)真審核，確保申請的合理性和必要性。（二）審批1.初審：檔案管理部門收到申請表后，對申請內(nèi)容進行初審。初審主要審查申請的檔案是否屬于本部門管理范圍，申請用途是否明確合理等。2.審批：對于涉及重要或敏感檔案的查詢利用申請，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。審批通過后，在申請表上簽署意見并加蓋公章。（三）查詢利用1.指定專人辦理：檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，指定專人負(fù)責(zé)辦理檔案查詢利用事宜。辦理人員應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和權(quán)限進行操作，不得擅自擴大查詢利用范圍。2.提供查詢利用服務(wù)：辦理人員在符合安全保密要求的前提下，為申請人提供數(shù)字檔案的查詢利用服務(wù)。查詢利用方式可根據(jù)檔案的類型和實際情況，采用在線查詢、拷貝、打印、借閱等形式。（四）歸還1.及時歸還：借閱的數(shù)字檔案使用完畢后，申請人應(yīng)及時歸還檔案管理部門。歸還時，辦理人員應(yīng)對檔案的完整性和保密性進行檢查，確保檔案無損壞、無丟失、無信息泄露。2.注銷申請：檔案歸還后，檔案管理部門應(yīng)在申請表上注明歸還日期，并注銷該申請記錄。四、數(shù)字檔案查詢利用的權(quán)限管理（一）權(quán)限設(shè)置依據(jù)根據(jù)數(shù)字檔案的重要性、敏感性以及不同崗位的工作職責(zé)，設(shè)置相應(yīng)的查詢利用權(quán)限。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，確保工作人員只能獲取其工作所需的檔案信息。（二）具體權(quán)限劃分1.普通員工：可查詢利用與其工作相關(guān)的一般性數(shù)字檔案，如本人的人事檔案、所在部門的業(yè)務(wù)文檔等。如需查詢其他部門或重要敏感檔案，需按照申請流程進行審批。2.部門負(fù)責(zé)人：有權(quán)查詢利用本部門的各類數(shù)字檔案，并可根據(jù)工作需要審批本部門員工的檔案查詢利用申請。對于涉及跨部門的重要檔案查詢利用申請，需提交公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.公司分管領(lǐng)導(dǎo)：可查詢利用公司范圍內(nèi)的各類數(shù)字檔案，對涉及重要決策、重大項目等關(guān)鍵檔案的查詢利用申請進行最終審批。4.檔案管理部門工作人員：在履行檔案管理職責(zé)的前提下，可按照規(guī)定的權(quán)限查詢利用相關(guān)數(shù)字檔案，但不得擅自將檔案提供給無關(guān)人員。（三）權(quán)限變更與調(diào)整員工崗位變動、職責(zé)調(diào)整或其他原因需要變更查詢利用權(quán)限時，所在部門應(yīng)及時通知檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)實際情況，對其權(quán)限進行相應(yīng)的變更與調(diào)整，并做好記錄。五、數(shù)字檔案的安全管理（一）存儲安全1.硬件設(shè)施保障：配備高性能的服務(wù)器、存儲設(shè)備等硬件設(shè)施，確保數(shù)字檔案存儲環(huán)境的穩(wěn)定性和可靠性。定期對硬件設(shè)備進行檢查、維護和更新，防止因硬件故障導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)丟失。2.數(shù)據(jù)備份：建立完善的數(shù)據(jù)備份機制，定期對數(shù)字檔案進行備份。備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如異地存儲或云端存儲，以防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因造成數(shù)據(jù)丟失。備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期進行恢復(fù)測試，確保備份數(shù)據(jù)的可用性。（二）訪問安全1.身份認(rèn)證：采用安全可靠的身份認(rèn)證技術(shù)，如用戶名和密碼、數(shù)字證書、指紋識別等，確保只有授權(quán)人員能夠訪問數(shù)字檔案系統(tǒng)。2.權(quán)限控制：嚴(yán)格按照權(quán)限管理規(guī)定，對不同人員的訪問權(quán)限進行精細(xì)控制。定期對用戶權(quán)限進行審查，及時清理不必要的權(quán)限，防止權(quán)限濫用。3.審計監(jiān)控：建立數(shù)字檔案訪問審計系統(tǒng)，對所有的查詢利用操作進行詳細(xì)記錄。審計記錄應(yīng)包括操作時間、操作人員、操作內(nèi)容等信息，以便及時發(fā)現(xiàn)和處理異常操作。（三）保密管理1.人員培訓(xùn)：加強對員工的保密教育和培訓(xùn)，提高員工的保密意識和技能。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括國家保密法律法規(guī)、公司保密制度、數(shù)字檔案安全保密知識等。2.保密協(xié)議：與接觸數(shù)字檔案的員工簽訂保密協(xié)議，明確員工在檔案查詢利用過程中的保密義務(wù)和責(zé)任。對違反保密協(xié)議的行為，依法追究其法律責(zé)任。3.保密措施：在數(shù)字檔案查詢利用過程中，采取必要的保密措施，如對涉及敏感信息的檔案進行加密處理、限制拷貝和打印范圍等。嚴(yán)禁在未采取保密措施的情況下，通過互聯(lián)網(wǎng)等公共網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)字檔案。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門自查：檔案管理部門定期對數(shù)字檔案查詢利用情況進行自查，檢查檔案查詢利用流程是否規(guī)范、權(quán)限管理是否嚴(yán)格、安全保密措施是否落實等。對自查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時進行整改。2.公司內(nèi)部審計：公司內(nèi)部審計部門定期對數(shù)字檔案查詢利用工作進行審計，重點審查檔案查詢利用的合規(guī)性、安全性和效益性。對審計中發(fā)現(xiàn)的違規(guī)行為，提出整改意見，并督促相關(guān)部門進行整改。（二）外部監(jiān)督積極配合國家有關(guān)部門的監(jiān)督檢查，按照要求提供相關(guān)數(shù)字檔案查詢利用情況的報告和資料。對外部監(jiān)督檢查中提出的問題，認(rèn)真整改落實，并及時反饋整改情況。七、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)審批擅自查詢利用數(shù)字檔案。2.超越權(quán)限查詢利用數(shù)字檔案。3.泄露數(shù)字檔案信息。4.因保管不善導(dǎo)致數(shù)字檔案丟失、損壞或篡改。5.違反數(shù)字檔案安全保密規(guī)定，造成不良后果。（二）責(zé)任追究方式1.批評教育：對情節(jié)較輕的違規(guī)行為，給予批評教育，責(zé)令其改正。2.警告處分：對違反規(guī)定的員工，視情節(jié)輕重給予警告處分，并在公司內(nèi)部進行通報批評。3.經(jīng)濟處罰：對因違規(guī)行為給公司造成