PAGE武漢大學檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強學校檔案的管理，規(guī)范檔案借閱行為，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于武漢大學各學院、部門及校內各單位因工作需要借閱檔案的人員。（三）基本原則1.嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)和學校的相關規(guī)定。2.確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞、泄密等情況發(fā)生。3.遵循借閱審批程序，實行按需借閱、限期歸還的原則。二、檔案借閱范圍（一）可借閱檔案類型1.學校綜合管理類檔案，包括學校發(fā)展規(guī)劃、年度工作計劃與總結、重要會議記錄、規(guī)章制度等。2.教學類檔案，如教學計劃、課程大綱、學生成績管理檔案等。3.科研類檔案，涵蓋科研項目申報材料、研究成果、學術交流記錄等。4.人事類檔案，包含教職工基本信息、職稱評審材料、考核記錄等。5.財務類檔案，如財務報表、經(jīng)費預算與決算、會計憑證等。6.基建類檔案，涉及校園建設規(guī)劃、工程項目資料、竣工驗收文件等。7.設備類檔案，包括設備購置合同、驗收報告、使用維護記錄等。（二）限制借閱檔案類型1.涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，未經(jīng)學校保密委員會批準，不得借閱。2.珍貴歷史檔案、孤本檔案等特殊檔案，原則上不提供借閱，如有特殊需要，須經(jīng)學校檔案管理部門負責人批準，并在指定地點查閱。三、借閱審批程序（一）校內單位借閱1.借閱單位填寫《武漢大學檔案借閱申請表》，詳細注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息。2.將申請表提交至本單位負責人審核簽字，確認借閱需求的合理性和必要性。3.申請表經(jīng)單位負責人審核通過后，送至學校檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內容進行審批，對于符合借閱規(guī)定的申請，予以批準，并開具《武漢大學檔案借閱憑證》。（二）個人借閱1.個人因工作需要借閱檔案，需填寫《武漢大學檔案借閱申請表》，說明借閱檔案的具體內容、用途及借閱期限。2.申請表由所在單位負責人審核簽字，證明借閱行為與個人工作相關且符合規(guī)定。3.經(jīng)單位負責人審核后的申請表提交至學校檔案管理部門，檔案管理部門進行審批。審批通過后，發(fā)放《武漢大學檔案借閱憑證》。（三）特殊情況借閱1.因學校重大活動、突發(fā)事件等緊急情況需要借閱檔案的，可由相關部門或個人直接向學校檔案管理部門提出申請。檔案管理部門在核實情況后，應立即予以辦理借閱手續(xù)，確保工作的順利進行。2.對于涉及多個部門或單位的聯(lián)合借閱申請，由主辦單位負責填寫申請表，并協(xié)調相關單位進行審核簽字，再提交至學校檔案管理部門審批。四、借閱期限（一）一般檔案借閱期限1.短期借閱：一般檔案的短期借閱期限為[X]個工作日。借閱人員應在規(guī)定期限內歸還檔案，如需延期，須提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.長期借閱：對于因工作需要長期使用的檔案，借閱期限最長不超過[X]個月。長期借閱的檔案應定期歸還檔案管理部門進行檢查和維護，如有特殊情況需要繼續(xù)使用，須重新辦理借閱手續(xù)。（二）特殊檔案借閱期限1.涉及重要事項、機密信息的檔案，借閱期限根據(jù)具體情況由學校檔案管理部門確定，原則上不超過[X]個工作日。借閱人員必須嚴格遵守保密規(guī)定，在借閱期限內妥善保管檔案，不得擅自復制、傳播或泄露檔案內容。2.珍貴歷史檔案、孤本檔案等特殊檔案的借閱期限嚴格控制在[X]小時以內，且必須在檔案管理部門指定的地點查閱，不得帶出指定場所。五、借閱要求（一）借閱人員責任1.借閱人員在借閱檔案時，應認真核對《武漢大學檔案借閱憑證》上的檔案信息與實際借閱檔案是否一致。如發(fā)現(xiàn)檔案信息有誤或檔案存在損壞等情況，應及時向檔案管理部門報告。2.借閱人員必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和學校的檔案管理制度，愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、污損、抽取、撤換、標注、撕毀等。3.借閱人員應妥善保管借閱的檔案，不得轉借他人或擅自擴大使用范圍。如因工作需要與他人共同使用檔案，須經(jīng)檔案管理部門批準，并在其監(jiān)督下進行。4.借閱人員在借閱期限屆滿后，應按時歸還檔案。如因特殊原因不能按時歸還，須提前向檔案管理部門辦理續(xù)借手續(xù)。未經(jīng)批準逾期不還的，檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予相應處理。（二）檔案歸還1.借閱人員歸還檔案時，應確保檔案的完整性和整潔性，如有損壞或丟失，應及時向檔案管理部門說明情況，并承擔相應的賠償責任。2.檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應認真核對檔案數(shù)量、內容及借閱憑證，確認無誤后在借閱憑證上簽字注銷。如發(fā)現(xiàn)檔案存在問題，應及時與借閱人員溝通核實，并采取相應措施進行處理。六、檔案查閱（一）查閱地點1.一般檔案的查閱應在學校檔案管理部門指定的閱覽室進行。閱覽室應配備必要的設施設備，為查閱人員提供良好的查閱環(huán)境。2.對于珍貴歷史檔案、孤本檔案等特殊檔案，如需查閱，須在檔案管理部門的監(jiān)督下，在專門的查閱場所進行，查閱場所應具備嚴格的安全保密措施。（二）查閱方式1.查閱人員應在檔案管理部門工作人員的指導下進行查閱，不得擅自操作檔案管理系統(tǒng)或其他設備。2.如需復印、摘錄檔案內容，應經(jīng)檔案管理部門批準。復印、摘錄的檔案內容應與原件一致，并注明出處。復印件和摘錄件應加蓋檔案管理部門印章，方可有效。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應建立健全檔案保密制度，加強對檔案工作人員的保密教育和培訓，提高保密意識和技能。2.檔案管理場所應具備必要的安全保密設施，如門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設備、防火防盜設備等，確保檔案的安全存放。3.對涉及國家機密、商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的檔案，應實行專人專管，嚴格限制接觸范圍，并采取加密存儲、傳輸?shù)燃夹g手段，防止信息泄露。（二）借閱保密要求1.借閱人員在借閱檔案過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得向無關人員泄露檔案內容。如因工作需要必須向他人提供檔案信息，須經(jīng)檔案管理部門批準，并采取必要的保密措施。2.借閱人員應妥善保管檔案，不得將檔案帶出規(guī)定的查閱或使用場所。如需在其他地點使用檔案，須經(jīng)檔案管理部門同意，并在其監(jiān)督下進行。3.借閱人員在歸還檔案時，應確保檔案未被泄露或遺失。如發(fā)現(xiàn)檔案有泄密跡象或遺失情況，應立即向檔案管理部門報告，并積極協(xié)助采取措施進行處理。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.學校檔案管理部門負責對檔案借閱情況進行日常監(jiān)督檢查，定期對借閱檔案的歸還情況、使用情況等進行核對和統(tǒng)計。2.學校設立檔案管理監(jiān)督小組，由學校紀檢監(jiān)察部門、審計部門等相關人員組成，負責對檔案借閱制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，對違反制度的行為進行調查處理。（二）檢查內容1.檢查借閱審批程序是否規(guī)范，申請表填寫是否完整、準確，審批簽字是否齊全。2.核實借閱期限是否符合規(guī)定，是否存在逾期不還的情況。如發(fā)現(xiàn)逾期未還，應及時督促借閱人員歸還檔案，并按照規(guī)定進行處理。3.檢查檔案的歸還情況，包括檔案數(shù)量、內容是否完整，是否有損壞、涂改等情況。4.監(jiān)督檔案查閱過程是否符合要求，是否存在違反保密規(guī)定的行為。如發(fā)現(xiàn)有泄密等違規(guī)行為，應立即采取措施進行制止，并依法依規(guī)追究相關人員的責任。（三）違規(guī)處理1.對于違反檔案借閱制度的單位或個人，學校檔案管理部門將視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、通報批評等處理。2.如因違規(guī)行為導致檔案丟失、損壞、泄密等嚴重后果的，學校將依法依規(guī)追究相關人員的法律責任，并要求其承擔相應的賠償責任。3.對違反檔案借閱制度的行為進行處