PAGE公司人事檔案保管制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司人事檔案的管理，確保人事檔案的安全、完整和有效利用，為公司的人力資源管理提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的人事檔案管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：人事檔案應(yīng)如實(shí)反映員工的個人信息、工作經(jīng)歷、業(yè)績表現(xiàn)等情況。2.完整性原則：確保人事檔案資料齊全，不遺漏重要信息。3.保密性原則：嚴(yán)格保護(hù)員工人事檔案的機(jī)密性，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照規(guī)定的程序和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行人事檔案的收集、整理、保管和利用。二、人事檔案的內(nèi)容（一）員工基本信息1.個人簡歷，包括姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌等。2.身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、學(xué)位證書復(fù)印件、專業(yè)技術(shù)資格證書復(fù)印件等相關(guān)證明材料。（二）工作經(jīng)歷1.入職登記表，記錄員工的入職時間、崗位、薪資等信息。2.工作變動記錄，包括晉升、調(diào)動、降職等情況的相關(guān)文件。（三）培訓(xùn)與教育1.參加各類培訓(xùn)的記錄，包括培訓(xùn)名稱、時間、地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容等。2.學(xué)歷教育情況，如在職學(xué)歷提升的相關(guān)證明。（四）考核與獎懲1.年度績效考核結(jié)果記錄。2.獲得的獎勵和處罰文件，如表彰決定、違紀(jì)處分通知等。（五）薪資福利1.薪資調(diào)整記錄。2.福利待遇變更記錄，如社保、公積金、補(bǔ)貼等。（六）勞動合同員工與公司簽訂的勞動合同文本。（七）其他重要材料如員工的職業(yè)資格證書、榮譽(yù)證書、體檢報告等。三、人事檔案的收集與整理（一）收集1.新員工入職時，人力資源部門應(yīng)及時要求員工提交完整的人事檔案資料，并進(jìn)行審核。2.員工工作期間產(chǎn)生的各類文件材料，如考核表、獎懲通知等，由相關(guān)部門及時整理并移交人力資源部門。（二）整理1.人力資源部門對收集到的人事檔案資料進(jìn)行分類、排序。2.按照檔案內(nèi)容的性質(zhì)和時間順序，將各類資料分別裝訂成冊，編制檔案目錄。3.對檔案中的復(fù)印件進(jìn)行核對，確保與原件一致，并加蓋“與原件相符”章。四、人事檔案的保管（一）保管部門公司設(shè)立專門的人事檔案保管室，由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)檔案的保管工作。（二）保管環(huán)境1.檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。2.保持室內(nèi)清潔、干燥，溫度和濕度適宜。（三）檔案存放1.按照員工類別和檔案編號，將人事檔案存放在專用的檔案柜中。2.建立檔案存放索引，便于快速查找。（四）檔案借閱1.嚴(yán)格控制檔案借閱范圍，僅限公司內(nèi)部因工作需要查閱檔案的人員。2.借閱檔案時，需填寫《人事檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱人員應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)歸還檔案，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或帶出公司。4.借閱期間應(yīng)妥善保管檔案，不得涂改、損壞、丟失。（五）檔案查閱1.人力資源部門內(nèi)部人員查閱檔案，需經(jīng)檔案管理人員同意，并在指定地點(diǎn)進(jìn)行查閱。2.其他部門人員查閱檔案，需說明查閱目的和范圍，經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱。（六）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案保管室。五、人事檔案的更新與維護(hù)（一）定期更新1.人力資源部門每年定期對人事檔案進(jìn)行更新，確保檔案信息的及時性和準(zhǔn)確性。2.重點(diǎn)更新員工的工作經(jīng)歷、考核結(jié)果、薪資福利等信息。（二）動態(tài)維護(hù)1.員工工作發(fā)生變動、獲得獎懲等情況時，相關(guān)部門應(yīng)及時將信息反饋給人力資源部門，以便及時更新檔案。2.對檔案中的過期或無效材料進(jìn)行清理。六、人事檔案的利用（一）為人力資源決策提供支持1.人力資源部門通過查閱人事檔案，了解員工的基本情況、工作表現(xiàn)等，為員工的招聘、晉升、培訓(xùn)、績效考核等提供參考依據(jù)。2.根據(jù)檔案信息，分析員工隊伍的結(jié)構(gòu)和發(fā)展趨勢，為公司的人力資源規(guī)劃提供數(shù)據(jù)支持。（二）解決勞動糾紛在處理勞動糾紛時，人事檔案中的相關(guān)資料可作為證據(jù)，維護(hù)公司和員工的合法權(quán)益。七、人事檔案的銷毀（一）銷毀條件1.人事檔案超過保管期限，且已無保存價值。2.檔案內(nèi)容涉及的事項(xiàng)已處理完畢，且不再需要留存。（二）銷毀程序1.由檔案管理人員提出檔案銷毀申請，填寫《人事檔案銷毀申請表》，詳細(xì)說明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案徹底銷毀。4.銷毀完成后，監(jiān)銷人員和檔案管理人員應(yīng)在《人事檔案銷毀申請表》上簽字確認(rèn)，并將銷毀情況記錄存檔。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對人事檔案管理工作進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。2.設(shè)立意見箱，接受員工對人事檔案管理工作的監(jiān)督和建議。（二）外部監(jiān)督積極配合上級主管