PAGE鄉(xiāng)政府檔案館制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)鄉(xiāng)政府檔案館的管理，有效保護(hù)和利用檔案資源，為鄉(xiāng)政府各項(xiàng)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)政府各部門(mén)及所屬單位在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。鄉(xiāng)政府檔案館負(fù)責(zé)集中管理全鄉(xiāng)各類檔案，確保檔案的完整性、系統(tǒng)性和安全性。2.依法管理原則。嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)，依法開(kāi)展檔案管理工作。3.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為全鄉(xiāng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館設(shè)置鄉(xiāng)政府設(shè)立檔案館，配備專職檔案管理人員，負(fù)責(zé)全鄉(xiāng)檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)分工1.檔案館負(fù)責(zé)人全面負(fù)責(zé)檔案館的管理工作，制定工作計(jì)劃和規(guī)章制度。組織檔案管理人員開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和考核。協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的重大問(wèn)題。2.檔案管理人員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目，建立健全檔案檢索體系。定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.鄉(xiāng)政府各類文件、會(huì)議記錄、決議、決定等。2.各部門(mén)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。3.人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、項(xiàng)目檔案等專門(mén)檔案。4.與鄉(xiāng)政府工作相關(guān)的各類合同、協(xié)議、信函等。5.反映鄉(xiāng)政府工作活動(dòng)的照片、音像、實(shí)物等資料。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地移交檔案館。2.檔案收集應(yīng)遵循真實(shí)、準(zhǔn)確、完整的原則，不得遺漏重要文件和資料。3.對(duì)收集的檔案要進(jìn)行初步整理，剔除重復(fù)、無(wú)用的文件，確保檔案質(zhì)量。（三）收集時(shí)間1.年度檔案應(yīng)在次年上半年完成收集歸檔工作。2.專項(xiàng)工作檔案應(yīng)在工作結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)完成收集歸檔。3.重要活動(dòng)、會(huì)議等形成的檔案應(yīng)及時(shí)收集歸檔。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案：按照年度保管期限機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）進(jìn)行分類。2.專門(mén)檔案：根據(jù)檔案性質(zhì)，分別采用相應(yīng)的分類方法，如人事檔案按類別分類，財(cái)務(wù)檔案按年度類別分類等。3.照片檔案：按照年度問(wèn)題保管期限分類。4.音像檔案：按照年度內(nèi)容保管期限分類。5.實(shí)物檔案：按照類別年度保管期限分類。（二）整理方法1.文書(shū)檔案：對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫(xiě)卷內(nèi)文件目錄，裝訂成冊(cè)，編制案卷封面和備考表。2.專門(mén)檔案：按照各自的整理規(guī)范進(jìn)行整理，建立健全檔案目錄和索引。3.照片檔案：對(duì)照片進(jìn)行編號(hào)、標(biāo)注說(shuō)明，填寫(xiě)照片檔案冊(cè)。4.音像檔案：對(duì)音像資料進(jìn)行分類整理，編制目錄，注明內(nèi)容、時(shí)間、來(lái)源等信息。5.實(shí)物檔案：對(duì)實(shí)物進(jìn)行登記、編號(hào)，注明實(shí)物名稱、來(lái)源、日期等信息。（三）整理期限檔案整理工作應(yīng)在收集完成后及時(shí)進(jìn)行，一般應(yīng)在三個(gè)月內(nèi)完成。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門(mén)的檔案庫(kù)房，確保庫(kù)房安全、整潔、通風(fēng)良好。2.庫(kù)房應(yīng)配備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防鼠、防塵等設(shè)施設(shè)備。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存放，排列整齊，便于查找。2.對(duì)重要檔案和珍貴檔案應(yīng)采取特殊保管措施，如專柜存放、復(fù)制備份等。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。4.對(duì)破損、褪色的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)和復(fù)制。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。1.永久保管的檔案：凡是反映鄉(xiāng)政府主要職能活動(dòng)和歷史面貌的，對(duì)本鄉(xiāng)工作、國(guó)家建設(shè)和歷史研究有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案。2.長(zhǎng)期保管的檔案：凡是反映鄉(xiāng)政府一般工作活動(dòng)，在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)對(duì)本鄉(xiāng)工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為16年至50年。3.短期保管的檔案：凡是在較短時(shí)間內(nèi)對(duì)本鄉(xiāng)工作有查考利用價(jià)值的檔案。保管期限為15年以下。六、檔案鑒定（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員組成。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限的劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合檔案的實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。（三）鑒定程序1.檔案管理人員對(duì)保管期滿的檔案進(jìn)行初步審查，提出鑒定意見(jiàn)。2.鑒定小組對(duì)檔案管理人員提出的鑒定意見(jiàn)進(jìn)行審核，確定檔案的存毀。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制銷毀清冊(cè)，報(bào)鄉(xiāng)政府領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀1.銷毀檔案應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，確保銷毀過(guò)程的安全和保密。2.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。七、檔案統(tǒng)計(jì)（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)，包括各類檔案的數(shù)量、新增數(shù)量、銷毀數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)，包括查閱檔案的人次、卷次等。3.檔案保管狀況統(tǒng)計(jì)，如庫(kù)房溫濕度、設(shè)備運(yùn)行情況等。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案數(shù)量、利用情況等進(jìn)行登記。2.利用信息化手段，對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理和分析。（三）統(tǒng)計(jì)期限每月、每季度和每年對(duì)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總分析，形成統(tǒng)計(jì)報(bào)表。八、檔案利用（一）利用范圍1.鄉(xiāng)政府各部門(mén)因工作需要查閱檔案。2.其他單位和個(gè)人因工作需要查閱檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱范圍。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫(xiě)查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案館審核。3.檔案館審核通過(guò)后，安排專人提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。（三）利用方式1.查閱檔案應(yīng)在檔案館指定的場(chǎng)所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出館外。2.如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定收取復(fù)制費(fèi)用。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)建立鄉(xiāng)政府檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接等工作。2.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，包括檔案錄入、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能模塊。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、防火墻等措施，確保檔案信息安全。（三）建設(shè)步驟1.制定檔案信息化建設(shè)規(guī)劃，明確建設(shè)目標(biāo)、任務(wù)和步驟。2.開(kāi)展檔案數(shù)字化加工工作，按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行操作。3.建立檔案信息化管理系統(tǒng)，進(jìn)行系統(tǒng)測(cè)試和上線運(yùn)行。4.持續(xù)推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，不斷完善系統(tǒng)功能和服務(wù)。十、監(jiān)督檢查（一）檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、保管、利用等工作的開(kāi)展情況。3.檔案信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的工作情況。（二）檢查方式1.定期檢查，每年組織一次全面的檔案管理工作檢查。2.不定期抽查，對(duì)重點(diǎn)部門(mén)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案管理工作進(jìn)行抽