PAGE單位人事檔案利用制度一、總則（一）目的為了規(guī)范單位人事檔案的利用工作，充分發(fā)揮人事檔案在單位管理、人才選拔、培訓(xùn)教育、考核評(píng)價(jià)等方面的作用，根據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本單位全體員工人事檔案的利用管理。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則嚴(yán)格遵守國家關(guān)于人事檔案管理的法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保人事檔案利用工作合法合規(guī)。2.安全保密原則保障人事檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)員工個(gè)人隱私和單位利益。3.合理利用原則充分發(fā)揮人事檔案的價(jià)值，為單位的各項(xiàng)工作提供有力支持，同時(shí)確保利用過程公正、合理。4.規(guī)范有序原則建立健全人事檔案利用的流程和規(guī)范，使利用工作有序進(jìn)行。二、人事檔案利用的范圍（一）內(nèi)部管理1.員工招聘與錄用為招聘決策提供參考，了解應(yīng)聘者的教育背景、工作經(jīng)歷、專業(yè)技能、獎(jiǎng)懲情況等。2.崗位調(diào)整與晉升評(píng)估員工的綜合素質(zhì)和工作表現(xiàn)，作為崗位調(diào)整和晉升的依據(jù)。3.績效考核核實(shí)員工的工作業(yè)績、出勤情況、獎(jiǎng)懲記錄等，確?？冃Э己私Y(jié)果的準(zhǔn)確性。4.培訓(xùn)與發(fā)展根據(jù)員工的技能水平和發(fā)展需求，制定個(gè)性化的培訓(xùn)計(jì)劃，提高員工素質(zhì)。5.薪酬管理參考員工的學(xué)歷、職稱、工作年限等因素，合理確定薪酬水平。（二）外部需求1.勞動(dòng)糾紛處理在勞動(dòng)糾紛發(fā)生時(shí)，提供相關(guān)人事檔案資料，作為處理糾紛的證據(jù)。2.政府部門查詢按照法律法規(guī)要求，向政府有關(guān)部門提供人事檔案信息，配合相關(guān)調(diào)查。3.合作單位需求應(yīng)合作單位的合理要求，在雙方約定的范圍內(nèi)提供必要的人事檔案資料，促進(jìn)合作順利進(jìn)行。三、人事檔案利用的流程（一）申請(qǐng)1.內(nèi)部利用申請(qǐng)本單位各部門因工作需要利用人事檔案時(shí)，由部門負(fù)責(zé)人填寫《人事檔案利用申請(qǐng)表》，注明利用目的、利用內(nèi)容、利用期限等，并簽字蓋章。2.外部利用申請(qǐng)因外部需求需要利用人事檔案時(shí)，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門提出申請(qǐng)，填寫《人事檔案利用申請(qǐng)表》，經(jīng)單位分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，報(bào)檔案管理部門。（二）審批1.檔案管理部門收到《人事檔案利用申請(qǐng)表》后，對(duì)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核。重點(diǎn)審核利用目的是否正當(dāng)、利用內(nèi)容是否合理、利用期限是否符合規(guī)定等。2.對(duì)于內(nèi)部利用申請(qǐng)，審核通過后報(bào)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；對(duì)于外部利用申請(qǐng)，審核通過后報(bào)單位分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）查閱與借閱1.經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在規(guī)定的時(shí)間和地點(diǎn)為利用人員提供人事檔案查閱或借閱服務(wù)。2.查閱人事檔案時(shí)，利用人員應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出指定地點(diǎn)。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保檔案安全。3.借閱人事檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱時(shí)間、借閱人等信息，并要求借閱人簽字確認(rèn)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（四）歸還1.利用人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還人事檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究相關(guān)人員責(zé)任。2.對(duì)于查閱的人事檔案，利用人員應(yīng)在查閱結(jié)束后，將檔案歸還原位，并協(xié)助檔案管理人員整理好檔案。四、人事檔案利用的權(quán)限與責(zé)任（一）利用權(quán)限1.單位領(lǐng)導(dǎo)有權(quán)查閱本單位全體員工的人事檔案，了解員工基本情況，為單位決策提供參考。2.檔案管理部門工作人員在履行工作職責(zé)范圍內(nèi)，有權(quán)查閱、整理、保管人事檔案，但不得擅自對(duì)外提供檔案信息。3.經(jīng)批準(zhǔn)的利用人員按照規(guī)定的流程和權(quán)限，在批準(zhǔn)的范圍內(nèi)查閱或借閱人事檔案。（二）利用責(zé)任1.利用人員應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度，不得擅自擴(kuò)大利用范圍、泄露檔案信息。2.因工作失誤導(dǎo)致人事檔案損壞、丟失或信息泄露的，利用人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。情節(jié)嚴(yán)重的，依法追究法律責(zé)任。3.檔案管理部門工作人員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，做好人事檔案利用的服務(wù)和監(jiān)督工作。如因工作不力導(dǎo)致檔案利用出現(xiàn)問題，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的管理責(zé)任。五、人事檔案利用的安全與保密措施（一）安全管理1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保人事檔案的安全存放。2.定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理檔案存在的問題，如紙張老化、字跡模糊等。3.在人事檔案利用過程中，嚴(yán)格控制利用場所的人員出入，防止無關(guān)人員接觸檔案。（二）保密措施1.對(duì)涉及員工個(gè)人隱私和單位機(jī)密的人事檔案信息，嚴(yán)格保密。未經(jīng)員工本人同意或法律法規(guī)允許，不得向任何單位或個(gè)人泄露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自復(fù)制、傳播人事檔案信息。3.在提供人事檔案利用服務(wù)時(shí)，應(yīng)根據(jù)利用目的和范圍，對(duì)檔案信息進(jìn)行適當(dāng)篩選和處理，避免泄露不必要的信息。六、人事檔案利用的信息化管理（一）建立人事檔案信息系統(tǒng)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立單位人事檔案信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的電子化管理。將員工的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核評(píng)價(jià)等資料錄入系統(tǒng)，方便查詢和利用。（二）權(quán)限設(shè)置與管理在人事檔案信息系統(tǒng)中，根據(jù)利用人員的權(quán)限，設(shè)置不同的查詢和操作權(quán)限。利用人員只能在授權(quán)范圍內(nèi)訪問和使用檔案信息，確保信息安全。（三）數(shù)據(jù)備份與維護(hù)定期對(duì)人事檔案信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，及時(shí)更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，確保人事檔案信息的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)人事檔案利用情況進(jìn)行自查，檢查利用流程是否規(guī)范、利用人員是否遵守規(guī)定、檔案信息是否安全等。2.單位內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)人事檔案利用制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。（二）外部監(jiān)督接受上級(jí)主管部門、政府相關(guān)部門以及社會(huì)公眾的監(jiān)督。對(duì)于違反人事檔案利用制度的行為，及時(shí)進(jìn)行糾正和處理，并向社會(huì)