PAGE全區(qū)檔案人員管理制度一、總則（一）目的為加強全區(qū)檔案人員管理，規(guī)范檔案工作流程，提高檔案管理水平，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于全區(qū)各級各類機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體及其他組織中從事檔案管理工作的人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.統(tǒng)一管理原則：實行全區(qū)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理，確保檔案管理工作的系統(tǒng)性和協(xié)調(diào)性。3.科學(xué)規(guī)范原則：運用科學(xué)的方法和技術(shù)手段，規(guī)范檔案管理流程，提高檔案管理效率和質(zhì)量。4.安全保密原則：加強檔案安全保密工作，確保檔案信息不泄露、不丟失、不損壞。二、檔案人員職責(zé)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本單位檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。2.制定和完善本單位檔案管理制度，規(guī)范檔案管理流程。3.對本單位各部門形成的文件材料進行定期檢查和指導(dǎo)，確保文件材料的齊全、完整和準(zhǔn)確。4.負(fù)責(zé)本單位檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。5.做好檔案安全保密工作，防止檔案信息泄露和丟失。6.積極開展檔案編研工作，為單位各項工作提供檔案信息支持。（二）檔案部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作，制定檔案工作計劃和目標(biāo)，并組織實施。2.組織檔案人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。3.定期檢查檔案管理工作情況，及時解決檔案管理工作中存在的問題。4.負(fù)責(zé)與上級檔案部門和其他單位檔案部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系與溝通。5.審核重要檔案的整理、保管和利用情況，確保檔案管理工作質(zhì)量。（三）分管領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.加強對本單位檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案管理工作納入單位整體工作規(guī)劃。2.協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中涉及的人員、經(jīng)費、設(shè)備等問題。3.定期聽取檔案管理工作匯報，對檔案管理工作提出指導(dǎo)意見和要求。三、檔案人員配備（一）人員數(shù)量各單位應(yīng)根據(jù)檔案管理工作實際需要，配備相應(yīng)數(shù)量的檔案管理人員。一般情況下，檔案管理人員數(shù)量應(yīng)不少于單位專職工作人員總數(shù)的[X]%。（二）人員資質(zhì)1.檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理工作流程和相關(guān)法律法規(guī)。2.檔案管理人員應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和責(zé)任心，保守檔案機密。3.檔案管理人員應(yīng)定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。（三）人員調(diào)整1.檔案管理人員因工作調(diào)動、退休等原因離開崗位時，應(yīng)及時辦理檔案交接手續(xù)。2.新上崗的檔案管理人員應(yīng)進行崗前培訓(xùn)，經(jīng)考核合格后方可上崗。四、檔案收集與整理（一）收集范圍1.本單位在各項工作活動中形成的具有保存價值的文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、音像資料等。2.本單位接收的上級機關(guān)、下級單位及其他單位發(fā)來的與本單位工作相關(guān)的文件材料。3.本單位簽訂的合同、協(xié)議、項目文件等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料及時、準(zhǔn)確、完整地收集齊全。2.收集的文件材料應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，字跡清晰、圖表準(zhǔn)確、簽字蓋章齊全。3.電子文件應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定進行格式轉(zhuǎn)換和存儲，確保電子文件的可讀性和可利用性。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件材料之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分文件材料的不同保存價值，進行分類整理。3.便于保管和利用，提高檔案管理效率和質(zhì)量。（四）整理方法1.按照檔案分類方案，對收集的文件材料進行分類。2.對每一類文件材料進行編號、編目、裝訂等整理工作。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機管理。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔期限1.本單位形成的文件材料應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.上級機關(guān)、下級單位及其他單位發(fā)來的文件材料應(yīng)在收到后及時歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對整理好的文件材料進行檢查，確保文件材料齊全、完整、準(zhǔn)確。2.將檢查合格的文件材料按照檔案歸檔要求進行裝訂、編目、裝盒等工作。3.填寫檔案移交清單，辦理檔案移交手續(xù)。（三）保管要求1.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等安全防護設(shè)施。2.檔案應(yīng)分類存放，排列有序，便于查找和利用。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)和復(fù)制。（四）檔案數(shù)字化1.積極推進檔案數(shù)字化工作，提高檔案管理信息化水平。2.按照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，建立檔案數(shù)字化副本。3.對數(shù)字化檔案進行存儲、管理和利用，實現(xiàn)檔案信息資源共享。六、檔案利用與借閱（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、安全、保密的原則。2.檔案利用應(yīng)有利于單位各項工作的開展，為單位決策提供依據(jù)。（二）利用范圍1.本單位內(nèi)部人員因工作需要查閱、借閱檔案。2.外單位因工作需要查閱、借閱檔案，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（三）借閱程序1.本單位人員借閱檔案，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案部門辦理借閱手續(xù)。2.外單位人員借閱檔案，應(yīng)持單位介紹信，填寫借閱申請表，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人審核同意后，報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可辦理借閱手續(xù)。3.借閱檔案應(yīng)在規(guī)定的時間內(nèi)歸還，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（四）利用登記1.檔案管理人員應(yīng)對檔案利用情況進行詳細(xì)登記，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、歸還時間等。2.定期對檔案利用登記情況進行統(tǒng)計分析，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應(yīng)遵循全面、歷史、發(fā)展的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。2.檔案鑒定應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進行，確保檔案鑒定工作合法合規(guī)。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由檔案部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保存價值和歷史意義，確定檔案的保管期限。2.對保管期限已滿且無保存價值的檔案，應(yīng)進行銷毀處理。（四）銷毀程序1.檔案鑒定小組對擬銷毀的檔案進行審核，編制檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案部門組織實施銷毀工作。3.檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點進行，并有專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。八、檔案統(tǒng)計與考核（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計，包括檔案種類、數(shù)量、保管期限等。2.檔案利用情況統(tǒng)計，包括利用人次、利用內(nèi)容、利用效果等。3.檔案鑒定與銷毀情況統(tǒng)計，包括鑒定檔案數(shù)量、銷毀檔案數(shù)量等。（二）統(tǒng)計方法1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案管理工作情況進行統(tǒng)計，填寫統(tǒng)計報表。2.統(tǒng)計報表應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，經(jīng)檔案部門負(fù)責(zé)人審核后上報。（三）考核指標(biāo)與方法1.建立檔案人員考核制度，對檔案人員的工作業(yè)績、業(yè)務(wù)能力、職業(yè)道德等進行考核。2.考核指標(biāo)包括檔案收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定與銷毀等工作的完成情況。3.考核方法采用定量與定性相結(jié)合的方式，定期對檔案人員進行考核評價。