PAGE檔案工作制度體系框架一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本檔案工作制度體系框架。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集和保存公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)公司/組織檔案管理工作。其主要職責(zé)包括：1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定和完善公司/組織檔案管理制度。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和銷毀等工作。3.建立和維護(hù)公司/組織檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。4.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和交流活動。5.開發(fā)和利用檔案信息資源，為公司/組織決策、生產(chǎn)經(jīng)營、科研創(chuàng)新等提供檔案支持和服務(wù)。（二）各部門檔案管理人員各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和移交工作。其職責(zé)如下：1.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常收集、整理和保管工作，確保檔案的完整和安全。2.按照檔案管理部門的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門開展檔案利用工作，提供與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的檔案信息。4.接受檔案管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和監(jiān)督，參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。三、檔案分類及編號（一）檔案分類公司/組織檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會議紀(jì)要，工作計劃與總結(jié)，規(guī)章制度，人事檔案，印章管理檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類：涵蓋市場營銷、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、財務(wù)管理、人力資源管理、技術(shù)研發(fā)、物資采購等各業(yè)務(wù)領(lǐng)域形成的檔案。3.項(xiàng)目檔案類：針對公司/組織各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計、施工、驗(yàn)收等過程中產(chǎn)生的文件資料。4.合同協(xié)議類：公司/組織簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等。5.財務(wù)檔案類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等財務(wù)核算和財務(wù)管理過程中形成的檔案。6.聲像檔案類：照片、錄音、錄像等反映公司/組織重要活動、事件及工作場景的聲像資料。7.電子檔案類：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進(jìn)行統(tǒng)一編號。編號規(guī)則如下：1.行政管理類檔案編號：采用“XZ+年份+流水號”的形式，其中“XZ”代表行政管理類，年份為檔案形成年份，流水號為該年份內(nèi)此類檔案的順序號。2.業(yè)務(wù)管理類檔案編號：按照業(yè)務(wù)領(lǐng)域分類，分別采用“YW+業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼+年份+流水號”的形式。業(yè)務(wù)領(lǐng)域代碼根據(jù)公司/組織實(shí)際業(yè)務(wù)情況設(shè)定，如“SC”代表生產(chǎn)管理，“ZC”代表質(zhì)量管理等。3.項(xiàng)目檔案類檔案編號：以“XM+項(xiàng)目編號+年份+流水號”進(jìn)行編號，項(xiàng)目編號由公司/組織統(tǒng)一制定，用于標(biāo)識不同的項(xiàng)目。4.合同協(xié)議類檔案編號：采用“HT+年份+流水號”的方式，年份為合同簽訂年份，流水號為該年份內(nèi)合同協(xié)議類檔案的順序號。5.財務(wù)檔案類檔案編號：按照財務(wù)檔案的類別，分別采用“CW+類別代碼+年份+流水號”的形式。類別代碼如“KZ”代表會計憑證，“ZB”代表賬簿等。6.聲像檔案類檔案編號：以“SX+年份+流水號”進(jìn)行編號，年份為聲像資料形成年份，流水號為該年份內(nèi)聲像檔案的順序號。7.電子檔案類檔案編號：與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號一致，在編號后添加“E”標(biāo)識電子檔案，如“XZ2023001E”。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍和要求，確保本部門在工作活動中形成的各類文件資料及時、完整地收集起來。2.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門檔案收集情況進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，督促各部門按時完成檔案收集工作。3.對于公司/組織外部接收的文件資料，如上級部門文件、合作單位往來文件等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)及時傳遞給檔案管理部門進(jìn)行統(tǒng)一收集。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。2.每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。3.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物，破損檔案應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行整理存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案保管（一）保管場所1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害生物等安全防護(hù)設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存儲1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。3.聲像檔案應(yīng)按照載體類型分別存放，如照片應(yīng)沖印或掃描后分類保存，錄音、錄像資料應(yīng)刻錄成光盤或存儲在硬盤中，并做好標(biāo)識。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。如公司/組織設(shè)立、變更、注銷的文件，重要的合同協(xié)議，重大項(xiàng)目檔案等。2.長期保管：對公司/組織在一定時期內(nèi)有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。如一般性的業(yè)務(wù)文件、項(xiàng)目檔案等。3.短期保管：對公司/組織在較短時間內(nèi)有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。如臨時性的通知、報表等。（四）檔案鑒定與銷毀1.檔案鑒定：檔案管理部門定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員、業(yè)務(wù)部門人員和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，確定檔案的存毀。2.檔案銷毀：經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清冊，報經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門會同相關(guān)部門進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案信息徹底銷毀。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字確認(rèn)。六、檔案利用（一）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及與本人工作相關(guān)的檔案。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理查閱手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：檔案利用者可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：如需借閱檔案，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報檔案管理部門審批。檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，特殊情況需延長借閱期限的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用者姓名、部門、利用時間、利用方式、檔案名稱及數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化采集、存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理流程1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描、圖像處理等數(shù)字化轉(zhuǎn)換，確保數(shù)字化檔案與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致。2.數(shù)據(jù)錄入與掛接：將檔案目錄信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，并與數(shù)字化檔案進(jìn)行掛接，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索。3.系統(tǒng)維護(hù)與管理：定期對檔案信息化管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。同時，加強(qiáng)對系統(tǒng)用戶的管理，設(shè)置不同的用戶權(quán)限，保證檔案信息的安全。（三）電子檔案管理1.電子檔案的形成、辦理、存儲等應(yīng)符合國家有關(guān)電子文件管理的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行元數(shù)據(jù)管理，確保電子檔案的真實(shí)性、完整性和可讀性。3.定期對電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。八、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案管理各環(huán)節(jié)的安全責(zé)任。2.加強(qiáng)對檔案管理人員的安全培訓(xùn)，提高安全意識和應(yīng)急處理能力。（二）安全防護(hù)措施1.檔案庫房應(yīng)安裝防火、防盜、防潮、防蟲、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。2.檔案存儲設(shè)備應(yīng)進(jìn)行加密處理，防止數(shù)據(jù)泄露。3.加強(qiáng)對檔案管理場所的安全監(jiān)控，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。（三）應(yīng)急處置預(yù)案制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案，明確檔案