PAGE內(nèi)部檔案歸類管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司內(nèi)部檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案資料的歸類管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司設(shè)立專門的檔案管理部門，對各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.分類科學(xué)原則根據(jù)檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)、時間順序等因素，進(jìn)行科學(xué)合理的分類，便于檔案的整理、存儲和查找。3.安全保密原則采取必要的安全保密措施，確保檔案信息不被泄露、篡改或丟失，維護(hù)公司的商業(yè)秘密和合法權(quán)益。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮檔案的利用需求，提供便捷的查閱、借閱服務(wù)，提高檔案的使用價值。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司設(shè)立檔案管理中心，負(fù)責(zé)公司內(nèi)部檔案的歸口管理工作。檔案管理中心應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，確保檔案管理工作的順利開展。（二）主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司的檔案管理制度，制定和完善檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、存儲等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查閱和利用，及時為公司各部門及員工提供檔案信息服務(wù)。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管工作，采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，確保檔案的完整性和安全性。5.定期對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀處理。6.組織開展檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。7.參與公司重大活動和項(xiàng)目的檔案管理工作，確保檔案資料的及時收集和整理。8.完成公司領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他與檔案管理相關(guān)的工作任務(wù)。三、檔案分類標(biāo)準(zhǔn)（一）行政類檔案1.公司文件包括公司發(fā)布的各類規(guī)章制度、通知、通報(bào)、決定、報(bào)告等文件材料。2.會議文件公司召開的各類會議的通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要等文件材料。3.人事檔案員工的個人簡歷、入職登記表、勞動合同、工資檔案、績效考核檔案、培訓(xùn)檔案、獎懲檔案等。4.行政事務(wù)檔案公司的證照、印章管理檔案，辦公用品采購、使用檔案，車輛管理檔案，辦公場所租賃、裝修檔案等。（二）財(cái)務(wù)類檔案1.會計(jì)憑證各類原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計(jì)賬簿總賬、明細(xì)賬、日記賬、輔助賬等。3.財(cái)務(wù)報(bào)表月度、季度、年度財(cái)務(wù)報(bào)表，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.財(cái)務(wù)審計(jì)檔案內(nèi)部審計(jì)、外部審計(jì)的審計(jì)報(bào)告、審計(jì)工作底稿等。5.稅務(wù)檔案納稅申報(bào)資料、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)優(yōu)惠申請資料等。（三）業(yè)務(wù)類檔案1.市場營銷檔案市場調(diào)研報(bào)告、營銷策劃方案、銷售合同、客戶檔案、廣告宣傳資料等。2.生產(chǎn)管理檔案生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)調(diào)度記錄、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、原材料采購合同等。3.研發(fā)項(xiàng)目檔案項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、研發(fā)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)記錄、技術(shù)文檔、專利申請資料等。4.采購供應(yīng)檔案采購訂單、供應(yīng)商檔案、采購合同、到貨驗(yàn)收記錄等。5.物流配送檔案發(fā)貨單、運(yùn)輸合同、倉儲記錄、物流費(fèi)用結(jié)算記錄等。（四）技術(shù)類檔案1.產(chǎn)品技術(shù)檔案產(chǎn)品設(shè)計(jì)圖紙、技術(shù)規(guī)格書、工藝流程圖、產(chǎn)品說明書等。2.技術(shù)研發(fā)檔案技術(shù)研究報(bào)告、技術(shù)解決方案、技術(shù)創(chuàng)新成果等。3.設(shè)備技術(shù)檔案設(shè)備臺賬、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維修保養(yǎng)記錄等。4.工程技術(shù)檔案工程項(xiàng)目規(guī)劃設(shè)計(jì)文件、施工圖紙、施工記錄、工程驗(yàn)收報(bào)告等。（五）其他類檔案1.聲像檔案公司重大活動、會議、項(xiàng)目的照片、錄像、錄音等資料。2.電子檔案以電子形式存儲的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等資料。3.榮譽(yù)檔案公司獲得的各類榮譽(yù)證書、獎杯、獎牌等資料。四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集工作，確保檔案資料的及時、完整。2.檔案形成部門應(yīng)在工作活動結(jié)束后，及時將相關(guān)檔案資料移交檔案管理部門。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。3.對于重要的、具有長期保存價值的檔案資料，檔案管理部門應(yīng)提前介入，指導(dǎo)檔案形成部門進(jìn)行收集和整理。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案資料后，應(yīng)按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理。整理工作包括文件材料的分類、編號、編目、裝訂等。2.對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用A4紙張規(guī)格進(jìn)行折疊或裱糊，使其大小一致，并在左側(cè)裝訂。3.對于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，并建立相應(yīng)的目錄結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。4.檔案整理過程中，應(yīng)認(rèn)真核對檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時與檔案形成部門溝通解決。五、檔案編目與編號（一）檔案編目1.檔案編目是對檔案內(nèi)容和形式特征進(jìn)行分析、選擇和記錄的過程，包括編制案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等。2.案卷目錄應(yīng)按照檔案分類順序編制，注明案卷號、題名、年度、保管期限、密級等信息。3.卷內(nèi)文件目錄應(yīng)按照卷內(nèi)文件排列順序編制，注明文件編號、責(zé)任者、題名、日期、頁號等信息。（二）檔案編號1.檔案編號是為了便于檔案的管理和查找，對檔案賦予的唯一標(biāo)識符。2.檔案編號應(yīng)遵循科學(xué)性、系統(tǒng)性、實(shí)用性的原則，采用層次編碼法進(jìn)行編制。3.檔案編號一般由全宗號、年度號、分類號、案卷號、件號等組成。全宗號為公司代碼，年度號為檔案形成年度，分類號按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)編制，案卷號為每一案卷的順序號，件號為卷內(nèi)每一份文件的順序號。4.檔案編號應(yīng)在檔案整理過程中同步完成，并在檔案裝具和目錄上注明。六、檔案存儲與保管（一）檔案存儲1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案存儲設(shè)備，如檔案柜、貨架、密集架等，確保檔案的安全存放。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案應(yīng)按照分類順序進(jìn)行存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識。4.對于電子檔案，應(yīng)采用磁盤、磁帶、光盤等存儲介質(zhì)進(jìn)行備份，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（二）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保管制度，定期對檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量。2.對破損、褪色、霉變等不符合保管要求的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.加強(qiáng)對檔案庫房的安全管理，采取防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等措施，確保檔案的安全。4.嚴(yán)格控制檔案的查閱和借閱，對查閱和借閱檔案的人員進(jìn)行登記，確保檔案不被丟失、損壞或泄露。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及公司機(jī)密的檔案，查閱人員應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱。3.外部單位或個人因工作需要查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱時，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，并做好查閱記錄。（二）借閱手續(xù)1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、摘錄檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后，辦理歸還手續(xù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員共同進(jìn)行。2.檔案鑒定應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合公司的實(shí)際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進(jìn)行綜合分析，確定檔案的保管期限和價值。3.檔案鑒定結(jié)果應(yīng)形成檔案鑒定報(bào)告，注明檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、鑒定意見等信息，并報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確已失去保存價值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)填寫檔案銷毀申請表，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施。2.檔案銷毀應(yīng)采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)安排專人監(jiān)銷，并做好銷毀記錄。3.檔案銷毀記錄應(yīng)包括檔案