PAGE生產(chǎn)檔案記錄管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)檔案記錄管理，確保生產(chǎn)過程的可追溯性，規(guī)范生產(chǎn)操作，保障產(chǎn)品質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與生產(chǎn)相關(guān)的檔案記錄管理，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)指令、工藝文件、設(shè)備運(yùn)行記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、物料出入庫記錄等。（三）職責(zé)分工1.生產(chǎn)部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)指令等相關(guān)記錄的編制、執(zhí)行與保管，確保生產(chǎn)過程記錄的完整性和準(zhǔn)確性。2.技術(shù)部門負(fù)責(zé)工藝文件、操作規(guī)程等技術(shù)資料的制定、修訂與管理，指導(dǎo)生產(chǎn)部門正確執(zhí)行工藝要求，并對(duì)生產(chǎn)過程中的技術(shù)問題進(jìn)行解答和處理。3.質(zhì)量部門負(fù)責(zé)質(zhì)量檢驗(yàn)記錄的審核、分析與保管，對(duì)生產(chǎn)過程中的質(zhì)量問題進(jìn)行跟蹤和處理，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)要求。4.設(shè)備部門負(fù)責(zé)設(shè)備運(yùn)行記錄、維護(hù)保養(yǎng)記錄等的管理，定期對(duì)設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行，并對(duì)設(shè)備故障進(jìn)行及時(shí)處理和記錄。5.物資部門負(fù)責(zé)物料出入庫記錄的管理，確保物料的收發(fā)準(zhǔn)確無誤，并對(duì)物料的庫存情況進(jìn)行定期盤點(diǎn)和記錄。6.檔案管理部門負(fù)責(zé)生產(chǎn)檔案記錄的統(tǒng)一收集、整理、歸檔、保管和查閱工作，建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和完整。（四）基本原則1.真實(shí)性原則生產(chǎn)檔案記錄應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)過程的實(shí)際情況，不得弄虛作假。2.完整性原則涵蓋生產(chǎn)全過程的各項(xiàng)記錄，不得遺漏重要信息，確保記錄的全面性。3.準(zhǔn)確性原則記錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)真實(shí)可靠，嚴(yán)禁出現(xiàn)模糊不清、錯(cuò)誤或矛盾的信息。4.及時(shí)性原則各項(xiàng)記錄應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)及時(shí)填寫和更新，不得拖延或事后補(bǔ)記。5.保密性原則涉及公司機(jī)密的生產(chǎn)檔案記錄應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)授權(quán)不得泄露。二、生產(chǎn)檔案記錄的分類與編號(hào)（一）分類1.生產(chǎn)計(jì)劃與指令類包括年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃、生產(chǎn)指令單等。2.工藝文件類工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝變更記錄等。3.設(shè)備運(yùn)行與維護(hù)類設(shè)備臺(tái)賬、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃、設(shè)備運(yùn)行記錄、設(shè)備故障維修記錄等。4.質(zhì)量檢驗(yàn)類原材料檢驗(yàn)記錄、半成品檢驗(yàn)記錄、成品檢驗(yàn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄等。5.物料管理類物料采購(gòu)計(jì)劃、物料入庫單、物料出庫單、物料盤點(diǎn)記錄、物料報(bào)廢申請(qǐng)單等。6.人員管理類員工考勤記錄、員工培訓(xùn)記錄、員工績(jī)效評(píng)估記錄等。7.環(huán)境與安全類車間環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄、安全檢查記錄、事故報(bào)告與處理記錄等。（二）編號(hào)為便于生產(chǎn)檔案記錄的管理和查詢，對(duì)各類記錄進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)規(guī)則如下：1.編號(hào)結(jié)構(gòu)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式。2.年份用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別代碼根據(jù)記錄類別設(shè)定相應(yīng)的代碼，具體如下：生產(chǎn)計(jì)劃與指令類：PJ工藝文件類：GY設(shè)備運(yùn)行與維護(hù)類：SB質(zhì)量檢驗(yàn)類：ZL物料管理類：WL人員管理類：RY環(huán)境與安全類：HA4.流水號(hào)從“001”開始依次遞增，位數(shù)根據(jù)實(shí)際記錄數(shù)量確定。例如，2023年的第5份生產(chǎn)指令單編號(hào)為：2023PJ005。三、生產(chǎn)檔案記錄的填寫與要求（一）填寫規(guī)范1.字跡清晰記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，字跡工整、清晰，不得潦草或模糊不清。2.內(nèi)容完整按照規(guī)定的格式和要求填寫各項(xiàng)內(nèi)容，不得遺漏重要信息。如涉及多項(xiàng)內(nèi)容，應(yīng)分行填寫，確保條理清晰。3.數(shù)據(jù)準(zhǔn)確記錄中的數(shù)據(jù)應(yīng)真實(shí)準(zhǔn)確，計(jì)算結(jié)果應(yīng)符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定。如有數(shù)據(jù)修改，應(yīng)在修改處加蓋修改人印章，并注明修改日期。4.簽名齊全涉及人員簽字的地方，相關(guān)人員應(yīng)及時(shí)簽字確認(rèn)，不得代簽或漏簽。（二）填寫要求1.生產(chǎn)計(jì)劃與指令類生產(chǎn)計(jì)劃應(yīng)明確產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)數(shù)量、生產(chǎn)時(shí)間、交貨日期等信息。生產(chǎn)指令單應(yīng)根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃下達(dá)，詳細(xì)注明生產(chǎn)任務(wù)、生產(chǎn)車間、生產(chǎn)班組、工藝要求等內(nèi)容。2.工藝文件類工藝流程圖應(yīng)清晰展示生產(chǎn)工藝流程，標(biāo)注關(guān)鍵工序和質(zhì)量控制點(diǎn)。操作規(guī)程和作業(yè)指導(dǎo)書應(yīng)詳細(xì)描述操作步驟、操作要點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保員工能夠正確操作。工藝變更記錄應(yīng)注明變更原因、變更內(nèi)容、變更時(shí)間、變更批準(zhǔn)人等信息，并附上新的工藝文件。3.設(shè)備運(yùn)行與維護(hù)類設(shè)備臺(tái)賬應(yīng)記錄設(shè)備名稱、型號(hào)規(guī)格、購(gòu)置日期、使用部門、維護(hù)保養(yǎng)周期等基本信息。設(shè)備運(yùn)行記錄應(yīng)如實(shí)填寫設(shè)備運(yùn)行時(shí)間、運(yùn)行參數(shù)、運(yùn)行狀況等內(nèi)容，發(fā)現(xiàn)異常情況應(yīng)及時(shí)記錄并報(bào)告。設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)計(jì)劃應(yīng)明確維護(hù)保養(yǎng)項(xiàng)目、維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間、維護(hù)保養(yǎng)責(zé)任人等信息，并按照計(jì)劃進(jìn)行維護(hù)保養(yǎng)，做好記錄。設(shè)備故障維修記錄應(yīng)詳細(xì)記錄故障發(fā)生時(shí)間、故障現(xiàn)象、維修過程、維修結(jié)果、維修人員等信息，分析故障原因，采取相應(yīng)的預(yù)防措施。4.質(zhì)量檢驗(yàn)類原材料檢驗(yàn)記錄應(yīng)包括原材料名稱、規(guī)格型號(hào)、供應(yīng)商、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員等信息。半成品檢驗(yàn)記錄應(yīng)記錄半成品名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)批次、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員等內(nèi)容。成品檢驗(yàn)記錄應(yīng)詳細(xì)記錄成品名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)批次、檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員等信息，并出具質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告。不合格品處理記錄應(yīng)注明不合格品名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)批次、不合格原因、處理方式（返工、返修、報(bào)廢等）、處理日期、處理人員等信息。5.物料管理類物料采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確物料名稱、規(guī)格型號(hào)、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、采購(gòu)要求等信息。物料入庫單應(yīng)記錄物料名稱、規(guī)格型號(hào)、供應(yīng)商、入庫數(shù)量、入庫日期、入庫批次、檢驗(yàn)情況等內(nèi)容。物料出庫單應(yīng)注明物料名稱、規(guī)格型號(hào)、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用數(shù)量、領(lǐng)用日期、用途等信息。物料盤點(diǎn)記錄應(yīng)詳細(xì)記錄盤點(diǎn)時(shí)間、盤點(diǎn)范圍、物料名稱、規(guī)格型號(hào)、實(shí)際庫存數(shù)量、賬面庫存數(shù)量、盤盈盤虧情況及原因分析等內(nèi)容。物料報(bào)廢申請(qǐng)單應(yīng)注明報(bào)廢物料名稱、規(guī)格型號(hào)、生產(chǎn)批次、報(bào)廢原因、報(bào)廢數(shù)量、申請(qǐng)日期、申請(qǐng)部門、審批意見等信息。6.人員管理類員工考勤記錄應(yīng)記錄員工出勤、請(qǐng)假、曠工等情況，包括日期、員工姓名、考勤狀態(tài)等信息。員工培訓(xùn)記錄應(yīng)包括培訓(xùn)日期、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)講師、參加人員、培訓(xùn)考核結(jié)果等信息。員工績(jī)效評(píng)估記錄應(yīng)明確評(píng)估周期、評(píng)估指標(biāo)、評(píng)估結(jié)果、改進(jìn)建議等內(nèi)容，由評(píng)估人和被評(píng)估人簽字確認(rèn)。7.環(huán)境與安全類車間環(huán)境監(jiān)測(cè)記錄應(yīng)記錄監(jiān)測(cè)日期、監(jiān)測(cè)項(xiàng)目（如溫度、濕度、空氣質(zhì)量等）、監(jiān)測(cè)結(jié)果、監(jiān)測(cè)人員等信息。安全檢查記錄應(yīng)包括檢查日期、檢查人員、檢查部位、安全隱患描述、整改措施及整改期限等內(nèi)容。事故報(bào)告與處理記錄應(yīng)詳細(xì)記錄事故發(fā)生時(shí)間、地點(diǎn)、事故經(jīng)過、事故原因分析、事故造成的損失、處理措施及處理結(jié)果等信息。四、生產(chǎn)檔案記錄的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，負(fù)責(zé)本部門相關(guān)生產(chǎn)檔案記錄的收集工作。2.生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)記錄應(yīng)及時(shí)填寫，填寫完畢后由記錄人簽字確認(rèn)，并按照規(guī)定的時(shí)間和流程提交給相關(guān)部門。3.對(duì)于外來文件，如供應(yīng)商提供的質(zhì)量證明文件、技術(shù)資料等，由接收部門負(fù)責(zé)收集，并進(jìn)行登記和歸檔。（二）整理1.檔案管理部門定期對(duì)收集到的生產(chǎn)檔案記錄進(jìn)行整理，確保記錄的完整性和準(zhǔn)確性。2.按照記錄的類別和編號(hào)順序進(jìn)行分類整理，剔除重復(fù)、無效或不符合要求的記錄。3.對(duì)破損、褪色或字跡模糊的記錄進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，保證記錄的可讀性。4.整理過程中，應(yīng)檢查記錄的簽字、蓋章等手續(xù)是否齊全，如有缺失應(yīng)及時(shí)補(bǔ)齊。五、生產(chǎn)檔案記錄的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的生產(chǎn)檔案記錄應(yīng)及時(shí)歸檔，按照編號(hào)順序放入相應(yīng)的檔案盒或文件夾中。2.每個(gè)檔案盒或文件夾應(yīng)標(biāo)明記錄類別、年份、起止編號(hào)等信息，便于查找和管理。3.建立電子檔案庫，將生產(chǎn)檔案記錄的電子文檔進(jìn)行分類存儲(chǔ)，同時(shí)建立相應(yīng)的索引目錄，方便快速檢索。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全、干燥、通風(fēng)，溫度和濕度符合要求。2.對(duì)紙質(zhì)檔案應(yīng)采取防潮、防蟲、防火、防盜等措施，定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案損壞或丟失。3.電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)妥善保管，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。同時(shí)，應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，確保電子檔案的安全性和保密性。4.生產(chǎn)檔案記錄的保管期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期保管。保管期限屆滿后，經(jīng)審批可進(jìn)行銷毀處理。六、生產(chǎn)檔案記錄的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)檔案記錄時(shí)，應(yīng)填寫《生產(chǎn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案記錄，并做好查閱登記，記錄查閱人姓名、查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱生產(chǎn)檔案記錄的，應(yīng)填寫《生產(chǎn)檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限、歸還時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管所借閱的檔案記錄，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時(shí)歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。4.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱情況進(jìn)行跟蹤和檢查。如發(fā)現(xiàn)借閱人員違反規(guī)定，應(yīng)及時(shí)收回檔案，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。七、生產(chǎn)檔案記錄的銷毀（一）銷毀條件1.生產(chǎn)檔案記錄保管期限屆滿，且已無繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е聶n案記錄損壞、丟失，無法修復(fù)且無備份的。3.涉及公司機(jī)密的檔案記錄，經(jīng)批準(zhǔn)需要銷毀的。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門提出生產(chǎn)檔案記錄銷毀申請(qǐng)，填寫《生產(chǎn)檔案記錄銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的類別、年份、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人、公司分管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀工作應(yīng)指定專人負(fù)