PAGE文明創(chuàng)建工作檔案制度一、總則（一）目的為加強公司文明創(chuàng)建工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理，確保文明創(chuàng)建工作各項任務(wù)有序推進(jìn)，全面提升公司文明程度，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在文明創(chuàng)建工作中的檔案管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司文明創(chuàng)建工作的實際情況。2.完整性原則：全面收集、整理文明創(chuàng)建工作中形成的各類文件、資料，確保檔案的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案的分類、編號、裝訂、保管等工作。4.保密性原則：對涉及公司機密的檔案信息，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。二、檔案管理職責(zé)（一）文明創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和修訂文明創(chuàng)建工作檔案制度。2.指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查公司各部門文明創(chuàng)建工作檔案的管理情況。3.對文明創(chuàng)建工作檔案管理工作中的重大問題進(jìn)行決策。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文明創(chuàng)建工作檔案的收集、整理、歸檔和保管工作。2.明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)具體的檔案管理工作，并確保檔案管理工作的連續(xù)性。3.按照公司文明創(chuàng)建工作檔案制度的要求，及時向公司文明創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室報送相關(guān)檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真學(xué)習(xí)和掌握檔案管理的基本知識和技能，熟悉文明創(chuàng)建工作檔案的內(nèi)容和要求。2.負(fù)責(zé)檔案的日常收集、整理、分類、編號、裝訂、上架等工作，確保檔案的整齊、規(guī)范。3.做好檔案的借閱、查閱登記工作，嚴(yán)格按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，及時催還借出的檔案。4.定期對檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全和完整。5.積極參與檔案管理的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的效率和水平。三、檔案內(nèi)容及分類（一）綜合類1.文明創(chuàng)建工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)包括公司年度文明創(chuàng)建工作計劃、階段性工作安排、年度工作總結(jié)等，反映公司文明創(chuàng)建工作的總體思路、目標(biāo)任務(wù)和實施情況。2.文明創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組會議記錄記錄文明創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組召開的各類會議，包括會議時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、決議等，為決策和工作推進(jìn)提供依據(jù)。3.文明創(chuàng)建工作相關(guān)文件收集上級主管部門關(guān)于文明創(chuàng)建工作的文件、通知、指示等，以及公司制定的關(guān)于文明創(chuàng)建工作的規(guī)章制度、實施方案、考核辦法等。（二）活動類1.道德講堂活動檔案包括道德講堂活動方案、活動通知邀請、活動現(xiàn)場照片、視頻資料、活動記錄、參與人員名單、活動效果評估等，展示公司道德建設(shè)的成果。2.志愿服務(wù)活動檔案涵蓋志愿服務(wù)活動計劃、活動組織實施記錄、志愿者招募及培訓(xùn)資料、志愿服務(wù)活動照片、志愿服務(wù)時長記錄、服務(wù)對象反饋等，體現(xiàn)公司志愿服務(wù)工作的開展情況。3.文明風(fēng)尚傳播活動檔案如文明風(fēng)尚主題宣傳活動方案、宣傳資料、活動載體（如宣傳欄、海報、電子屏等）使用記錄、線上傳播情況記錄（如微信公眾號推送、微博互動等）、活動效果評估等，反映公司文明風(fēng)尚傳播的成效。4.我們的節(jié)日活動檔案包括春節(jié)、元宵節(jié)、清明節(jié)、端午節(jié)、中秋節(jié)、重陽節(jié)等傳統(tǒng)節(jié)日開展活動的方案、活動記錄、照片、視頻等，弘揚中華優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。5.其他特色活動檔案記錄公司開展的具有自身特色的文明創(chuàng)建活動，如企業(yè)文化節(jié)、文明創(chuàng)建知識競賽、演講比賽等活動的相關(guān)資料。（三）環(huán)境建設(shè)類1.辦公區(qū)域環(huán)境整治記錄包括辦公區(qū)域衛(wèi)生檢查記錄、整改情況記錄、綠化美化工作記錄等，展示公司辦公環(huán)境的整潔、舒適。2.公共區(qū)域環(huán)境維護檔案如公司公共區(qū)域（如走廊、樓梯、電梯間、停車場等）的清潔記錄、設(shè)施設(shè)備維護記錄、安全防范記錄等，確保公共區(qū)域環(huán)境良好。3.環(huán)保工作檔案收集公司環(huán)保工作相關(guān)文件、環(huán)保設(shè)施運行記錄、節(jié)能減排措施及成效記錄、環(huán)境監(jiān)測報告等，體現(xiàn)公司的環(huán)保意識和行動。（四）員工文明行為類1.員工文明行為規(guī)范培訓(xùn)資料與記錄包括員工文明行為規(guī)范手冊、培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)簽到表、培訓(xùn)效果評估等，加強員工文明行為教育。2.員工違規(guī)違紀(jì)處理記錄對員工違反文明行為規(guī)范的情況進(jìn)行記錄，包括違規(guī)事實、處理依據(jù)、處理結(jié)果等，起到警示作用。3.員工好人好事記錄記錄員工在文明創(chuàng)建工作中涌現(xiàn)出的好人好事事跡，如拾金不昧行為、助人為樂事件、敬業(yè)奉獻(xiàn)事例等，弘揚正能量。（五）社會責(zé)任類1.公益捐贈活動檔案包括公益捐贈活動方案、捐贈協(xié)議、捐贈資金及物資清單、受贈方反饋等，體現(xiàn)公司的社會責(zé)任感。2.扶貧幫困工作檔案如扶貧幫困工作計劃、幫扶對象信息、幫扶措施及成效記錄、幫扶工作照片等，展示公司在扶貧幫困方面的工作成果。3.參與社會公益活動記錄記錄公司參與的各類社會公益活動，如社區(qū)服務(wù)、義務(wù)獻(xiàn)血、慈善演出等活動的相關(guān)資料，提升公司社會形象。（六）創(chuàng)建工作考核與表彰類1.文明創(chuàng)建工作考核方案與標(biāo)準(zhǔn)明確文明創(chuàng)建工作考核的內(nèi)容、方法、評分標(biāo)準(zhǔn)等，為考核工作提供依據(jù)。2.考核結(jié)果記錄記錄各部門及員工在文明創(chuàng)建工作考核中的得分、排名情況，以及考核過程中發(fā)現(xiàn)的問題和整改情況。3.文明創(chuàng)建工作表彰獎勵記錄包括表彰獎勵的文件、表彰對象名單、獎勵證書及獎品發(fā)放記錄等，激勵員工積極參與文明創(chuàng)建工作。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的責(zé)任人，按照檔案分類要求，及時收集本部門在文明創(chuàng)建工作中形成的各類文件、資料。2.檔案收集應(yīng)做到全面、及時、準(zhǔn)確，確保不漏掉重要信息。對于上級部門下發(fā)的文件，應(yīng)在收到后及時進(jìn)行登記并收集歸檔。3.對于活動類檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后一周內(nèi)完成相關(guān)資料的收集工作。（二）整理要求1.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案進(jìn)行分類整理。同一類檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進(jìn)行排列。2.每份檔案應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于查找和管理。編號格式可采用“年份+類別代碼+流水號”，如“2023WL001”，其中“2023”表示年份，“WL”表示綜合類，“001”表示該類別下的第1份檔案。3.檔案應(yīng)進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)整齊、牢固，便于翻閱。對于紙張較大或較多的檔案，可采用A4紙進(jìn)行折疊或裁剪后裝訂。4.每份檔案應(yīng)編制目錄，目錄應(yīng)清晰反映檔案的內(nèi)容和頁碼，便于查閱。目錄格式如下：|序號|檔案名稱|頁碼||||||1|文明創(chuàng)建工作規(guī)劃、計劃、總結(jié)|15||2|文明創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組會議記錄|……|五、檔案保管與利用（一）保管要求1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。溫度一般控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于破損、褪色、字跡模糊的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案的安全。電子檔案的存儲格式應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司規(guī)定，便于長期保存和查閱。（二）利用要求1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)按照申請表的要求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱、查閱目的、歸還日期等。3.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、公司文明創(chuàng)建工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案。如檔案在借閱期間出現(xiàn)損壞、丟失等情況，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步建立公司文明創(chuàng)建工作檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化對紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，形成電子檔案。掃描分辨率應(yīng)不低于300dpi，圖像格式應(yīng)為JPEG或PDF，確保電子檔案清晰可讀。2.檔案信息錄入將檔案的基本信息（如檔案名稱、編號、日期、來源等）錄入信息化管理系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫，便于快速檢索和查詢。3.系統(tǒng)功能模塊信息化管理系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析、權(quán)限管理等功能模塊，滿足檔案管理工作的實際需求。4.安全管理加強信息化管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露和非法訪問。定期對系統(tǒng)進(jìn)行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。七、檔案統(tǒng)計與分析（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.定期對文明創(chuàng)建工作檔案進(jìn)行統(tǒng)計，統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別分布、形成時間、利用情況等。2.對文明創(chuàng)建工作各項活動的開展情況進(jìn)行統(tǒng)計，如活動參與人數(shù)、活動效果評估結(jié)果等。（二）分析要求1.根據(jù)檔案統(tǒng)計結(jié)果，對文明創(chuàng)建工作的開展情況進(jìn)行