PAGE檔案起立收丶發(fā)文制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，規(guī)范收、發(fā)文流程，確保文件的及時、準(zhǔn)確傳遞與妥善保存，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門之間以及與外部單位往來文件的收、發(fā)管理。（三）基本原則1.嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.文件處理及時、準(zhǔn)確、安全，保證信息傳遞暢通無阻。3.明確職責(zé)分工，各部門協(xié)同配合，共同做好收、發(fā)文管理工作。二、收文管理（一）收文渠道1.公司/組織設(shè)立專門的文件接收郵箱，用于接收外部單位發(fā)送的正式文件。2.各部門指定專人負(fù)責(zé)接收來自上級領(lǐng)導(dǎo)、其他部門及外部單位的紙質(zhì)文件，并及時移交至檔案管理部門。（二）文件簽收1.檔案管理部門收到外部文件后，應(yīng)首先檢查文件的包裝是否完好，數(shù)量是否齊全。2.對于重要文件，需在簽收單上詳細(xì)記錄文件的名稱、文號、發(fā)文單位、日期、密級等信息，并由簽收人簽字確認(rèn)。3.若發(fā)現(xiàn)文件存在破損、缺頁等問題，應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系，要求補(bǔ)發(fā)或說明情況。（三）文件登記1.簽收后的文件應(yīng)立即進(jìn)行登記，登記內(nèi)容包括文件編號、收文日期、發(fā)文單位、文件標(biāo)題、文號、密級、份數(shù)、附件等。2.檔案管理人員應(yīng)使用專門的收文登記簿，按照時間順序依次記錄，確保登記信息準(zhǔn)確無誤。（四）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)，確定傳閱范圍。一般文件由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人傳閱，重要文件需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)傳閱。2.檔案管理人員應(yīng)按照傳閱順序?qū)⑽募椭粮鱾鏖喨耸种校⒆龊脗鏖営涗?，注明傳閱時間、傳閱人姓名等信息。3.傳閱人應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成文件傳閱，并簽署意見后返還給檔案管理人員。若有批示或處理意見，應(yīng)及時傳達(dá)給相關(guān)部門執(zhí)行。（五）文件辦理1.各部門收到傳閱文件后，應(yīng)根據(jù)文件要求及時辦理相關(guān)事項(xiàng)，并將辦理結(jié)果反饋給檔案管理部門。2.需要回復(fù)的文件，承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)起草回復(fù)文件，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后，交檔案管理部門統(tǒng)一發(fā)文。3.對于涉及多個部門的文件，主辦部門應(yīng)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同辦理，并及時跟蹤辦理進(jìn)度。（六）文件催辦1.檔案管理人員應(yīng)對傳閱文件和待辦文件進(jìn)行跟蹤催辦，確保文件及時得到處理。2.對于逾期未辦理的文件，應(yīng)及時與承辦部門溝通，了解原因，并向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。（七）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將文件及相關(guān)材料整理齊全，交檔案管理部門歸檔。2.檔案管理人員應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對歸檔文件進(jìn)行整理、編號、裝訂，并錄入電子檔案系統(tǒng)，確保檔案資料的完整和可查。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文流程1.各部門如需發(fā)文，應(yīng)填寫《發(fā)文審批表》，詳細(xì)說明發(fā)文事由、文件內(nèi)容、發(fā)文范圍、擬發(fā)日期等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.《發(fā)文審批表》連同文件初稿一并提交至檔案管理部門。檔案管理人員對文件格式、內(nèi)容等進(jìn)行審核，確保符合相關(guān)規(guī)定和要求。3.審核通過的文件，由檔案管理部門送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行發(fā)文編號、打印、蓋章等操作。（二）發(fā)文編號1.檔案管理部門負(fù)責(zé)為發(fā)文編制唯一的文件編號，編號格式應(yīng)符合公司/組織的規(guī)定。2.文件編號應(yīng)包含年份、部門代碼、流水號等信息，以便于文件的識別和管理。（三）文件打印1.根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見，檔案管理人員安排專人對文件進(jìn)行打印。打印文件應(yīng)使用統(tǒng)一的紙張和格式，確保字跡清晰、排版規(guī)范。2.打印過程中，應(yīng)仔細(xì)核對文件內(nèi)容，避免出現(xiàn)錯字、漏字等錯誤。打印完成后，對文件進(jìn)行初步校對，確保無誤后提交蓋章環(huán)節(jié)。（四）文件蓋章1.文件蓋章應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照公司/組織的印章使用規(guī)定進(jìn)行操作。2.蓋章前，應(yīng)再次核對文件內(nèi)容和審批簽字，確保文件合法有效。蓋章后，應(yīng)對蓋章位置進(jìn)行檢查，確保印章清晰、端正。（五）文件發(fā)放1.檔案管理人員負(fù)責(zé)將蓋章后的文件發(fā)放給相關(guān)部門或外部單位。對于紙質(zhì)文件，應(yīng)按照發(fā)文范圍進(jìn)行逐一發(fā)放，并做好發(fā)放記錄，注明發(fā)放日期、接收單位、接收人姓名等信息。2.對于電子文件，應(yīng)通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)或指定的文件傳輸平臺發(fā)送給接收方，并要求接收方進(jìn)行確認(rèn)。（六）文件存檔1.文件發(fā)放后，檔案管理人員應(yīng)將發(fā)文的相關(guān)材料，如《發(fā)文審批表》、文件初稿、修改稿、打印件、蓋章頁等進(jìn)行整理歸檔，確保發(fā)文過程的完整記錄。2.同時，將電子文件備份至公司/組織的檔案存儲系統(tǒng)，以便日后查詢和使用。四、文件保密管理（一）密級劃分1.根據(jù)文件內(nèi)容的重要性和敏感性，將文件劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個密級。2.絕密級文件是指涉及公司/組織核心機(jī)密，泄露后會對公司/組織造成重大損失的文件；機(jī)密級文件是指涉及重要業(yè)務(wù)信息，泄露后會對公司/組織產(chǎn)生較大影響的文件；秘密級文件是指一般性敏感信息，泄露后可能會對公司/組織造成一定影響的文件。（二）保密措施1.對不同密級的文件，應(yīng)采取相應(yīng)的保密措施。絕密級文件應(yīng)專人專管，存放于專門的保密柜中，并限制接觸范圍；機(jī)密級文件應(yīng)嚴(yán)格控制傳閱范圍，在傳閱過程中確保文件不丟失、不泄露；秘密級文件應(yīng)妥善保管，防止無關(guān)人員獲取。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自將文件內(nèi)容透露給無關(guān)人員。在文件處理過程中，如復(fù)印、掃描等操作，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行審批，并在指定場所進(jìn)行，確保文件安全。3.對于涉及保密內(nèi)容的文件，應(yīng)在文件上加蓋相應(yīng)的密級標(biāo)識，并注明保密期限。在文件傳遞過程中，應(yīng)采取加密傳輸、專人護(hù)送等方式，確保文件安全。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司/組織定期對文件保密工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保保密制度的有效執(zhí)行。發(fā)現(xiàn)問題及時整改，對違反保密規(guī)定的行為進(jìn)行嚴(yán)肅處理。2.各部門應(yīng)加強(qiáng)對本部門人員的保密教育，提高保密意識，防止因人員疏忽導(dǎo)致文件泄密事件的發(fā)生。五、檔案保管與利用（一）檔案保管1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號、上架存放，并建立檔案索引目錄，便于查找和利用。3.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、內(nèi)容等信息，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。（二）檔案利用1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案時，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)審批意見，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。3.如需借閱檔案，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過規(guī)定時間，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)