PAGE會計檔案查閱審批制度一、總則（一）目的為了加強公司會計檔案的管理，規(guī)范會計檔案查閱行為，確保會計檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工對會計檔案的查閱申請與審批。（三）定義1.會計檔案：是指公司在進行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括會計憑證、會計賬簿、財務(wù)會計報告和其他會計資料。2.查閱：指因工作需要，對會計檔案進行查看、翻閱、復(fù)制等操作。二、會計檔案的保管與整理（一）保管部門公司會計檔案由財務(wù)部負責集中保管。財務(wù)部應(yīng)設(shè)置專門的會計檔案保管庫房或?qū)９?，確保會計檔案存放安全、有序。（二）保管要求1.會計檔案應(yīng)妥善保管，防止損壞、丟失、變質(zhì)。對磁性介質(zhì)保存的會計檔案，應(yīng)定期進行檢查、復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。2.嚴格執(zhí)行安全和保密制度，會計檔案不得隨意堆放，嚴防毀損、散失和泄密。（三）整理與歸檔1.財務(wù)部應(yīng)按照會計檔案形成的時間順序、類別等進行分類整理，編制會計檔案目錄，以便于查閱。2.每年年度終了后，財務(wù)部應(yīng)將當年形成的會計檔案，在會計年度終了后可由會計機構(gòu)臨時保管一年，再移交本單位檔案機構(gòu)統(tǒng)一保管；因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當經(jīng)單位檔案管理機構(gòu)同意。單位會計管理機構(gòu)臨時保管會計檔案最長不超過三年。臨時保管期間，會計檔案的保管應(yīng)當符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定，且出納人員不得兼管會計檔案。三、查閱申請（一）申請主體公司內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱會計檔案的，應(yīng)填寫《會計檔案查閱申請表》（以下簡稱“申請表”）。外部單位（如審計部門、稅務(wù)機關(guān)等）因?qū)徲嫛⒍悇?wù)檢查等工作需要查閱公司會計檔案的，應(yīng)出具單位介紹信及相關(guān)工作證明，并填寫《會計檔案查閱申請表》。（二）申請內(nèi)容申請表應(yīng)詳細填寫查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間、查閱人姓名及所在部門等信息。查閱內(nèi)容應(yīng)明確、具體，不得模糊不清或涉及與查閱目的無關(guān)的會計檔案資料。（三）申請流程1.查閱人應(yīng)首先向所在部門負責人提出查閱申請，說明查閱目的和內(nèi)容。部門負責人應(yīng)根據(jù)工作實際情況，對查閱申請進行審核，如認為申請合理且必要，應(yīng)在申請表上簽署意見并加蓋部門公章。2.查閱人持經(jīng)部門負責人審核后的申請表，前往財務(wù)部。財務(wù)部負責人應(yīng)對查閱申請進行再次審核，重點審核查閱目的是否符合公司規(guī)定、查閱內(nèi)容是否與工作需要相關(guān)、查閱時間是否合理等。如審核通過，財務(wù)部負責人應(yīng)在申請表上簽署意見并安排專人協(xié)助查閱。四、查閱審批（一）審批權(quán)限1.查閱本部門當年形成的會計檔案，由部門負責人審批。2.查閱本部門以前年度形成的會計檔案，由部門負責人審核后，報分管財務(wù)領(lǐng)導審批。3.查閱跨部門會計檔案或涉及公司重要財務(wù)信息的會計檔案，由分管財務(wù)領(lǐng)導審核后，報公司總經(jīng)理審批。4.外部單位查閱公司會計檔案，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（二）審批流程1.查閱人提交申請表后，財務(wù)部應(yīng)及時將申請表呈交相應(yīng)審批領(lǐng)導。審批領(lǐng)導應(yīng)在收到申請表后的[X]個工作日內(nèi)進行審批，并簽署審批意見。審批意見應(yīng)明確表示同意或不同意查閱。如不同意查閱，應(yīng)說明理由。2.對于同意查閱的申請，審批領(lǐng)導應(yīng)在申請表上加蓋審批專用章或簽字確認。財務(wù)部應(yīng)根據(jù)審批意見，安排專人負責協(xié)助查閱工作。五、查閱實施（一）查閱地點會計檔案的查閱應(yīng)在財務(wù)部指定的查閱地點進行，一般為會計檔案保管庫房或?qū)ｉT的查閱區(qū)域。查閱地點應(yīng)具備必要的安全設(shè)施和條件，確保查閱過程中會計檔案的安全。（二）查閱方式1.查閱人應(yīng)在財務(wù)部專人的陪同下進行查閱，不得擅自將會計檔案帶出查閱地點。2.查閱會計檔案時，應(yīng)使用財務(wù)部提供的查閱工具，如文件夾、復(fù)印機等，不得自行攜帶可能對會計檔案造成損壞的工具。3.查閱過程中，查閱人應(yīng)保持安靜，不得在會計檔案上涂改、標記、污損或抽取、撤換會計檔案資料。如需復(fù)制會計檔案，應(yīng)按照本制度規(guī)定的復(fù)制審批流程進行申請和操作。（三）查閱時間查閱時間應(yīng)根據(jù)審批意見確定，原則上每次查閱時間不得超過[X]個工作日。如因特殊情況需要延長查閱時間的，查閱人應(yīng)提前向財務(wù)部提出申請，經(jīng)財務(wù)部負責人和審批領(lǐng)導同意后方可延長。六、復(fù)制管理（一）復(fù)制申請查閱人因工作需要復(fù)制會計檔案的，應(yīng)在申請表中明確注明復(fù)制內(nèi)容，并按照查閱審批流程進行申請。復(fù)制申請應(yīng)經(jīng)相應(yīng)審批領(lǐng)導批準后方可進行。（二）復(fù)制審批1.復(fù)制本部門當年形成的會計檔案，由部門負責人審批。2.復(fù)制本部門以前年度形成的會計檔案，由部門負責人審核后，報分管財務(wù)領(lǐng)導審批。3.復(fù)制跨部門會計檔案或涉及公司重要財務(wù)信息的會計檔案，由分管財務(wù)領(lǐng)導審核后，報公司總經(jīng)理審批。4.外部單位復(fù)制公司會計檔案，必須經(jīng)公司總經(jīng)理審批。（三）復(fù)制操作1.財務(wù)部應(yīng)安排專人負責會計檔案的復(fù)制工作，確保復(fù)制內(nèi)容清晰、準確，與原件一致。2.復(fù)制完成后，復(fù)制人應(yīng)在復(fù)制件上加蓋“與原件核對無誤”章，并注明復(fù)制日期、復(fù)制人姓名等信息。3.復(fù)制件應(yīng)與原件一同妥善保管，按照會計檔案的保管期限進行存放。七、查閱登記與記錄（一）查閱登記財務(wù)部應(yīng)建立《會計檔案查閱登記簿》，對每一次會計檔案查閱進行詳細登記。登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名及所在部門、查閱目的、查閱內(nèi)容、審批領(lǐng)導、查閱時間、復(fù)制情況等信息。（二）查閱記錄查閱過程中，財務(wù)部陪同人員應(yīng)對查閱情況進行記錄，包括查閱人查閱的會計檔案名稱、查閱順序、查閱過程中有無異常情況等。查閱記錄應(yīng)與查閱登記簿相互印證，確保查閱信息的完整性和準確性。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督公司內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對會計檔案查閱審批制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查查閱申請是否符合規(guī)定、審批流程是否規(guī)范、查閱登記與記錄是否完整等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督接受外部審計、稅務(wù)等部門檢查時，如發(fā)現(xiàn)公司會計檔案查閱審批制度執(zhí)行存在問題，公司應(yīng)積極配合整改，并將整改情況及時向相關(guān)部門反饋。九、責任追究（一）違規(guī)責任對于違反本制度規(guī)定查閱、復(fù)制會計檔案的行為，公司將視情節(jié)輕重，對相關(guān)責任人給予批評教育、警告、罰款等處罰；如造成會計檔案損壞、丟失、泄密等嚴重后果的，將依法追究相關(guān)責任人的法律責任。（二）賠償責任因查閱人違規(guī)操作導致會計檔案損壞、丟失的，查閱人應(yīng)承擔相應(yīng)的賠償責任。賠償金額應(yīng)根據(jù)會計檔案