PAGE檔案管理制度建設(shè)要求一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在工作活動中形成的各種門類和載體的檔案管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織檔案實行集中統(tǒng)一管理，由專門的檔案管理部門負責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準化。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織各項工作的真實情況，不得偽造、篡改檔案內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司/組織在各個工作環(huán)節(jié)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整，避免重要檔案的遺漏。4.保密性原則對于涉及公司/組織機密的檔案，嚴格按照保密規(guī)定進行管理，防止檔案信息的泄露。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立獨立的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負責(zé)檔案管理工作的具體實施。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定檔案管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實際情況，制定和完善檔案管理制度，確保檔案管理工作有章可循。2.檔案收集與整理負責(zé)組織各部門收集、整理本部門形成的檔案，并按照檔案分類標(biāo)準進行科學(xué)分類、編號、編目等工作，使其系統(tǒng)化、條理化。3.檔案保管建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施和設(shè)備，確保檔案的安全存放。定期對檔案進行檢查、核對，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.檔案鑒定與銷毀按照規(guī)定的程序和標(biāo)準，定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限，對已到保管期限且無保存價值的檔案，按照規(guī)定進行銷毀處理。5.檔案統(tǒng)計與分析對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期進行分析研究，為檔案管理決策提供依據(jù)。6.檔案利用服務(wù)積極開展檔案利用工作，為公司/組織各項工作提供檔案信息支持。根據(jù)利用者的需求，及時準確地提供檔案資料，并做好利用登記工作。7.檔案信息化建設(shè)推進檔案信息化管理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索和利用，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。8.指導(dǎo)與監(jiān)督對各部門的檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，定期檢查各部門檔案管理情況，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改，確保公司/組織檔案管理工作整體水平的提升。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司/組織檔案按照其來源、時間、內(nèi)容和形式等特征，分為以下幾大類：1.行政管理類檔案包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等方面的文件材料，行政管理工作中形成的各類公文、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、信訪材料等。2.經(jīng)營管理類檔案涵蓋市場營銷、財務(wù)管理、生產(chǎn)管理、質(zhì)量管理、物資管理、合同管理等經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類文件、報表、合同協(xié)議、統(tǒng)計資料等。3.生產(chǎn)技術(shù)類檔案涉及產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、技術(shù)改造、設(shè)備管理、安全環(huán)保等生產(chǎn)技術(shù)方面的圖紙、技術(shù)文件、操作規(guī)程、實驗報告、檢測記錄等。4.基本建設(shè)類檔案包括公司/組織新建、改建、擴建等基本建設(shè)項目過程中形成的項目建議書、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工圖紙、竣工驗收文件等。5.會計檔案按照國家有關(guān)會計檔案管理規(guī)定，對公司/組織的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等會計核算專業(yè)材料進行分類管理。6.聲像檔案記錄公司/組織重要活動、會議、工程建設(shè)等情況的照片、錄音帶、錄像帶、光盤等聲像資料。7.電子檔案以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件、資料、報表等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的電子文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)文件等。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對每類檔案進行統(tǒng)一編號。編號采用層次分類編號法，具體如下：1.一級編號：代表檔案的大類，用大寫字母表示，如“A”代表行政管理類檔案，“B”代表經(jīng)營管理類檔案等。2.二級編號：根據(jù)大類下的不同類別進行細分編號，用兩位數(shù)字表示，如“A01”表示行政管理類中的綜合管理，“A02”表示行政管理類中的人事管理等。3.三級編號：對二級編號下的具體檔案案卷進行編號，用三位數(shù)字表示，如“A01001”表示行政管理類綜合管理中的第一份檔案案卷。4.電子檔案編號：在紙質(zhì)檔案編號的基礎(chǔ)上，添加“E”作為電子檔案標(biāo)識，如“A01001E”表示與紙質(zhì)檔案“A01001”對應(yīng)的電子檔案。對于聲像檔案，編號可采用時間順序編號或事件編號等方式，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)各部門負責(zé)收集本部門在工作活動中形成的各類檔案，并按照規(guī)定的時間和要求移交至檔案管理部門。部門負責(zé)人應(yīng)指定專人負責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時、完整。2.收集范圍各部門應(yīng)收集的檔案包括但不限于以下內(nèi)容：本部門形成的各類文件、通知、報告、請示、批復(fù)等公文。部門工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表、工作臺賬等資料。業(yè)務(wù)活動中簽訂的合同、協(xié)議、訂單等文件。會議記錄、紀要、決議等會議材料。人事檔案材料，包括員工入職、離職、晉升、獎懲等相關(guān)文件。財務(wù)報表、憑證、賬簿等會計資料。技術(shù)文件、圖紙、實驗報告、檢測記錄等生產(chǎn)技術(shù)資料。基本建設(shè)項目過程中形成的各類文件材料。聲像資料，如照片、錄音、錄像等。其他與本部門工作相關(guān)的有保存價值的文件材料。3.收集時間各部門應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的檔案整理完畢，并移交至檔案管理部門。對于重要的、緊急的檔案，應(yīng)及時移交。（二）檔案整理1.整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。2.整理方法分類：按照檔案分類標(biāo)準，將收集到的檔案進行分類。編號：對每一份檔案進行編號，確保編號的準確性和唯一性。編目：編制檔案目錄，包括案卷目錄、卷內(nèi)文件目錄等，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者等信息，便于查找和利用。裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，保持檔案的整齊和牢固。裝訂時應(yīng)注意不要損壞文件內(nèi)容，對于不宜裝訂的檔案，如破損嚴重、幅面過大等，可采用卷盒、卷夾等方式保管。裝盒：將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、題名等信息。五、檔案的保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件，確保檔案的安全保管。庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管紙質(zhì)檔案應(yīng)按照檔案類別、編號順序排列上架存放，便于查找和利用。同時，應(yīng)定期對紙質(zhì)檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。2.電子檔案保管電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、設(shè)備故障等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。建立電子檔案存儲管理制度，定期對電子檔案進行維護和更新，確保電子檔案的完整性和可讀性。3.聲像檔案保管聲像檔案應(yīng)根據(jù)其載體形式進行分類保管，如照片應(yīng)沖印成照片冊或裝裱后存放，錄音帶、錄像帶、光盤等應(yīng)存放在專門的存儲盒中，并標(biāo)明內(nèi)容、日期、來源等信息。定期對聲像檔案進行檢查，防止音像資料的損壞和丟失。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管檔案：凡是反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。主要包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等重要文件，年度財務(wù)決算報告，重要的合同協(xié)議，重大事件的相關(guān)檔案等。2.長期保管檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要包括公司/組織一般性的行政管理文件、業(yè)務(wù)活動中的重要文件材料、生產(chǎn)技術(shù)方面的重要資料等。3.短期保管檔案：保管期限為15年以下的檔案，主要包括公司/組織日常工作中形成的一般性文件材料、臨時性業(yè)務(wù)活動的相關(guān)文件等。檔案保管期限的確定，應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織實際情況進行綜合考量，并在檔案整理過程中明確標(biāo)注。（四）檔案清查與盤點檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進行清查與盤點，確保檔案的數(shù)量準確、質(zhì)量完好。清查與盤點工作每年至少進行一次，清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進行處理，并做好記錄。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各相關(guān)部門的業(yè)務(wù)骨干和檔案管理人員。鑒定工作小組負責(zé)對檔案進行定期鑒定，確定檔案的保管期限和銷毀范圍。（二）鑒定標(biāo)準檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定和公司/組織的實際情況，從檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等方面進行綜合分析，判斷檔案的保存價值。對于反映公司/組織重要歷史事件、核心業(yè)務(wù)活動、具有重要憑證作用和參考價值的檔案，應(yīng)予以保留；對于已失去保存價值的檔案，可考慮銷毀。（三）鑒定程序1.初步審查檔案管理部門對擬鑒定的檔案進行初步審查，整理出需要鑒定的檔案清單，并提交給鑒定工作小組。2.小組鑒定鑒定工作小組對檔案清單中的檔案進行逐一審查，根據(jù)鑒定標(biāo)準，確定檔案的保管期限和銷毀范圍，形成鑒定意見。3.審批鑒定工作小組的鑒定意見報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準后，方可實施檔案的銷毀工作。（四）銷毀程序1.編制銷毀清冊對批準銷毀的檔案，檔案管理部門應(yīng)編制銷毀清冊，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息。銷毀清冊應(yīng)一式兩份，一份留存檔案管理部門，一份報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)備案。2.監(jiān)銷銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)認真核對銷毀清冊與實際銷毀檔案是否一致，確保銷毀工作的真實性和準確性。銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。3.檔案注銷檔案管理部門對已銷毀的檔案進行注銷登記，在檔案目錄和相關(guān)檢索工具中注明檔案已銷毀，并將銷毀情況定期向公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)匯報。七、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應(yīng)遵循合法、合理、及時、有效的原則，在確保檔案安全和保密的前提下，為公司/組織各項工作提供服務(wù)。（二）利用范圍公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案資料。外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（三）利用方式1.查閱利用者可到檔案管理部門查閱檔案資料。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)利用者的需求，提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。查閱檔案時，利用者應(yīng)在指定地點進行，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.借閱因工作需要借閱檔案的，利用者應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借閱期限的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱者應(yīng)妥善保管所借檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。借閱期滿后，應(yīng)及時歸還檔案。（四）利用登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱情況進行詳細記錄。登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時間、檔案名稱、數(shù)量、用途、歸還時間等信息。利用登記記錄應(yīng)妥善保管，以便查詢和統(tǒng)計分析。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)推進檔案信息化管理，建立涵蓋公司/組織各類檔案信息的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平，為公司/組織的決策和發(fā)展提供有力的檔案信息支持。（二）信息化建設(shè)內(nèi)容1.檔案數(shù)字化加工對紙質(zhì)檔案、聲像檔案等進行數(shù)字化掃描和處理，形成電子檔案，并進行數(shù)據(jù)掛接和存儲，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。數(shù)字化加工應(yīng)確保檔案內(nèi)容的準確、完整，圖像清晰可讀。2.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線收集、整理、編目、存儲、檢索、利用、統(tǒng)計等功能。檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備用戶權(quán)限管理、數(shù)據(jù)安全保密、流程控制等功能，確保檔案管理工作的規(guī)范化和信息化。3.電子檔案備份與存儲建立電子檔案備份制度，定期對電子檔案進行備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在異地存儲設(shè)備上。備份存儲設(shè)備應(yīng)具備安全可靠、數(shù)據(jù)可恢復(fù)等特點，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性。4.檔案信息資源共享平臺建設(shè)搭建檔案信息資源共享平臺，實現(xiàn)公司/組織內(nèi)部各部門之間檔案信息的共享和交換。通過共享平臺，利用者可方便快捷地查詢和獲取所需的檔案信息，提高檔案利用效率。（三）信息化管理要求1.數(shù)據(jù)安全管理加強檔案信息化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全管理，采取防火墻、入侵檢測、加密技術(shù)等措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和丟失。定期對系統(tǒng)進行安全檢查和維護，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.用戶權(quán)限管理根據(jù)檔案利用的實際需求，設(shè)置不同的用戶