PAGE信貸檔案移交提取制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司信貸檔案管理，規(guī)范信貸檔案的移交與提取流程，確保信貸檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，防范信貸風(fēng)險(xiǎn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司所有涉及信貸業(yè)務(wù)的部門(mén)及相關(guān)工作人員。（三）基本原則1.完整性原則：信貸檔案應(yīng)全面、完整地記錄信貸業(yè)務(wù)的全過(guò)程，包括客戶(hù)基本信息、信貸申請(qǐng)資料、調(diào)查評(píng)估報(bào)告、審批文件、合同協(xié)議、貸后管理資料等。2.準(zhǔn)確性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確反映信貸業(yè)務(wù)實(shí)際情況，數(shù)據(jù)、信息應(yīng)與業(yè)務(wù)事實(shí)相符。3.安全性原則：采取有效措施確保信貸檔案的安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家法律法規(guī)、金融監(jiān)管要求以及公司內(nèi)部規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理行為。二、信貸檔案的分類(lèi)與內(nèi)容（一）客戶(hù)基本檔案1.客戶(hù)基本信息：包括客戶(hù)營(yíng)業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、法定代表人身份證明、公司章程、注冊(cè)資本、經(jīng)營(yíng)范圍等。2.客戶(hù)財(cái)務(wù)狀況：近年度財(cái)務(wù)報(bào)表（資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、現(xiàn)金流量表）、審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)指標(biāo)分析等。3.客戶(hù)信用狀況：人民銀行征信報(bào)告、其他金融機(jī)構(gòu)信用記錄、涉訴情況等。（二）信貸業(yè)務(wù)申請(qǐng)檔案1.信貸申請(qǐng)書(shū)：客戶(hù)提交的書(shū)面申請(qǐng)，明確申請(qǐng)信貸的種類(lèi)、金額、期限、用途等。2.相關(guān)證明材料：如項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、抵押物產(chǎn)權(quán)證明、保證人資質(zhì)證明等。（三）調(diào)查評(píng)估檔案1.信貸調(diào)查工作底稿：記錄調(diào)查人員對(duì)客戶(hù)基本情況、經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況、信用狀況等方面的調(diào)查過(guò)程及結(jié)果。2.評(píng)估報(bào)告：包括信用評(píng)級(jí)報(bào)告、抵押物評(píng)估報(bào)告、保證人擔(dān)保能力評(píng)估報(bào)告等。（四）審批檔案1.信貸審批流程記錄：詳細(xì)記載信貸業(yè)務(wù)從受理到審批通過(guò)或否決的全過(guò)程，包括各級(jí)審批意見(jiàn)、審批時(shí)間等。2.審批文件：如審批意見(jiàn)書(shū)、會(huì)議紀(jì)要等。（五）合同檔案1.借款合同：明確借貸雙方權(quán)利義務(wù)、借款金額、期限、利率、還款方式等條款。2.擔(dān)保合同：包括保證合同、抵押合同、質(zhì)押合同等，約定擔(dān)保方式、擔(dān)保范圍、擔(dān)保期限等內(nèi)容。（六）貸后管理檔案1.貸后檢查報(bào)告：定期對(duì)客戶(hù)經(jīng)營(yíng)狀況、財(cái)務(wù)狀況進(jìn)行檢查的報(bào)告，分析風(fēng)險(xiǎn)狀況并提出相應(yīng)措施。2.逾期貸款管理資料：包括逾期貸款催收記錄、展期申請(qǐng)及審批資料等。3.不良貸款處置檔案：記錄不良貸款認(rèn)定、處置方式、處置過(guò)程及結(jié)果等相關(guān)資料。三、信貸檔案的移交（一）移交主體1.信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦部門(mén)負(fù)責(zé)將已完成的信貸檔案整理后向檔案管理部門(mén)移交。2.檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)接收、保管信貸檔案，并對(duì)檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核。（二）移交時(shí)間1.單筆信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后[X]個(gè)工作日內(nèi)，經(jīng)辦部門(mén)應(yīng)完成檔案整理并移交檔案管理部門(mén)。2.對(duì)于批量信貸業(yè)務(wù)，應(yīng)按照業(yè)務(wù)批次定期進(jìn)行移交，原則上每季度末進(jìn)行一次集中移交。（三）移交流程1.經(jīng)辦部門(mén)整理檔案：經(jīng)辦人員按照檔案分類(lèi)要求，對(duì)信貸業(yè)務(wù)過(guò)程中形成的各類(lèi)文件資料進(jìn)行收集、整理、編號(hào)、裝訂，確保檔案資料齊全、完整、順序清晰。2.填寫(xiě)移交清單：經(jīng)辦部門(mén)填寫(xiě)《信貸檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、日期等信息，并由經(jīng)辦人員和部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)。3.移交檔案：經(jīng)辦部門(mén)將整理好的信貸檔案及移交清單一并提交給檔案管理部門(mén)。檔案管理部門(mén)接收人員核對(duì)移交清單與檔案實(shí)物，確認(rèn)無(wú)誤后在移交清單上簽字，并注明接收日期。4.檔案審核：檔案管理部門(mén)對(duì)接收的信貸檔案進(jìn)行審核，重點(diǎn)檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)與經(jīng)辦部門(mén)溝通，要求補(bǔ)充或更正。審核通過(guò)后，檔案管理部門(mén)將檔案入庫(kù)保管。四、信貸檔案的提取（一）提取主體1.公司內(nèi)部因工作需要查閱信貸檔案的部門(mén)或人員，應(yīng)按照規(guī)定辦理提取手續(xù)。2.外部有權(quán)機(jī)關(guān)依法要求查閱、復(fù)制或提取信貸檔案的，按照相關(guān)法律法規(guī)和公司規(guī)定執(zhí)行。（二）提取范圍1.公司內(nèi)部人員因信貸業(yè)務(wù)審查、風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)測(cè)、貸后管理、法律合規(guī)檢查等工作需要，可提取相關(guān)信貸檔案資料。2.外部有權(quán)機(jī)關(guān)如人民法院、人民檢察院、公安機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等，因案件調(diào)查、執(zhí)法檢查等需要，可依法提取與案件相關(guān)的信貸檔案。（三）提取流程1.內(nèi)部提取流程申請(qǐng)：公司內(nèi)部人員填寫(xiě)《信貸檔案提取申請(qǐng)表》，注明提取檔案的名稱(chēng)、用途、預(yù)計(jì)使用期限等信息，并經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字同意。審批：申請(qǐng)表提交至檔案管理部門(mén)，檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審批，審批通過(guò)后開(kāi)具《信貸檔案提取通知書(shū)》。提?。荷暾?qǐng)人憑《信貸檔案提取通知書(shū)》到檔案管理部門(mén)提取檔案。提取時(shí)，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)記錄提取檔案的名稱(chēng)、數(shù)量、提取時(shí)間、申請(qǐng)人等信息，并由申請(qǐng)人簽字確認(rèn)。歸還：申請(qǐng)人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所提取的檔案。歸還時(shí)，檔案管理人員核對(duì)檔案完整性后辦理歸還手續(xù)，并在《信貸檔案提取申請(qǐng)表》上注明歸還日期。2.外部提取流程來(lái)函：外部有權(quán)機(jī)關(guān)出具正式的協(xié)助查詢(xún)通知書(shū)、協(xié)助凍結(jié)通知書(shū)、協(xié)助扣劃通知書(shū)等法律文書(shū)，注明查詢(xún)、凍結(jié)、扣劃的具體要求和范圍。審核：檔案管理部門(mén)收到外部有權(quán)機(jī)關(guān)來(lái)函后，對(duì)法律文書(shū)的真實(shí)性、有效性、合規(guī)性進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，填寫(xiě)《外部有權(quán)機(jī)關(guān)查詢(xún)（凍結(jié)、扣劃）信貸檔案審批表》，報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。辦理：經(jīng)審批同意后，檔案管理部門(mén)按照外部有權(quán)機(jī)關(guān)要求提供相關(guān)信貸檔案資料，并做好登記記錄。提供資料時(shí)，應(yīng)確保資料的準(zhǔn)確性和完整性，同時(shí)注意保護(hù)公司商業(yè)秘密和客戶(hù)信息安全。備案：檔案管理部門(mén)將外部有權(quán)機(jī)關(guān)來(lái)函、審批表、提供的檔案資料清單等進(jìn)行備案，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。五、信貸檔案保管（一）保管期限1.一般信貸業(yè)務(wù)檔案保管期限為自信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后[X]年。2.涉及重大風(fēng)險(xiǎn)或法律糾紛的信貸業(yè)務(wù)檔案，保管期限為自相關(guān)事項(xiàng)終結(jié)后[X]年。3.國(guó)家法律法規(guī)另有規(guī)定的，從其規(guī)定。（二）保管方式1.檔案管理部門(mén)應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，配備必要的防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防磁等設(shè)施設(shè)備，確保檔案安全保管。2.信貸檔案應(yīng)按照類(lèi)別、年度、業(yè)務(wù)批次等進(jìn)行分類(lèi)存放，建立清晰的檔案索引和目錄，便于查找和管理。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行數(shù)據(jù)維護(hù)和檢查，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。（三）檔案清查1.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)信貸檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、完整性、保管狀況等。2.清查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取補(bǔ)救措施，并向上級(jí)報(bào)告。對(duì)清查結(jié)果應(yīng)形成書(shū)面報(bào)告，存檔備查。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)信貸檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度、流程。2.組織檔案管理人員培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)水平和管理能力。3.審核信貸檔案的移交、提取申請(qǐng)，監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況。4.定期向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，提出改進(jìn)建議和措施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)信貸檔案的收集、整理、分類(lèi)、編號(hào)、裝訂、保管等日常工作。2.按照規(guī)定辦理信貸檔案的移交、提取手續(xù)，做好登記記錄。3.對(duì)檔案進(jìn)行定期清查，確保檔案的安全、完整。4.協(xié)助內(nèi)部人員和外部有權(quán)機(jī)關(guān)查閱、復(fù)制檔案資料，提供必要的服務(wù)和支持。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。（三）信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員職責(zé)1.在信貸業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中，及時(shí)收集、整理相關(guān)文件資料，確保檔案資料的真實(shí)性、完整性。2.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的信貸檔案移交檔案管理部門(mén)。3.配合檔案管理部門(mén)做好檔案的清查、核對(duì)等工作。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司審計(jì)部門(mén)定期對(duì)信貸檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)檢查，重點(diǎn)檢查檔案管理制度執(zhí)行情況、檔案移交與提取流程的合規(guī)性、檔案保管的安全性等。2.風(fēng)險(xiǎn)管理部門(mén)對(duì)信貸檔案中反映的風(fēng)險(xiǎn)信息進(jìn)行監(jiān)測(cè)分析，評(píng)估檔案管理對(duì)風(fēng)險(xiǎn)防控的支持作用。（二）外部監(jiān)督接受1.積極配合金融監(jiān)管機(jī)構(gòu)對(duì)公司信貸檔案管理工作的監(jiān)督檢查，如實(shí)提供相關(guān)資料和信息。2.對(duì)于監(jiān)管機(jī)構(gòu)提出的整改意見(jiàn)和要求，及時(shí)制定整改措施并認(rèn)真落實(shí)，確保檔案管理工作符合監(jiān)管要求。八、責(zé)任追究（一）違規(guī)行為界定1.檔案管理人員違反檔案管理規(guī)定，擅自銷(xiāo)毀、篡改、丟失檔案資料的。2.信貸業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員未按規(guī)定及時(shí)移交檔案或提供虛假檔案資料的。3.內(nèi)部人員未經(jīng)批準(zhǔn)擅自提取檔案、逾期不歸還或泄露檔案機(jī)密的。（二）責(zé)任追究方式1.對(duì)于