PAGE如何加強檔案制度建設(shè)一、總則（一）目的為了加強本公司/組織的檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司/組織各項工作中的作用，特制定本檔案制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實完整原則檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項工作活動，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.方便利用原則檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱和利用，提高工作效率，滿足公司/組織各項工作的需要。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置公司/組織設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司/組織各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施，確保檔案的安全保管。4.定期對檔案進行鑒定，按照規(guī)定做好檔案的銷毀工作。5.開展檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地反映檔案的數(shù)量、種類、利用情況等信息。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司/組織的各項工作提供檔案利用服務(wù)，編制必要的檔案檢索工具和參考資料。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司/組織員工的檔案意識和檔案管理水平。8.對各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，確保檔案管理制度的有效執(zhí)行。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政檔案類包括公司/組織的行政文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理等方面的檔案。2.業(yè)務(wù)檔案類根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)范圍，分為市場營銷檔案、生產(chǎn)管理檔案、財務(wù)管理檔案、質(zhì)量管理檔案、技術(shù)研發(fā)檔案等。3.項目檔案類針對公司/組織開展的各類項目，建立項目檔案，包括項目立項文件、項目合同、項目進度報告、項目驗收文件等。4.客戶檔案類記錄公司/組織與客戶之間業(yè)務(wù)往來的檔案，如客戶基本信息、業(yè)務(wù)洽談記錄、客戶反饋等。5.聲像檔案類包括公司/組織活動的照片、錄像、錄音等視聽資料。6.電子檔案類存儲在電子介質(zhì)上的各類文件、數(shù)據(jù)等檔案。（二）檔案編號為便于檔案的管理和查找，對各類檔案進行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。1.行政檔案編號采用“XZ年份流水號”的格式，其中“XZ”表示行政檔案，年份為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號為該年份內(nèi)行政檔案的順序號。2.業(yè)務(wù)檔案編號根據(jù)業(yè)務(wù)類別進行編號，如市場營銷檔案編號為“SC年份流水號”，生產(chǎn)管理檔案編號為“SCGL年份流水號”等，具體編號規(guī)則由各業(yè)務(wù)部門根據(jù)實際情況制定，并報檔案管理部門備案。3.項目檔案編號采用“XM項目編號年份流水號”的格式，其中“XM”表示項目檔案，項目編號為公司/組織對項目的統(tǒng)一編號，年份為項目檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號為該項目年份內(nèi)檔案的順序號。4.客戶檔案編號按照“KH客戶編號年份流水號”進行編號，“KH”表示客戶檔案，客戶編號為公司/組織對客戶的唯一標(biāo)識，年份為客戶檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號為該客戶年份內(nèi)檔案的順序號。5.聲像檔案編號采用“SX年份流水號”的格式，“SX”表示聲像檔案，年份為聲像檔案形成年份的后兩位數(shù)字，流水號為該年份內(nèi)聲像檔案的順序號。6.電子檔案編號與相應(yīng)紙質(zhì)檔案編號一致，在電子檔案存儲時，建立與編號對應(yīng)的電子文件夾結(jié)構(gòu)，便于查找和管理。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集齊全。2.文件材料形成后，承辦部門或個人應(yīng)及時將辦理完畢、具有保存價值的文件材料整理歸檔，不得據(jù)為己有或拒絕歸檔。3.對于公司/組織外部接收的文件材料，如上級文件、政府部門文件、合作單位文件等，由檔案管理部門統(tǒng)一收集，并進行登記和分發(fā)。4.檔案管理人員應(yīng)定期對各部門的檔案收集情況進行檢查，督促各部門及時歸檔。（二）檔案整理1.檔案管理人員按照檔案分類方案，對收集到的檔案進行分類整理。2.整理檔案時，應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.對每份檔案進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。4.將整理好的檔案裝訂成冊，對于紙張規(guī)格不一致或破損的文件材料，應(yīng)進行裱糊、修復(fù)等處理，確保檔案整齊美觀。5.按照檔案上架排列順序，編制檔案存放位置索引圖，便于快速查找檔案。五、檔案的保管（一）保管設(shè)施1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度計、滅火器、防蟲藥品、吸塵器等。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進行清掃和消毒，確保檔案存放環(huán)境良好。（二）保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進行檢查，查看檔案是否有損壞、霉變、蟲蛀等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。2.按照檔案保管期限，對檔案進行分類存放，便于管理和查找。3.對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)維護和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.嚴(yán)格控制檔案庫房的溫濕度，溫度應(yīng)保持在14℃24℃之間，相對濕度應(yīng)保持在45%60%之間。5.非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入檔案庫房，檔案管理人員進入庫房時應(yīng)做好登記。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門定期對已到保管期限的檔案進行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值和現(xiàn)實利用情況，對檔案進行逐卷審查，并提出鑒定意見。3.鑒定檔案時，應(yīng)重點考慮檔案的內(nèi)容是否涉及公司/組織的核心機密、是否具有歷史查考價值、是否對公司/組織的工作有重要參考作用等因素。4.對于仍有保存價值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對于確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀審批表，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）檔案銷毀1.經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案，由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞竭M行，可以采用焚燒、粉碎等方法，但不得造成環(huán)境污染。3.銷毀檔案時，監(jiān)銷人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息，確保銷毀的檔案與審批表一致。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀審批表上簽字，并將銷毀情況記錄在案。七、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可以查閱、借閱本部門及相關(guān)部門的檔案。2.外單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。3.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制查閱范圍，經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、目的、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向公司/組織檔案管理部門提交查閱申請函，說明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并加蓋單位公章。檔案管理部門審核同意后，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)在檔案查閱登記簿上進行登記，注明查閱檔案的名稱、數(shù)量、查閱時間、查閱人員等信息。4.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請，提供相應(yīng)的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。5.如需借閱檔案，借閱人員應(yīng)填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。6.借閱人員應(yīng)對借閱的檔案妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出公司/組織，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。八、檔案的統(tǒng)計與移交（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理情況、保管情況、利用情況等進行統(tǒng)計。2.統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，統(tǒng)計報表應(yīng)按照規(guī)定的格式和時間要求報送公司/組織領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門。3.通過檔案統(tǒng)計分析，了解檔案管理工作的現(xiàn)狀和存在的問題，為改進檔案管理工作提供依據(jù)。（二）檔案移交1.公司/組織內(nèi)部機構(gòu)調(diào)整、人員調(diào)動時，涉及檔案移交的，應(yīng)按照規(guī)定辦理檔案移交手續(xù)。2.檔案移交時，移交部門應(yīng)編制