PAGE機(jī)關(guān)檔案外包制度范本一、總則（一）目的為規(guī)范本機(jī)關(guān)檔案外包工作，確保檔案管理的安全性、完整性和保密性，提高檔案管理效率和質(zhì)量，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本機(jī)關(guān)實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本機(jī)關(guān)委托外部機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案整理、數(shù)字化加工、存儲(chǔ)保管等外包服務(wù)活動(dòng)。（三）基本原則1.合法合規(guī)原則：檔案外包活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)，符合行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.質(zhì)量控制原則：建立嚴(yán)格的質(zhì)量控制體系，對(duì)外包服務(wù)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)督和管理，確保檔案整理、數(shù)字化加工等工作達(dá)到規(guī)定的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。3.安全保密原則：高度重視檔案安全保密工作，與外包服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，采取必要的安全保密措施，防止檔案信息泄露、篡改和丟失。4.監(jiān)督管理原則：加強(qiáng)對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督管理，定期評(píng)估服務(wù)質(zhì)量，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題，確保外包服務(wù)活動(dòng)順利進(jìn)行。二、外包服務(wù)機(jī)構(gòu)選擇（一）資質(zhì)要求1.具有獨(dú)立法人資格，具備合法經(jīng)營(yíng)資質(zhì)。2.具有從事檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)的專(zhuān)業(yè)資質(zhì)，如檔案整理資質(zhì)、數(shù)字化加工資質(zhì)等。3.具有良好的商業(yè)信譽(yù)，近三年內(nèi)無(wú)重大違法違規(guī)記錄。（二）能力要求1.擁有專(zhuān)業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，包括檔案管理人員、技術(shù)人員等，人員具備相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和技能。2.具備完善的檔案管理設(shè)施設(shè)備，如檔案整理場(chǎng)地、數(shù)字化加工設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備等，設(shè)備性能良好，能夠滿(mǎn)足檔案管理工作需要。3.具有豐富的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，熟悉檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，能夠提供優(yōu)質(zhì)的檔案外包服務(wù)。（三）選擇程序1.需求調(diào)研：根據(jù)本機(jī)關(guān)檔案管理工作實(shí)際需求，制定檔案外包服務(wù)需求說(shuō)明書(shū)，明確服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、時(shí)間要求等。2.供應(yīng)商征集：通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)、邀請(qǐng)招標(biāo)、競(jìng)爭(zhēng)性談判等方式，廣泛征集檔案外包服務(wù)供應(yīng)商，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行資格審查。3.實(shí)地考察：組織對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察，了解其經(jīng)營(yíng)狀況、管理水平、技術(shù)能力等情況。4.綜合評(píng)估：成立評(píng)估小組，對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、服務(wù)方案、質(zhì)量保障措施、安全保密措施等進(jìn)行綜合評(píng)估，確定中標(biāo)供應(yīng)商。（四）合同簽訂1.與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂檔案外包服務(wù)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。2.合同內(nèi)容應(yīng)包括服務(wù)內(nèi)容、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、服務(wù)期限、服務(wù)費(fèi)用、付款方式、安全保密責(zé)任、違約責(zé)任等條款。3.在合同簽訂前，由本機(jī)關(guān)法律顧問(wèn)對(duì)合同進(jìn)行審核，確保合同合法合規(guī)。三、檔案整理外包（一）整理要求1.按照國(guó)家檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)和本機(jī)關(guān)檔案管理制度，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、編號(hào)、編目。2.確保檔案整理的準(zhǔn)確性、完整性，做到文件材料齊全、分類(lèi)合理、編號(hào)規(guī)范、編目清晰。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，保證檔案的原始面貌。（二）整理流程1.檔案接收：本機(jī)關(guān)向外包服務(wù)機(jī)構(gòu)移交檔案，雙方辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案交接清單。2.整理方案制定：外包服務(wù)機(jī)構(gòu)根據(jù)本機(jī)關(guān)檔案管理要求，制定檔案整理方案，報(bào)本機(jī)關(guān)審核同意后實(shí)施。3.檔案整理：外包服務(wù)機(jī)構(gòu)按照整理方案對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目等整理工作。4.質(zhì)量檢查：本機(jī)關(guān)定期對(duì)檔案整理工作進(jìn)行質(zhì)量檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)要求外包服務(wù)機(jī)構(gòu)整改。5.檔案移交：檔案整理工作完成后，外包服務(wù)機(jī)構(gòu)向本機(jī)關(guān)移交整理好的檔案，雙方辦理交接手續(xù)。（三）質(zhì)量控制1.建立檔案整理質(zhì)量控制體系，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。2.對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案整理工作進(jìn)行全程監(jiān)督，定期檢查整理進(jìn)度和質(zhì)量。3.對(duì)整理好的檔案進(jìn)行抽檢，抽檢比例不低于[X]%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。4.要求外包服務(wù)機(jī)構(gòu)提交檔案整理工作報(bào)告，總結(jié)整理工作情況，分析存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。四、檔案數(shù)字化加工外包（一）數(shù)字化要求1.遵循國(guó)家檔案數(shù)字化技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。2.采用先進(jìn)的數(shù)字化設(shè)備和技術(shù)，保證數(shù)字化圖像清晰、完整，存儲(chǔ)格式符合要求。3.對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行加密處理，確保檔案信息安全。（二）數(shù)字化流程1.檔案掃描：外包服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率不低于[X]dpi，圖像格式為[具體格式]。2.圖像處理：對(duì)掃描圖像進(jìn)行去污、裁剪、糾偏等處理，保證圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化圖像與檔案目錄數(shù)據(jù)進(jìn)行掛接，建立準(zhǔn)確的索引關(guān)系。4.質(zhì)量檢查：本機(jī)關(guān)對(duì)數(shù)字化加工成果進(jìn)行質(zhì)量檢查，檢查內(nèi)容包括圖像質(zhì)量、數(shù)據(jù)掛接準(zhǔn)確性等。5.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)到本機(jī)關(guān)指定的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行備份。（三）質(zhì)量控制1.制定檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制方案，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。2.對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的數(shù)字化加工工作進(jìn)行全程監(jiān)督，定期檢查加工進(jìn)度和質(zhì)量。3.對(duì)數(shù)字化加工成果進(jìn)行抽檢，抽檢比例不低于[X]%，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。4.要求外包服務(wù)機(jī)構(gòu)提交數(shù)字化加工工作報(bào)告，總結(jié)加工工作情況，分析存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。五、檔案存儲(chǔ)保管外包（一）存儲(chǔ)要求1.提供安全、可靠的檔案存儲(chǔ)環(huán)境，具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施設(shè)備。2.對(duì)存儲(chǔ)的檔案進(jìn)行分類(lèi)存放，便于查找和管理。3.建立檔案存儲(chǔ)臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)、出庫(kù)、保管等情況。（二）保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行及時(shí)修復(fù)和處理。3.按照規(guī)定的期限保管檔案，到期檔案及時(shí)進(jìn)行鑒定和處置。（三）存儲(chǔ)保管流程1.檔案入庫(kù)：本機(jī)關(guān)向外包服務(wù)機(jī)構(gòu)移交檔案，雙方辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)檔案入庫(kù)清單。2.存儲(chǔ)保管：外包服務(wù)機(jī)構(gòu)按照存儲(chǔ)保管要求對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放、定期檢查等保管工作。3.檔案查閱：本機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案時(shí)，按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)，外包服務(wù)機(jī)構(gòu)提供查閱服務(wù)。4.檔案出庫(kù)：檔案查閱完畢后，辦理檔案出庫(kù)手續(xù)，確保檔案歸還時(shí)完好無(wú)損。5.檔案處置：按照規(guī)定的期限對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，處置結(jié)果報(bào)本機(jī)關(guān)備案。（四）質(zhì)量控制1.建立檔案存儲(chǔ)保管質(zhì)量控制體系，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和檢驗(yàn)方法。2.對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的存儲(chǔ)保管工作進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括存儲(chǔ)環(huán)境、檔案保管情況等。3.要求外包服務(wù)機(jī)構(gòu)提交檔案存儲(chǔ)保管工作報(bào)告，總結(jié)保管工作情況，分析存在的問(wèn)題及改進(jìn)措施。六、安全保密管理（一）保密協(xié)議簽訂1.與外包服務(wù)機(jī)構(gòu)簽訂保密協(xié)議，并在協(xié)議中明確保密責(zé)任、保密范圍、保密期限等內(nèi)容。2.保密協(xié)議應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)要求，具有可操作性。（二）人員管理1.對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)參與檔案管理工作的人員進(jìn)行背景審查，確保人員具備良好的職業(yè)道德和保密意識(shí)。2.要求外包服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)參與檔案管理工作的人員進(jìn)行保密培訓(xùn)，簽訂保密承諾書(shū)。3.對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)人員的工作行為進(jìn)行監(jiān)督，防止出現(xiàn)違規(guī)操作。（三）設(shè)施設(shè)備管理1.對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)用于檔案管理的設(shè)施設(shè)備進(jìn)行登記備案，明確設(shè)備的使用范圍和管理責(zé)任。2.要求外包服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)設(shè)施設(shè)備進(jìn)行定期維護(hù)和檢查，確保設(shè)備正常運(yùn)行。3.對(duì)涉及檔案信息存儲(chǔ)、傳輸?shù)脑O(shè)施設(shè)備采取必要的安全防護(hù)措施，如加密、防火墻等。（四）信息安全管理1.對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)在檔案管理過(guò)程中產(chǎn)生的電子檔案信息進(jìn)行加密處理，防止信息泄露。2.限制外包服務(wù)機(jī)構(gòu)人員對(duì)檔案信息的訪(fǎng)問(wèn)權(quán)限，根據(jù)工作需要授予相應(yīng)的訪(fǎng)問(wèn)級(jí)別。3.建立檔案信息安全審計(jì)機(jī)制，對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案信息操作行為進(jìn)行審計(jì)和記錄。（五）應(yīng)急處置1.制定檔案安全保密應(yīng)急預(yù)案，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工。2.定期組織應(yīng)急演練，提高應(yīng)對(duì)檔案安全保密突發(fā)事件的能力。3.在發(fā)生檔案安全保密事件時(shí)，外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)立即采取措施進(jìn)行處置，并及時(shí)向本機(jī)關(guān)報(bào)告。七、監(jiān)督管理（一）監(jiān)督檢查1.本機(jī)關(guān)定期對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括服務(wù)質(zhì)量、安全保密、工作進(jìn)度等。2.監(jiān)督檢查可以采取現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱資料、聽(tīng)取匯報(bào)等方式進(jìn)行。3.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)向外包服務(wù)機(jī)構(gòu)下達(dá)整改通知書(shū)，要求其限期整改。（二）評(píng)估考核1.建立外包服務(wù)機(jī)構(gòu)評(píng)估考核機(jī)制，定期對(duì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)質(zhì)量、工作業(yè)績(jī)等進(jìn)行評(píng)估考核。2.評(píng)估考核內(nèi)容包括檔案整理質(zhì)量、數(shù)字化加工質(zhì)量、存儲(chǔ)保管情況、安全保密措施落實(shí)情況等。3.根據(jù)評(píng)估考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的外包服務(wù)機(jī)構(gòu)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在問(wèn)題較多的外包服務(wù)機(jī)構(gòu)進(jìn)行警告、限期整改或終止合同等處理。（三）溝通協(xié)調(diào)1.建立與外包服務(wù)機(jī)構(gòu)的溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，定期召開(kāi)溝通協(xié)調(diào)會(huì)議，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。2.本機(jī)關(guān)相關(guān)部門(mén)與外包服務(wù)機(jī)構(gòu)指定的聯(lián)系人保持密切聯(lián)系，及時(shí)傳達(dá)工作要求和反饋工作情況。3.鼓勵(lì)外包服務(wù)機(jī)構(gòu)提出合理化建議，共同推動(dòng)檔案管理工作不斷改進(jìn)。八、費(fèi)用結(jié)算（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案外包服務(wù)的內(nèi)容、工作量、質(zhì)量要求等因素，制定合理的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。2.費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)在合同中明確約定，并根據(jù)市場(chǎng)行情和實(shí)際情況適時(shí)進(jìn)行調(diào)整。（二）結(jié)算方式1.按照合同約定的結(jié)算方式進(jìn)行費(fèi)用結(jié)算，如按月結(jié)算、按季度結(jié)算、按項(xiàng)目結(jié)算等。2.外包服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)提交費(fèi)用結(jié)算申請(qǐng)，本機(jī)關(guān)審核后按照合同約定支付費(fèi)用。（三）