PAGE檔案方志管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案方志管理工作，確保檔案方志的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案方志在公司/組織各項(xiàng)工作中的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門及全體員工在檔案方志形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案方志管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案方志管理工作，對(duì)各類檔案方志實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案方志管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案方志應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的歷史過程和實(shí)際情況，不得偽造、篡改檔案方志內(nèi)容。3.完整性原則全面收集公司/組織在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的檔案方志，保證檔案方志的門類齊全、內(nèi)容完整。4.保密性原則嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案方志進(jìn)行保密管理，防止檔案方志信息泄露。5.方便利用原則建立科學(xué)合理的檔案方志管理體系，便于檔案方志的檢索、查閱和利用，提高檔案方志的使用效率。二、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案方志管理部門公司/組織設(shè)立檔案方志管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌管理公司/組織的檔案方志工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案方志管理制度根據(jù)國家法律法規(guī)和公司/組織實(shí)際情況，制定和修訂檔案方志管理制度、工作流程和操作規(guī)范等。2.檔案方志的收集、整理、保管和利用負(fù)責(zé)收集、整理、分類、編目、裝訂公司/組織各部門形成的各類檔案方志，建立檔案方志數(shù)據(jù)庫，妥善保管檔案方志，并為公司/組織各部門及員工提供檔案方志查閱、借閱等利用服務(wù)。3.檔案方志的鑒定和銷毀定期對(duì)檔案方志進(jìn)行鑒定，確定檔案方志的保管期限，對(duì)已到保管期限且無保存價(jià)值的檔案方志，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀處理。4.檔案方志信息化建設(shè)推進(jìn)檔案方志信息化管理工作，利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案方志的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索和利用，提高檔案方志管理工作的效率和水平。5.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案方志工作對(duì)公司/組織各部門的檔案方志工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，協(xié)助各部門做好檔案方志的收集、整理、保管等工作，確保各部門檔案方志工作符合公司/組織檔案方志管理制度的要求。（二）各部門檔案方志管理職責(zé)1.指定專人負(fù)責(zé)檔案方志工作各部門應(yīng)指定一名檔案方志管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案方志的日常管理工作，確保檔案方志工作的順利開展。2.做好檔案方志的收集和整理工作各部門檔案方志管理人員應(yīng)及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)工作中形成的檔案方志，按照檔案方志管理部門的要求進(jìn)行分類整理，并定期移交檔案方志管理部門。3.配合檔案方志管理部門開展工作積極配合檔案方志管理部門做好檔案方志的鑒定、銷毀、信息化建設(shè)等工作，提供必要的支持和協(xié)助。三、檔案方志的收集（一）收集范圍1.行政管理類檔案包括公司/組織設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，公司章程、規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃、總結(jié)報(bào)告、請(qǐng)示批復(fù)、通知通告、合同協(xié)議、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等。2.業(yè)務(wù)管理類檔案根據(jù)公司/組織業(yè)務(wù)特點(diǎn)，收集與業(yè)務(wù)工作相關(guān)的各類檔案，如市場(chǎng)調(diào)研、銷售合同、客戶資料、項(xiàng)目文檔、技術(shù)研發(fā)資料、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告等。3.黨群工作類檔案包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面形成的文件、資料、活動(dòng)記錄等。4.聲像檔案記錄公司/組織重要活動(dòng)、會(huì)議、工程建設(shè)、產(chǎn)品研發(fā)等過程的照片、錄音、錄像等資料。5.實(shí)物檔案公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、印章等實(shí)物。6.方志資料與公司/組織歷史沿革、地域文化、行業(yè)發(fā)展等相關(guān)的地方志、年鑒、行業(yè)志等資料。（二）收集要求1.及時(shí)收集各部門檔案方志管理人員應(yīng)在檔案方志形成后及時(shí)進(jìn)行收集，確保檔案方志的完整性和時(shí)效性。2.齊全完整收集檔案方志時(shí)，應(yīng)保證文件材料的齊全完整，包括正件與附件、定稿與修改稿、請(qǐng)示與批復(fù)等，不得遺漏。3.真實(shí)準(zhǔn)確檔案方志內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得虛假、偽造。（三）收集程序1.部門內(nèi)部收集各部門檔案方志管理人員負(fù)責(zé)在本部門內(nèi)收集檔案方志，對(duì)收集到的檔案方志進(jìn)行初步整理，填寫檔案方志收集清單，注明檔案方志的名稱、形成時(shí)間、來源等信息。2.移交檔案方志管理部門各部門檔案方志管理人員應(yīng)定期將整理好的檔案方志移交檔案方志管理部門，辦理移交手續(xù)。移交時(shí)，雙方應(yīng)在檔案方志移交清單上簽字確認(rèn)。四、檔案方志的整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律按照文件材料的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等特點(diǎn)，進(jìn)行分類整理，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系。2.便于保管和利用整理后的檔案方志應(yīng)便于保管和查閱利用，符合檔案方志管理的相關(guān)要求。（二）整理方法1.分類根據(jù)檔案方志的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案方志分為行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、黨群工作類、聲像檔案、實(shí)物檔案、方志資料等類別，再在各大類下進(jìn)一步細(xì)分小類。2.編號(hào)為每一份檔案方志編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于檔案方志的管理和檢索。3.編目編制檔案方志目錄，包括檔案方志編號(hào)、名稱、形成時(shí)間、來源、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案方志的基本情況。4.裝訂對(duì)紙質(zhì)檔案方志進(jìn)行裝訂，確保檔案方志的整齊、牢固，便于保管和查閱。（三）整理要求1.分類準(zhǔn)確嚴(yán)格按照檔案方志分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，確保檔案方志分類合理、準(zhǔn)確。2.編號(hào)規(guī)范編號(hào)應(yīng)清晰、準(zhǔn)確、唯一，不得重復(fù)或遺漏。3.編目完整檔案方志目錄應(yīng)填寫完整、準(zhǔn)確，與檔案方志內(nèi)容一致。4.裝訂整齊裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得影響檔案方志的查閱和利用。五、檔案方志的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案方志庫房應(yīng)設(shè)立專門獨(dú)立的檔案方志庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案方志的安全保管。2.溫濕度控制庫房內(nèi)應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.安全防護(hù)設(shè)施庫房應(yīng)配備消防器材、防盜報(bào)警裝置、監(jiān)控設(shè)備等安全防護(hù)設(shè)施，確保檔案方志庫房的安全。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案方志保管對(duì)紙質(zhì)檔案方志應(yīng)按照分類、編號(hào)順序進(jìn)行排列上架保管，定期進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案方志的完整和安全。2.電子檔案方志保管建立電子檔案方志數(shù)據(jù)庫，對(duì)電子檔案方志進(jìn)行分類存儲(chǔ)，定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保電子檔案方志的安全。3.聲像檔案和實(shí)物檔案保管聲像檔案應(yīng)按照內(nèi)容和形成時(shí)間進(jìn)行整理，存儲(chǔ)在磁性載體或光盤等存儲(chǔ)介質(zhì)上，并注明相關(guān)信息；實(shí)物檔案應(yīng)妥善保管在專門的陳列柜或庫房內(nèi)，確保實(shí)物檔案的安全和完整。（三）保管期限1.永久保管對(duì)反映公司/組織主要職能活動(dòng)和歷史面貌的重要檔案方志，如公司章程、重大決策文件、重要合同協(xié)議、財(cái)務(wù)審計(jì)報(bào)告等，應(yīng)永久保管。2.定期保管對(duì)在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案方志，根據(jù)其重要程度和保存價(jià)值，確定保管期限為30年、10年等。保管期限屆滿后，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案方志，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。（四）保管要求1.定期檢查檔案方志管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案方志進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案方志的數(shù)量、完整性、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.做好記錄對(duì)檔案方志的檢查情況應(yīng)做好記錄，記錄內(nèi)容包括檢查時(shí)間、檢查人員、檢查結(jié)果等，并存檔備查。3.及時(shí)修復(fù)對(duì)破損、褪色、霉變等有損壞的檔案方志，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案方志的完整性和可讀性。六、檔案方志的利用（一）利用原則1.依法依規(guī)利用檔案方志的利用應(yīng)遵守國家法律法規(guī)和公司/組織檔案方志管理制度的規(guī)定，確保檔案方志信息的合法使用。2.服務(wù)公司/組織工作檔案方志的利用應(yīng)緊密圍繞公司/組織的中心工作，為公司/組織的決策、管理、業(yè)務(wù)開展等提供有力支持。3.嚴(yán)格審批程序?qū)ι婕肮?組織商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案方志的利用，應(yīng)嚴(yán)格履行審批程序，確保檔案方志信息的安全。（二）利用方式1.查閱公司/組織內(nèi)部員工因工作需要可查閱檔案方志，查閱時(shí)應(yīng)填寫檔案方志查閱申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案方志管理部門查閱。檔案方志管理部門應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備，并對(duì)查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。2.借閱因特殊原因需要借閱檔案方志的，應(yīng)填寫檔案方志借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案方志的名稱、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案方志管理部門負(fù)責(zé)人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案方志，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失，歸還時(shí)應(yīng)保證檔案方志的完好無損。3.復(fù)制根據(jù)利用者的需求，檔案方志管理部門可提供檔案方志的復(fù)制服務(wù)。復(fù)制檔案方志應(yīng)經(jīng)檔案方志管理部門負(fù)責(zé)人審批，并注明復(fù)制用途。復(fù)制的檔案方志應(yīng)與原件內(nèi)容一致，加蓋檔案方志管理部門印章后有效。（三）利用要求1.遵守利用規(guī)定利用者應(yīng)遵守檔案方志利用的相關(guān)規(guī)定，愛護(hù)檔案方志，不得在檔案方志上涂改、標(biāo)記、污損等。2.履行登記手續(xù)檔案方志管理部門應(yīng)對(duì)檔案方志的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、部門、利用時(shí)間、利用方式、檔案方志名稱等信息，并存檔備查。3.及時(shí)歸還借閱的檔案方志應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還，如因特殊原因不能按時(shí)歸還的，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。七、檔案方志的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查對(duì)檔案方志進(jìn)行全面審查，綜合考慮檔案方志的內(nèi)容、來源、形成時(shí)間、保管期限等因素，確定檔案方志的價(jià)值。2.準(zhǔn)確判斷根據(jù)檔案方志的價(jià)值標(biāo)準(zhǔn)，準(zhǔn)確判斷檔案方志是否具有保存價(jià)值，確保鑒定結(jié)果的準(zhǔn)確性。3.集體鑒定成立檔案方志鑒定小組，由檔案方志管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案方志管理人員等組成，對(duì)檔案方志進(jìn)行集體鑒定，確保鑒定結(jié)果的公正性和客觀性。（二）鑒定方法1.直接鑒定法對(duì)檔案方志逐件進(jìn)行審查，根據(jù)檔案方志的內(nèi)容和價(jià)值，確定其保管期限和是否需要銷毀。2.分析比較法將檔案方志與同類型、同性質(zhì)的檔案方志進(jìn)行分析比較，判斷其保存價(jià)值和重要程度。（三）鑒定程序1.初步鑒定檔案方志管理部門定期對(duì)檔案方志進(jìn)行清查，對(duì)已到保管期限的檔案方志進(jìn)行初步鑒定，提出初步鑒定意見。2.鑒定小組鑒定檔案方志管理部門將初步鑒定意見提交檔案方志鑒定小組進(jìn)行鑒定，鑒定小組通過集體討論，形成鑒定結(jié)論。3.審批鑒定結(jié)論經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后生效。（四）銷毀程序1.編制銷毀清單對(duì)經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案方志，檔案方志管理部門應(yīng)編制銷毀清單，注明檔案方志的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批銷毀清單經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀實(shí)施檔案方志管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案方志的銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督，確保銷毀徹底。銷毀后，銷毀人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認(rèn)，并將銷毀清單存檔備查。八、檔案方志信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立檔案方志數(shù)據(jù)庫將公司/組織各類檔案方志進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案方志數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案方志的信息化存儲(chǔ)和管理。2.實(shí)現(xiàn)檔案方志在線檢索和利用通過檔案方志管理系統(tǒng)，為公司/組織內(nèi)部員工提供檔案方志在線檢索和利用服務(wù)，提高檔案方志的使用效率。3.推進(jìn)檔案方志信息共享利用信息化手段，促進(jìn)檔案方志信息在公司/組織內(nèi)部各部門之間的共享和交流，為公司/組織的決策和管理提供支持。（二）信息化管理措施1.檔案方志數(shù)字化對(duì)紙質(zhì)檔案方志、聲像檔案等進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保數(shù)字化檔案方志與原件內(nèi)容一致。數(shù)字化檔案方志應(yīng)按照檔案方志分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的索引目錄。2.建立檔案方志管理系統(tǒng)開發(fā)或選用適合公司/組織的檔案方志管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案方志的錄入、存儲(chǔ)、檢索、借閱、統(tǒng)計(jì)等功能。檔案方志管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限管理、數(shù)據(jù)備份、安全審計(jì)等功能，確保檔案方志信息的安全。3.加強(qiáng)信息化安全管理建立健全檔案方志信息化安全管理制度，加強(qiáng)對(duì)檔案方志管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，防止檔案方志信息泄露、篡改等安全事故的發(fā)生。定期對(duì)檔案方志管理系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級(jí)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（三）信息化利用要求1.規(guī)范操作流程制定檔案方志信息化利用的操作流程和規(guī)范，明確檔案方志錄入、檢索、借閱等操作的步驟和要求，確保檔案方志信息化利用的準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.加強(qiáng)培訓(xùn)對(duì)公司/組織內(nèi)部員工進(jìn)行檔案方志信息化利用培訓(xùn)，提高員工的信息化操作技能和檔案方志利用意識(shí)，確保員工能夠熟練使用檔案方志管理系統(tǒng)。3.及時(shí)更新數(shù)據(jù)檔案方志管理部門應(yīng)及時(shí)將新形成的檔案方志進(jìn)行數(shù)字化處理，并錄