PAGE檔案館資料室制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)本公司/組織檔案館資料室的管理，確保檔案資料的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及檔案資料管理、使用的部門和人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，確保其原始性和真實(shí)性。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與公司/組織相關(guān)的各類檔案資料，保證檔案資料的系統(tǒng)性和完整性。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案資料進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案資料管理體系，便于檔案資料的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案資料管理職責(zé)（一）檔案館資料室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案資料管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理公司/組織各類檔案資料，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作，建立健全檔案資料檢索體系。4.負(fù)責(zé)檔案資料的安全保管，做好防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等工作，確保檔案資料的安全與完整。5.按照規(guī)定的期限和程序，對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定、銷毀等處置工作。6.負(fù)責(zé)向公司/組織內(nèi)部各部門提供檔案資料查閱、借閱等服務(wù)，并對(duì)利用情況進(jìn)行登記和統(tǒng)計(jì)。7.開(kāi)展檔案資料管理的業(yè)務(wù)培訓(xùn)和指導(dǎo)工作，提高公司/組織整體檔案資料管理水平。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案資料的收集、整理、立卷和歸檔工作，并定期向檔案館資料室移交。2.按照檔案資料管理制度的要求，規(guī)范本部門檔案資料的管理和使用，確保檔案資料的安全與完整。3.配合檔案館資料室做好檔案資料的鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)資料和意見(jiàn)。4.根據(jù)工作需要，向檔案館資料室提出檔案資料查閱、借閱等申請(qǐng)，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）檔案資料管理人員職責(zé)1.熱愛(ài)檔案資料管理工作，具備扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)和技能，嚴(yán)格遵守檔案資料管理的各項(xiàng)規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案資料的日常管理工作，包括收集、整理、分類、編目、上架、保管等，確保檔案資料的有序存放和安全。3.做好檔案資料的借閱登記、歸還檢查等工作，及時(shí)掌握檔案資料的流向和使用情況。4.對(duì)檔案資料的利用效果進(jìn)行跟蹤和反饋，為公司/組織的決策和管理提供參考依據(jù)。5.積極參加檔案資料管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，不斷提高自身業(yè)務(wù)水平和綜合素質(zhì)。三、檔案資料的收集與整理（一）收集范圍1.公司/組織在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、聲像等材料，包括但不限于：上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與本公司/組織相關(guān)的文件、指示、通知等。本公司/組織制定的規(guī)章制度、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、合同協(xié)議、財(cái)務(wù)報(bào)表等。本公司/組織開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)過(guò)程中產(chǎn)生的各類業(yè)務(wù)文件、技術(shù)資料、項(xiàng)目文檔等。本公司/組織的人事檔案、工資檔案、培訓(xùn)檔案等。本公司/組織的設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案等。本公司/組織獲得的榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)勵(lì)文件、宣傳資料等。2.公司/組織內(nèi)部各部門應(yīng)及時(shí)將本部門形成的檔案資料收集齊全，不得遺漏或擅自銷毀。（二）收集要求1.檔案資料應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、格式規(guī)范，簽字蓋章等手續(xù)齊全。2.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式通用、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份和存儲(chǔ)。3.收集的檔案資料應(yīng)注明形成時(shí)間、部門、來(lái)源等信息，以便于整理和管理。（三）整理方法1.按照檔案資料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行分類整理。一般可分為文書檔案、科技檔案（設(shè)備檔案、基建檔案、科研檔案等）、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等類別。2.對(duì)每一類檔案資料，按照年度、保管期限等進(jìn)行細(xì)分，編制分類方案和編號(hào)規(guī)則。3.對(duì)檔案資料進(jìn)行裝訂、編目等工作，編制檔案目錄、全宗卷等檢索工具，便于查找和利用。四、檔案資料的歸檔與移交（一）歸檔期限1.文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.科技檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案等應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。3.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理要求，確定合理的歸檔期限。（二）歸檔要求1.各部門應(yīng)按照檔案資料分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行組卷、編目，并編制移交清單。2.移交的檔案資料應(yīng)確保齊全、完整、準(zhǔn)確，符合檔案整理規(guī)范要求。3.檔案資料管理人員應(yīng)對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確認(rèn)無(wú)誤后辦理接收手續(xù)。（三）移交程序1.各部門檔案資料整理完畢后，填寫檔案資料移交清單，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案資料一并移交檔案館資料室。2.檔案館資料室接收檔案資料時(shí)，應(yīng)按照移交清單進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)，對(duì)不符合要求的檔案資料，應(yīng)及時(shí)通知移交部門進(jìn)行補(bǔ)充或整改。3.雙方在移交清單上簽字確認(rèn)后，檔案資料正式移交檔案館資料室管理。五、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.檔案館資料室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在(4560)%之間。3.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲(chóng)藥品、溫濕度測(cè)量設(shè)備等，確保檔案資料的安全保管。（二）保管方式1.檔案資料應(yīng)按照分類方案和編號(hào)順序，上架存放，排列整齊，便于查找和利用。2.對(duì)重要的檔案資料，應(yīng)采取備份存儲(chǔ)的方式，如電子備份、縮微膠片等，以防止檔案資料損壞或丟失。3.定期對(duì)檔案資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對(duì)檔案資料的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）安全管理1.嚴(yán)格執(zhí)行檔案庫(kù)房的出入登記制度，非檔案資料管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫(kù)房。2.加強(qiáng)對(duì)檔案資料管理人員的安全教育，提高安全意識(shí)，確保檔案資料的安全保管。3.制定檔案資料安全應(yīng)急預(yù)案，定期組織演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。六、檔案資料的利用（一）查閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案資料，應(yīng)填寫檔案資料查閱申請(qǐng)表，并注明查閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館資料室辦理查閱手續(xù)。2.查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)在檔案資料管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案資料帶出庫(kù)房。3.查閱檔案資料應(yīng)保持整潔，不得在檔案資料上涂改、圈劃、抽取、撤換、污損等。如需復(fù)印或摘錄檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案資料管理人員同意，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司/組織內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料，應(yīng)填寫檔案資料借閱申請(qǐng)表，并注明借閱目的、內(nèi)容、期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案館資料室辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案資料的期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱檔案資料時(shí)，應(yīng)妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案資料內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案館資料室，并承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。（三）利用登記1.檔案資料管理人員應(yīng)對(duì)檔案資料的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱或借閱的時(shí)間、人員、內(nèi)容、期限等信息。2.定期對(duì)檔案資料利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為公司/組織的決策和管理提供參考依據(jù)。七、檔案資料的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定，結(jié)合公司/組織的實(shí)際情況，對(duì)檔案資料進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面、歷史、發(fā)展的觀點(diǎn)，準(zhǔn)確判定檔案資料的保存價(jià)值。（二）鑒定組織成立檔案資料鑒定小組，由檔案館資料室負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員、檔案資料管理人員等組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案資料進(jìn)行鑒定，并提出鑒定意見(jiàn)。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案資料的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間、形式等進(jìn)行綜合分析，判斷其保存價(jià)值。2.參考檔案資料的利用情況，對(duì)利用率較低、保存價(jià)值不大的檔案資料進(jìn)行重點(diǎn)鑒定。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案資料，應(yīng)填寫檔案資料銷毀申請(qǐng)表，報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案資料銷毀申請(qǐng)表經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案資料管理人員會(huì)同相關(guān)部門人員共同對(duì)擬銷毀的檔案資料進(jìn)