PAGE管理制度文件檔案一、總則（一）目的為加強公司/組織的管理制度文件檔案管理，確保文件檔案的完整性、準確性和安全性，便于查閱、使用和追溯，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部各部門及全體員工在工作中形成的各類管理制度文件檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的管理制度文件檔案由專門的檔案管理部門或指定人員集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準確原則：文件檔案應如實反映公司/組織的各項管理活動和工作實際情況，保證內容真實、數(shù)據(jù)準確、表述清晰。3.安全保密原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，確保文件檔案的安全，防止信息泄露。4.方便利用原則：建立科學合理的檔案分類體系和檢索工具，便于快速、準確地查找和利用文件檔案。二、文件檔案的分類與編號（一）分類1.行政管理制度類：包括公司/組織的行政辦公、人力資源、財務管理、審計監(jiān)察等方面的制度文件。2.業(yè)務管理制度類：涵蓋公司/組織核心業(yè)務領域的各項管理制度，如生產管理、質量管理、市場營銷、研發(fā)創(chuàng)新等。3.專項管理制度類：針對特定項目、活動或事項制定的專項管理制度文件。4.其他管理制度類：不屬于上述分類的其他管理制度文件。（二）編號1.編號規(guī)則：采用“年份+類別代碼+順序號”的方式進行編號。例如，2023年行政管理制度類的第5份文件編號為“2023XZ05”。2.類別代碼：行政管理制度類用“XZ”表示，業(yè)務管理制度類用“YW”表示，專項管理制度類用“ZX”表示，其他管理制度類用“QT”表示。三、文件檔案的形成與收集（一）形成1.各部門及員工在工作過程中應按照公司/組織的要求及時形成各類管理制度文件，確保文件內容完整、格式規(guī)范。2.文件起草人應認真核對文件內容，確保準確無誤后提交部門負責人審核。（二）收集1.部門負責人對審核通過的文件進行整理，并于每月[具體日期]前將當月形成的管理制度文件統(tǒng)一提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門收到文件后，應及時進行登記和編號，并按照分類要求進行存放。四、文件檔案的審核與批準（一）審核1.部門負責人對本部門起草的管理制度文件進行審核，重點審核文件內容是否符合公司/組織的發(fā)展戰(zhàn)略和管理要求，是否與相關法律法規(guī)和行業(yè)標準相符，條款是否清晰、合理、具有可操作性。2.涉及多個部門的管理制度文件，由主辦部門牽頭組織相關部門進行會審，各部門應從本部門業(yè)務角度提出意見和建議。（二）批準1.審核通過的管理制度文件報公司/組織領導審批。公司/組織領導應從整體管理層面進行把關，確保文件的科學性、合理性和有效性。2.經批準的管理制度文件由檔案管理部門加蓋“受控文件”章，并按照規(guī)定進行發(fā)放和存檔。五、文件檔案的發(fā)放與使用（一）發(fā)放1.檔案管理部門根據(jù)文件的適用范圍和發(fā)放要求，將管理制度文件發(fā)放至相關部門和人員。2.發(fā)放時應進行登記，記錄文件名稱、編號、發(fā)放對象、發(fā)放日期等信息。（二）使用1.各部門和員工應妥善保管發(fā)放的管理制度文件，不得擅自修改、復印、傳播或丟失。2.在工作中需要查閱和使用管理制度文件時，應按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，并在指定地點查閱，不得帶出檔案管理部門。3.借閱期限一般不超過[具體天數(shù)]，如需延期使用，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。六、文件檔案的修訂與廢止（一）修訂1.隨著公司/組織的發(fā)展和內外部環(huán)境的變化，管理制度文件需要適時進行修訂以確保其有效性和適應性。2.各部門如發(fā)現(xiàn)管理制度文件存在問題或需要修訂的情況，應及時向檔案管理部門提出修訂申請，并提交修訂建議和說明。3.檔案管理部門收到修訂申請后，組織相關部門和人員進行修訂工作。修訂后的文件按照審核、批準的程序進行處理。（二）廢止1.當管理制度文件不再適用或已被新的文件替代時，應及時予以廢止。2.廢止的文件由檔案管理部門進行標識和單獨存放，保存一定期限后按照規(guī)定進行銷毀。七、文件檔案的保管與存儲（一）保管1.檔案管理部門應指定專人負責管理制度文件檔案的保管工作，確保檔案的安全和完整。2.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施進行處理。（二）存儲1.文件檔案應存儲在專門的檔案庫房內，庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施。2.采用紙質檔案和電子檔案相結合的存儲方式。紙質檔案應分類存放，建立檔案目錄索引，便于查找；電子檔案應進行備份，并存儲在安全的存儲介質上，同時建立電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的快速檢索和利用。八、文件檔案的查閱與借閱（一）查閱1.需要查閱管理制度文件檔案的部門或人員，應填寫《文件檔案查閱申請表》，注明查閱目的、文件名稱和編號等信息，經所在部門負責人審批后提交檔案管理部門。2.檔案管理部門根據(jù)審批意見，安排專人協(xié)助查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得在檔案上涂改、標記、抽取或損壞檔案。（二）借閱1.因工作需要借閱管理制度文件檔案的，應填寫《文件檔案借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限等，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后辦理借閱手續(xù)。2.借閱人員應按照約定的期限歸還檔案，如逾期未還，檔案管理部門應及時催還。九、文件檔案的保密與安全（一）保密1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密等敏感信息的管理制度文件檔案，應嚴格按照公司/組織的保密規(guī)定進行管理，限制知悉范圍。2.檔案管理人員和查閱、借閱人員應簽訂保密協(xié)議，承諾對接觸到的文件檔案信息予以保密。（二）安全1.加強檔案庫房的安全管理，配備必要的消防、防盜、防潮、防蟲等設施設備，并定期進行檢查和維護。2.電子檔案應采取加密存儲、訪問控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露或被篡改。十、文件檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已廢止的管理制度文件檔案。2.超過保管期限且無保存價值的數(shù)據(jù)備份等檔案資料。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對需要銷毀的文件檔案進行清理和造冊，填寫《文件檔案銷毀申請表》，注明銷毀文件的名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《文件檔案銷毀申請表》經檔案管理部門負責人審核、公司/組織領導批準后，由檔案管理部門指定專人