PAGE財務(wù)檔案管理制度職責(zé)一、總則（一）目的為了加強公司財務(wù)檔案管理，確保財務(wù)檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財務(wù)檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務(wù)檔案管理工作。（三）定義本制度所稱財務(wù)檔案，是指公司在財務(wù)活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告等具有保存價值的文件資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。公司財務(wù)檔案管理工作在公司管理層的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，由財務(wù)部門負責(zé)組織實施，并接受檔案管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。2.真實完整原則。財務(wù)檔案應(yīng)如實反映公司財務(wù)活動情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和完整性。3.安全保密原則。加強財務(wù)檔案的安全防護措施，確保檔案的安全與保密，防止檔案信息泄露。4.有效利用原則。充分發(fā)揮財務(wù)檔案的作用，為公司的財務(wù)管理、決策支持等提供有效服務(wù)。二、職責(zé)分工（一）財務(wù)部門職責(zé)1.負責(zé)財務(wù)檔案的收集、整理、裝訂、保管和移交工作。2.按照國家有關(guān)規(guī)定和本制度要求，定期對財務(wù)檔案進行分類、編號、編目等工作，確保檔案的規(guī)范化管理。3.建立財務(wù)檔案借閱登記制度，嚴格履行借閱審批手續(xù)，對借閱情況進行記錄和跟蹤。4.配合檔案管理部門做好財務(wù)檔案的鑒定、銷毀等工作。5.負責(zé)財務(wù)檔案信息化管理工作，建立財務(wù)檔案電子數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的電子化存儲和查詢利用。（二）檔案管理部門職責(zé)1.負責(zé)制定公司檔案管理制度，對財務(wù)檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo)。2.參與財務(wù)檔案的整理、裝訂等工作，對檔案整理質(zhì)量進行檢查。3.負責(zé)財務(wù)檔案庫房的管理，提供安全、適宜的檔案保管環(huán)境。4.按照規(guī)定的期限和程序，對到期的財務(wù)檔案進行鑒定，提出銷毀意見，并組織實施銷毀工作。（三）其他部門職責(zé)1.各部門應(yīng)妥善保管本部門形成的與財務(wù)相關(guān)的文件資料，并及時移交財務(wù)部門歸檔。2.在涉及財務(wù)檔案查閱、使用等工作時，應(yīng)積極配合財務(wù)部門和檔案管理部門，提供必要的協(xié)助。三、財務(wù)檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿等。3.財務(wù)報告類：包括月度、季度、年度財務(wù)報告，以及會計報表附注、財務(wù)情況說明書等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告、經(jīng)濟合同等。（二）編號1.財務(wù)檔案應(yīng)按照分類進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。2.會計憑證編號：按照月份和憑證序號進行編號，如“20XX年X月第X號”。3.會計賬簿編號：總賬編號為“1”，明細賬編號為“2”，日記賬編號為“3”，固定資產(chǎn)卡片編號為“4”，輔助賬簿編號為“5”等，在各類賬簿編號下再按照具體賬簿名稱和頁碼進行細分編號。4.財務(wù)報告編號：按照年份和報告期進行編號，如“20XX年度第X期”。5.其他類檔案編號：根據(jù)檔案性質(zhì)和時間順序進行編號，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表編號為“61”，銀行對賬單編號為“62”等。四、財務(wù)檔案的收集與整理（一）收集1.財務(wù)部門應(yīng)定期收集各類財務(wù)檔案，確保檔案的及時歸檔。2.會計憑證應(yīng)在每月結(jié)賬后及時整理裝訂，會計賬簿應(yīng)在年度終了后及時打印裝訂，財務(wù)報告應(yīng)在規(guī)定的報告期結(jié)束后及時收集歸檔。3.其他部門應(yīng)在相關(guān)業(yè)務(wù)結(jié)束后，及時將與財務(wù)相關(guān)的文件資料移交財務(wù)部門。（二）整理1.財務(wù)檔案整理應(yīng)遵循真實性、完整性、系統(tǒng)性、規(guī)范性的原則。2.會計憑證整理：拆除憑證上的金屬物，對紙張面積大于記賬憑證的原始憑證，應(yīng)按記賬憑證的面積尺寸進行折疊，使所有附件憑證的大小與記賬憑證一致。按照記賬憑證編號順序，將原始憑證整理整齊，粘貼在記賬憑證后面，并在記賬憑證上注明附件張數(shù)。記賬憑證應(yīng)使用統(tǒng)一的封面和封底進行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。3.會計賬簿整理：打印的賬簿應(yīng)使用A4紙張，賬簿封面應(yīng)注明賬簿名稱、年度、賬簿編號等信息。賬簿應(yīng)按照科目順序排列，科目編號應(yīng)清晰準確，賬頁應(yīng)連續(xù)編號，不得跳頁、缺號。對于活頁式賬簿，應(yīng)在使用完畢后及時裝訂成冊，并按照規(guī)定進行編號。4.財務(wù)報告整理：財務(wù)報告應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進行編制，報告封面應(yīng)加蓋公司公章、單位負責(zé)人、主管會計工作負責(zé)人、會計機構(gòu)負責(zé)人（會計主管人員）簽名并蓋章。財務(wù)報告應(yīng)包括資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動表及其附注等內(nèi)容，按照順序進行裝訂。5.其他類檔案整理：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單等應(yīng)按照時間順序進行整理，每季度或每年度裝訂成冊。納稅申報表、財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告、經(jīng)濟合同等應(yīng)按照類別和時間順序進行整理，分別裝訂成冊。五、財務(wù)檔案的保管（一）保管期限1.會計憑證保管期限為30年。2.會計賬簿保管期限為30年，其中固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年。3.財務(wù)報告保管期限為：月度、季度財務(wù)報告保管期限為10年，年度財務(wù)報告永久保管。4.其他類檔案保管期限根據(jù)具體檔案性質(zhì)確定，如銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為10年，納稅申報表保管期限為10年，財務(wù)審計報告、資產(chǎn)評估報告保管期限為永久，經(jīng)濟合同等重要合同文件保管期限根據(jù)合同約定或相關(guān)法律法規(guī)要求確定。（二）保管方式1.財務(wù)檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，保持適宜的溫度和濕度。3.電子檔案應(yīng)存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，并進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。電子檔案應(yīng)設(shè)置訪問權(quán)限，嚴格控制查閱和修改。（三）保管要求1.財務(wù)檔案應(yīng)分類存放，標識清晰，便于查找和利用。2.檔案管理人員應(yīng)定期對財務(wù)檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。3.對于破損、褪色等影響檔案質(zhì)量的情況，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。4.財務(wù)檔案不得外借，如有特殊需要，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準后，可以查閱或復(fù)制，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、財務(wù)檔案的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人批準后，方可查閱。2.查閱財務(wù)檔案應(yīng)在檔案管理人員指定的地點進行，查閱人員不得擅自將檔案帶出指定地點。3.查閱人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、抽換、損壞等。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員借閱財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理部門負責(zé)人批準后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的財務(wù)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得泄露檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員責(zé)任。七、財務(wù)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期會同財務(wù)部門對到期的財務(wù)檔案進行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門、財務(wù)部門等相關(guān)人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)財務(wù)檔案的保管期限、重要程度等因素，對檔案進行逐一審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的財務(wù)檔案，應(yīng)填寫《財務(wù)檔案銷毀申請表》，經(jīng)財務(wù)部門負責(zé)人、